Comment établir un budget réaliste pour votre festival

Pour garan­tir la réus­site de votre fes­ti­val, il est essen­tiel d’établir un bud­get réal­iste. Bien l’an­ticiper vous per­met de plan­i­fi­er effi­cace­ment vos dépens­es, d’éviter les imprévus financiers et de max­imiser vos prof­its.

Dans cet arti­cle, nous vous parta­geons 5 con­seils pour établir le bud­get de votre fes­ti­val de manière réal­iste.

1. Analysez votre public cible et leurs attentes

Avant même de vous inter­roger sur la ges­tion du bud­get de votre fes­ti­val, vous devez avoir dressé le por­tait type de vos par­tic­i­pants, autrement appelé leur “per­son­na”. Imag­in­er pré­cisé­ment qui seront vos fes­ti­va­liers et quelles sont leurs habi­tudes de con­som­ma­tion vous per­met d’é­val­uer plus pré­cisé­ment leurs attentes.

En fonc­tion des cen­tres d’in­térêt et du bud­get de vos par­tic­i­pants, vous pou­vez avoir envie de leur pro­pos­er dif­férentes activ­ités, payante ou non. Dans le cas d’un fes­ti­val de musique par exem­ple, vous n’allez pas faire appel aux mêmes artistes que vos par­tic­i­pants soient de jeunes adultes ou des séniors. Il en va de même pour l’of­fre de nour­ri­t­ure et de bois­sons pro­posée.

Prenez donc le temps d’analyser les par­tic­i­pants de votre fes­ti­val pour prévoir le bud­get néces­saire pour répon­dre du mieux pos­si­ble à leurs attentes.

Astuce : Tirez prof­it de notre baromètre 2022 sur la con­som­ma­tion et les publics dans les fes­ti­vals.

2. Prévoir l’ensemble de vos dépenses

Une plan­i­fi­ca­tion minu­tieuse du bud­get évit­era les imprévus financiers qui pour­raient com­pro­met­tre la réus­site de votre événe­ment. Pour cela, étab­lis­sez un pro­gramme détail­lé du déroulé de votre fes­ti­val, ain­si que de toutes les étapes et échéances de plan­i­fi­ca­tion.

Avoir une vue glob­ale de l’organisation de votre fes­ti­val vous per­met de mieux gér­er vos dépens­es et de les répar­tir sur la durée.

Astuce : Décou­vrez notre arti­cle pour appren­dre à organ­is­er un fes­ti­val en 7 étapes.

Cal­culez le bud­get prévi­sion­nel que vous estimez néces­saire pour répon­dre à vos objec­tifs. Pour cela, dressez un tableau des dif­férentes caté­gories de dépens­es prévues, telles que :

• Cachets des artistes
• Droits d’auteur
• Loca­tion du lieu
• Scènes, son, lumières, déco­ra­tions
• Prestataires
• Assur­ances
• Per­son­nel
• Mar­ket­ing et com­mu­ni­ca­tion
• Hos­pi­tal­ité
• Matériel divers
• …

Essayez ensuite d’aller plus loin en détail­lant les dépens­es appar­tenant à cha­cune de ces caté­gories. Après avoir dressé la liste de vos dépens­es, faites de même avec l’ensem­ble des recettes pro­jetées.

Pré­parez enfin ce que l’on appelle le “cash-flow”, en répar­tis­sant ces mou­ve­ments financiers dans un cal­en­dri­er. Ce procédé vous per­me­t­tra de con­naître à l’avance l’état de votre tré­sorerie à un moment don­né, et d’éviter un décou­vert qui pour­rait met­tre en péril votre fes­ti­val.

Ce doc­u­ment sera à tenir à jour aus­si sou­vent et rigoureuse­ment que pos­si­ble, avec toutes les entrées et sor­ties de fonds prévues.

3. Prévoyez des marges de sécurité pour les imprévus

Comme dans tout bud­get, il est impor­tant de prévoir une marge pour cou­vrir les imprévus.

Aus­si bien plan­i­fié votre bud­get soit-il, le risque zéro n’ex­iste pas et des change­ments ou besoins de dernière minute peu­vent sur­venir. Cela peut, par exem­ple, être un artiste qui annule sa per­for­mance, et pour qui vous devrez trou­ver un rem­pla­cant “au pied levé, ou encore le dys­fonc­tion­nement d’une infra­struc­ture ou d’un équipement qui devra égale­ment être rapi­de­ment rem­placé.

Quel que soit l’im­prévu sur­venant, vous serez apte à lui faire face en ayant à votre dis­po­si­tion une enveloppe budgé­taire dédiée à la sit­u­a­tion. Nous vous recom­man­dons ain­si de prévoir une marge de sécu­rité d’en­v­i­ron 15% du bud­get total cal­culé.

4. Recueillez des conseils auprès des autres

Bien que vous partageant de pré­cieux con­seils, ne vous arrêtez pas à la lec­ture de cet arti­cle de blog ! Pour avoir une vision réal­iste du bud­get néces­saire à vos ambi­tions et obtenir de pré­cieux con­seils, con­sul­tez d’autres sources d’in­for­ma­tion.

Par exem­ple, ren­seignez-vous auprès de votre région et rejoignez un réseau d’entraide, tel qu’une asso­ci­a­tion d’organisateurs de fes­ti­vals. Au-delà de l’étab­lisse­ment de votre bud­get, ces ressources seront pré­cieuses pour vous épauler pen­dant la créa­tion de votre fes­ti­val.

Les autres organ­isa­teurs ont sou­vent des années d’ex­péri­ence dans la ges­tion de bud­gets de fes­ti­vals et peu­vent vous aider à établir un bud­get réal­iste et éviter les erreurs courantes. Ils peu­vent égale­ment vous don­ner des idées pour opti­miser votre bud­get et max­imiser les prof­its pour votre fes­ti­val.

Astuce : prof­itez de l’ex­péri­ence des plus grands organ­isa­teurs de fes­ti­val en écoutant le pod­cast All Access par Weezevent.

5. Financer votre festival

Une fois le bud­get néces­saire à la réal­i­sa­tion de votre fes­ti­val dressé, il est temps d’en pré­par­er son finance­ment.

Il est fréquent que les coûts asso­ciés à l’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment de cette nature soient con­sid­érables. Afin d’éviter de devoir puis­er dans vos pro­pres finances, il est cru­cial de plan­i­fi­er suff­isam­ment à l’a­vance le finance­ment de votre fes­ti­val.

Astuce : Prof­itez de nos con­seils et décou­vrez nos astuces pour financer son fes­ti­val dans notre arti­cle de blog.

La ges­tion cor­recte de votre bud­get, vous per­met de créer un fes­ti­val durable et rentable pour les années à venir !

Allez plus loin dans la plan­i­fi­ca­tion de votre fes­ti­val en téléchargeant notre livre blanc gra­tu­it, à des­ti­na­tion de tous ceux souhai­tant se lancer et organ­is­er leur pre­mier fes­ti­val.

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