La sécurité est primordiale dans l’organisation de n’importe quel événement que ce soit lors des festivals de musique, des concerts, des matchs de football, etc. Quels que soient la taille ou le type de lieu, des mesures appropriées doivent être prises pour protéger les personnes présentes. En tant qu’organisateur de l’événement, il vous incombe d’assurer la sécurité de tous.
Découvrez tout ce qu’il faut savoir en termes de réglementations pour assurer la sécurité des participants et des prestataires lors de votre événement !
Sommaire
1. L’évaluation des risques en termes de sécurité
Votre première étape consiste à déterminer le type de risque auquel vous pourriez avoir affaire. Voici quelques éléments à prendre en compte :
- Qui est l’organisateur de l’événement ?
- Qui participe à votre événement ?
- Quel est le contexte de l’événement ?
- Qui prend la parole, se produit ou expose lors de l’événement ?
- Les médias seront-ils présents ?
- Le site présente-t-il des failles en matière de sécurité ? Par exemple, un lieu extérieur est plus difficile à sécuriser.
2. Les obligations légales pour le lieu de votre événement
Vous devez, dans un premier temps, vous assurer que vous respectez toutes les obligations légales concernant le lieu où l’événement se tiendra. En tant qu’organisateur d’événements, vous êtes responsable des participants et, surtout, de leur sécurité.
En matière de sécurité, vous devez respecter la capacité du lieu où se déroule l’événement. Sachez que, selon le code de la construction et de l’habitation, les établissements recevant du public (ERP) sont divisés en 5 catégories :
- La première concerne les lieux pouvant accueillir plus de 1500 personnes,
- La deuxième les lieux de 701 à 1 500 personnes,
- La troisième de 301 à 700 personnes,
- La quatrième jusqu’à 300 personnes,
- La cinquième regroupe les établissements contenant moins de 50 personnes.
Ces 5 catégories s’appliquent à tous les types de lieux, de la salle de conférence au chapiteau en passant par les structures extérieures.
Si votre événement se déroule en intérieur, la sécurité du lieu doit se référer au Code de la construction et de l’habitation et au Règlement de sécurité (ce dernier document doit être fourni par le propriétaire du lieu).
En revanche, si votre manifestation se déroule en plein air, la réglementation est beaucoup plus souple. L’événement est simplement délimité par un périmètre, on ne parle donc pas vraiment d’ERP. Aucune contrainte n’est imposée. Cependant, nous vous conseillons vivement de veiller à ce que les normes de sécurité de base soient respectées.
3. La souscription d’assurance pour votre événement
Souscrire une assurance est l’une des étapes les plus importantes lors de la planification de votre événement et vous permettra de vous protéger en cas de problème le jour J. Vous devrez peut-être souscrire une assurance supplémentaire en fonction de la catégorie de votre événement.
Pour optimiser votre choix, il est conseillé de lister toutes les caractéristiques du projet (nombre de participants attendus, lieu, activités prévues…) et de vous assurer que vos critères répondent à tous ceux de l’assurance choisie.
Le détail auquel nous vous conseillons d’accorder une attention particulière est la couverture offerte par l’assurance. Veillez à ce que tous les invités soient protégés, mais aussi l’équipe d’organisation ou les services de sécurité. Pensez également à protéger le matériel qui sera utilisé, en plus du lieu de l’événement.
N’hésitez pas à consulter notre article dédié au sujet de l’assurance événementielle !
4. Faire appel à un service de sécurité
Le service de sécurité doit notamment s’assurer que les entrées et sorties du site de l’événement sont dégagées. La sécurité d’un événement est extrêmement importante ! Découvrez quels sont les droits de vos agents de sécurité et assurez-vous d’être en règle.
Palpation de sécurité
La palpation de sécurité consiste à effectuer une fouille externe par-dessus les vêtements afin de détecter tout objet potentiellement dangereux.
Pour accéder à une manifestation rassemblant plus de 300 spectateurs, un agent de sécurité agréé par la commission d’agrément et de contrôle du CNAPS peut effectuer une palpation de sécurité. Cette mesure de sécurité concerne des événements tels que des manifestations sportives ou culturelles. L’agent doit impérativement :
- Obtenir l’accord exprès de la personne fouillée, qui peut être obtenu par la signature d’un document écrit ou par une déclaration publique devant un témoin.
- Être du même sexe que la personne fouillée.
- Être sous le contrôle d’un officier de police judiciaire (OPJ), fonctionnaire de la police judiciaire ayant un certain grade.
Contrôle des effets personnels
La fouille des effets personnels tels que les sacs, portefeuilles et poches d’une personne est assimilée à une perquisition. Seul un officier de police judiciaire (OPJ) ou un gendarme est autorisé à effectuer une telle fouille en cas de flagrant délit, d’enquête préliminaire ou de commission rogatoire. Les douaniers peuvent également fouiller les effets personnels lorsqu’ils recherchent une fraude.
Les agents de surveillance, de gardiennage ou de sûreté, y compris les agents agréés employés par des sociétés privées, peuvent inspecter visuellement les bagages à main et effectuer une fouille avec l’accord de la personne. Cependant, ils sont uniquement autorisés à exercer leurs fonctions à l’intérieur des bâtiments ou dans les lieux dont ils ont la garde.
5. La prévention et la sécurité incendie
Il est important de suivre les réglementations de sécurité incendie pour prévenir leurs risques et garantir une évacuation rapide en cas d’urgence. Voici quelques détails sur les réglementations de sécurité incendie :
- Les issues de secours : en tant qu’organisateur, vous devez vous assurer que toutes les issues de secours sont dégagées et facilement accessibles. Il doit y avoir suffisamment d’issues de secours pour le nombre de participants attendus, en respectant les normes de capacité des salles et des espaces. Les portes doivent être clairement indiquées et facilement ouvrables en cas d’urgence.
- Les équipements de sécurité : Les équipements de sécurité tels que les extincteurs et les alarmes incendie doivent être vérifiés et correctement installés avant l’événement. Les extincteurs doivent être faciles à trouver et suffisamment nombreux pour couvrir toutes les zones de l’événement. Les alarmes incendie doivent être testées pour s’assurer qu’elles fonctionnent correctement.
- Les plans d’évacuation : vous devez établir des plans d’évacuation pour les participants en cas d’urgence. Les plans doivent être clairs et faciles à comprendre pour le public et les membres du personnel. Des exercices d’évacuation doivent être menés pour s’assurer que tout le monde est prêt à réagir en cas d’urgence.
En respectant ces règles de sécurité incendie, vous pouvez minimiser les risques d’incendie lors de l’événement et garantir la sécurité de tous les participants.
6. La sécurité des participants
Voici quelques points importants à prendre en compte pour assurer la sécurité des participants lors d’un événement :
- Planification de la capacité : la planification de l’événement doit se faire en tenant compte du nombre de participants attendus et de la capacité de l’espace. Il est important de ne pas dépasser la capacité maximale autorisée par les normes de sécurité.
- Signalisation : des panneaux de signalisation clairs doivent être là pour guider les participants tout au long de l’événement. Les panneaux doivent indiquer les directions des issues de secours, des toilettes, des points de restauration et des zones d’urgence.
- Gestion des foules : vous devez mettre en place des mesures pour gérer les mouvements de foule. Les zones de forte affluence doivent être surveillées pour éviter les bousculades et les piétinements. Des barrières de sécurité doivent être installées pour contrôler les flux de personnes, devant la scène par exemple.
- Contrôle d’accès : vous devez mettre en place des mesures pour contrôler l’accès à l’événement. Les billets et les bracelets doivent être vérifiés à l’entrée pour s’assurer que seules les personnes ayant le droit d’accès soient autorisées à entrer.
La mise en place d’une billetterie en ligne présente un double avantage :
- Faciliter l’accès au lieu de l’événement et ainsi, éviter les mouvements de foule,
- Être en conformité avec la réglementation.
D’un point de vue légal, un certain nombre d’informations doivent figurer sur le billet que vous vendez à vos participants:
- l’identification de la structure (vous),
- le nom de l’événement ou du spectacle,
- la date et l’heure de la représentation,
- la catégorie de places éventuelle,
- le nom et le prix du tarif payé par le spectateur (ou la mention de gratuité),
- le numéro du billet unique (qui est également encodé sous la forme d’un code QR),
- la date de la vente.
En vous assurant qu’elles sont clairement indiquées, vous sécurisez la transaction.
Comment réagir en cas d’incident de sécurité lors de votre événement ?
En cas de problème de sécurité durant votre événement, il est crucial de réagir rapidement et efficacement pour minimiser les risques. Voici les étapes à suivre :
- Évaluer la situation : Analysez rapidement la nature et l’ampleur du problème. Qu’il s’agisse d’un incident médical, d’un mouvement de foule ou d’une intrusion, comprendre la situation vous aidera à prendre les mesures appropriées.
- Activer le plan d’urgence : Tout événement doit être préparé avec un plan d’urgence détaillé. Activez-le immédiatement pour organiser les équipes, gérer l’évacuation si nécessaire et communiquer avec les participants.
- Prévenir les forces de l’ordre ou services d’urgence : Si la situation l’exige (incendie, violences, intrusion), contactez les forces de l’ordre, les pompiers ou les services médicaux dès que possible pour intervenir rapidement.
- Garder les voies d’accès dégagées : Assurez-vous que les issues de secours et les voies d’accès pour les secours restent accessibles pour faciliter une évacuation ou une intervention.
- Informer les participants : Communiquez de manière claire et calme avec les participants. Utilisez les systèmes de sonorisation ou des panneaux d’information pour indiquer les consignes à suivre, comme l’emplacement des sorties de secours.
- Appeler votre service de sécurité : Si vous avez engagé des agents de sécurité, coordonnez-vous avec eux pour qu’ils gèrent les mouvements de foule, sécurisent la zone concernée et assistent les autorités locales.
- Documenter l’incident : Notez tout ce qui s’est passé, avec des témoignages si possible. Ces informations seront précieuses pour évaluer la gestion de la crise et apporter des améliorations futures. De plus, elles seront nécessaires pour les assurances.
- Suivre les procédures post-incident : Après la résolution de l’incident, assurez-vous que les procédures de gestion de crise sont bien suivies, notamment les démarches avec les autorités et les assurances. Organisez un débriefing avec l’équipe pour ajuster le plan de sécurité pour les événements futurs.
Garder votre calme et suivre ces étapes vous permettra de gérer la situation au mieux, garantissant ainsi la sécurité de tous les participants.
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