Quelle que soit sa taille, chaque festival a besoin d’un business plan solide et bien établi. L’élaboration d’un business plan pour un festival peut prendre un certain temps, mais l’effort en vaut la peine. Le but et les objectifs de votre événement peuvent être définis plus clairement, sa viabilité financière et son potentiel peuvent être évalués et les ressources nécessaires à sa réalisation peuvent être déterminées à l’aide d’un business plan solide.
Votre business plan doit être complet et contenir suffisamment d’informations pour répondre aux questions des partenaires potentiels, des autorités locales ou des nouveaux membres de l’équipe.
Voici quelques lignes directrices pour la rédaction du business plan lors de l’organisation de votre festival.
Sommaire
1. Rédaction d’un résumé
Le résumé exécutif doit fournir une description complète mais condensée de votre festival et servira à vous présenter vous et votre festival. Il doit faire au moins une page et informer les lecteurs sur les points suivants :
- Le contenu de votre événement.
- Le lieu et la date.
- Les objectifs et la mission de votre festival.
- Le public cible.
- L’implication des parties prenantes de votre festival.
- Les avantages qu’il apporte à l’environnement.
- Votre présentation personnelle.
- Les recettes et les dépenses prévues.
La présentation de la structure de l’entreprise et de l’équipe de votre événement jouera énormément lorsqu’il s’agira de convaincre des investisseurs.
2. Évaluation des coûts
Vous devez estimer les coûts de toutes les dépenses nécessaires pour produire l’événement. Cela inclut les coûts de location de l’emplacement, les coûts de production (y compris la location de matériel, la scène, le son et les lumières), les coûts de personnel (les artistes, les techniciens, le personnel de sécurité et de nettoyage), les coûts de marketing et les coûts d’assurance. Faites des recherches pour obtenir des devis et des estimations précises pour toutes les dépenses.
3. Réalisation d’une étude de marché
Vous devez effectuer une étude de marché pour évaluer la demande pour votre festival. Vous devez comprendre les tendances actuelles du marché et les préférences de votre public cible.
Il est conseillé de recueillir des données sur le profil des personnes qui assistent à des événements similaires, leurs attentes et leurs préférences musicales, mais aussi de comprendre la concurrence et les autres festivals organisés dans votre région.
4. Préparation de la stratégie marketing
Comment allez-vous faire la publicité de votre événement ? Dans cette section, vous définirez votre stratégie de vente de billets :
- Le positionnement : définissez votre promesse et comment positionner votre événement par rapport à la concurrence.
- Le budget : estimez combien la promotion de l’événement coûtera dans son ensemble.
- Les canaux : spécifiez quels canaux (comme les e-mails, le courrier papier, le marketing par les moteurs de recherche, et les réseaux sociaux) vous comptez utiliser pour faire la promotion de l’événement et toucher votre public.
- La billetterie : indiquez le prix de vos billets et comment vous comptez les vendre.
Vous devez donc élaborer une stratégie marketing qui comprend les canaux publicitaires les plus efficaces pour atteindre votre public cible, notamment les campagnes publicitaires sur les réseaux sociaux, les publicités dans les médias locaux, les partenariats avec des sponsors, des concours et des offres spéciales. L’objectif final du plan marketing doit inclure une stratégie pour augmenter la notoriété de votre événement et attirer les participants.
5. Préparation d’un plan opérationnel
Un plan opérationnel détaillé doit être élaboré pour le jour de votre festival. Le plan doit inclure toutes les informations relatives à la logistique, à la sécurité, au personnel, à la billetterie, à l’horaire de performance, à la restauration, à l’accès du lieu et aux services.
Vous devez travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs et les partenaires pour garantir la fluidité des opérations le jour de l’événement.
6. Élaboration d’un plan financier
Vous devez élaborer un plan financier détaillé qui prend en compte les revenus prévus, les coûts et les profits. Ce plan doit inclure un budget prévisionnel, une analyse de rentabilité et une estimation des investissements nécessaires pour lancer votre festival. Vous devez également élaborer des projections de ventes et de revenus pour déterminer les prévisions de bénéfices à court et à long terme.
En décomposant le budget de votre festival, vous pouvez seulement prévoir si vous serez rentable ou non. Il se peut que vous ne disposiez pas d’un budget définitif au moment où vous créez ce document. Veillez donc à le mettre à jour au fur et à mesure avec les informations les plus récentes (surtout après la fin du festival).
7. Nos conseils
Votre business plan est donc un document indispensable et stratégique, mais c’est aussi l’identité de votre festival qui en ressort. Le langage utilisé doit donc toujours être professionnel, mais il doit aussi correspondre à la nature et à la stratégie de marque de votre festival.
De plus en plus de festivals voient le jour chaque année, ce qui signifie que pour vous démarquer, vous devez savoir clairement ce qui vous distingue. Vous devez également montrer les opportunités de marché de votre festival pour les partenaires et les sponsors.
Souvenez-vous que le business plan de votre événement est un document vivant et évolutif. Mettez-le à jour pour tout nouveau changement ou contretemps.
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