Vendée Globe

Del 17 al 29 de octubre de 2020, el Vendée Globe Start Vil­lage ha acogi­do a 200 000 vis­i­tantes para difer­entes activi­dades alrede­dor de la com­peti­ción: des­cubrir los bar­cos de los skip­pers, stands de expos­i­tores, pabel­lón de tur­is­mo, pabel­lón culinario…

El even­to, que solía ten­er acce­so libre, por primera vez ha tenido que imple­men­tar un oper­a­ti­vo de inscrip­ción gra­tui­ta para respon­der a los retos de la COVID-19: ase­gu­rarse de poder pon­erse en con­tac­to con los asis­tentes y lim­i­tar el número de per­sonas in situ.

Des­cubre cómo la Vendée Globe y Weezevent han nave­g­a­do con éxi­to en un con­tex­to nun­ca antes vis­to, lleno de incer­tidum­bre, con una gran diver­si­dad de públi­cos (públi­co gen­er­al, equipos de los skip­pers, colab­o­radores, VIP, etc.):

• Opti­mizar el número poten­cial de visitantes
• Con­tro­lar el aforo en tiem­po real
• Recoger datos imprescindibles
• Imple­men­tar un oper­a­ti­vo de acred­itación 360° inédito
• Vendée Globe 2020: pre­cur­sor en la gestión del públi­co durante la cri­sis de COVID-19

Optimizar el número potencial de visitantes

Un módulo de inscripción intuitivo para el público general

Las inscrip­ciones para el públi­co gen­er­al, para vis­i­tar el Vendée Globe Start Vil­lage se pub­li­caron en la pági­na web de la com­peti­ción para que los futur­os vis­i­tantes pudier­an escoger el día y la fran­ja horaria en la que acud­irían, en un cal­en­dario inter­ac­ti­vo. La duración de cada fran­ja horaria se fijó en 30 minutos.

El orga­ni­zador per­son­al­izó el for­mu­la­rio de inscrip­ción para recoger los datos impre­scindibles: nom­bre, apel­li­dos, número de telé­fono y lugar de res­i­den­cia. Los asis­tentes pudieron inscribirse de for­ma ráp­i­da y fácil sin necesi­dad de crear una cuen­ta.

Una solución ágil y completa

En un con­tex­to de incer­tidum­bre, tan­to para los orga­ni­zadores como para el públi­co, la Vendée Globe nece­sita­ba una solu­ción de inscrip­ción flex­i­ble. Con Weezevent, la orga­ni­zación pudo ajus­tar con facil­i­dad cier­tos parámet­ros en tiem­po real, durante el even­to: reducir o aumen­tar el aforo, añadir o elim­i­nar fran­jas horarias, infor­mar a los asis­tentes implicados…

En total, se con­fig­u­raron, pub­li­caron y actu­alizaron de for­ma reg­u­lar 22 wid­gets de inscrip­ción y acred­itación dirigi­dos a difer­entes tipos de públi­co. Una gestión al detalle facil­i­ta­da por la inter­faz de Weezevent, tan intu­iti­va para el equipo de la Vendée Globe como para el público.

Comunicar para optimizar la ocupación

7 días antes de la aper­tu­ra de las inscrip­ciones online, miles de per­sonas facil­i­taron su direc­ción de correo elec­tróni­co en un módu­lo especí­fi­co para estar infor­madas del lan­za­mien­to de las reser­vas online. De esta for­ma, se reser­varon el máx­i­mo de entradas, garan­ti­zan­do una ocu­pación opti­miza­da del Vil­lage. Para los asis­tentes que no encon­traron una fran­ja horaria que les con­viniera, se facil­itó la inscrip­ción a una newslet­ter especí­fi­ca para recibir infor­ma­ción y anun­cios de disponi­bil­i­dad de nuevas fran­jas horarias.

El día antes de su visi­ta, los inscritos reci­bieron por e‑mail un recorda­to­rio de su fran­ja horaria, las nor­mas, un pro­gra­ma de las activi­dades del día y una opción para can­ce­lar su reser­va si no iban a poder acud­ir. ¡Todo pen­sa­do para aumen­tar sig­ni­fica­ti­va­mente la tasa de asis­ten­cia y el cor­rec­to desar­rol­lo del evento!

Reducir la tasa de no asistencia

Lim­i­tar la tasa de no asis­ten­cia es un reto impor­tante en un even­to gra­tu­ito. La Vendée Globe ofre­ció por ello a los posee­dores de una entra­da, un módu­lo en el que poder can­ce­lar su asis­ten­cia en cualquier momen­to y reser­var en otra fran­ja horaria en pocos clics. Al intro­ducir su número de entra­da, la can­celación se procesa­ba automáti­ca­mente liberan­do la plaza para que otra per­sona la pudiera reservar.

Esta opción autom­a­ti­za­da ha per­mi­ti­do al orga­ni­zador reducir con­sid­er­able­mente su tasa de no asis­ten­cia, sin esfuer­zos y pese a tratarse de un even­to gra­tu­ito. ¡La lib­eración online de estas plazas cuan­do algu­nas fran­jas esta­ban llenas ha hecho feliz a muchos que las esper­a­ban con ansia!

Controlar el aforo en tiempo real

Definir una estrategia para mantener un aforo constante

Para la Vendée Globe, era fun­da­men­tal con­tro­lar de for­ma pre­cisa los 3 pun­tos de acce­so al Vil­lage. Las restric­ciones san­i­tarias exigían de for­ma estric­ta que no hubiera más de 5000 per­sonas in situ, incluyen­do el públi­co gen­er­al, los equipos de los skip­pers, los asis­tentes VIP y de empre­sas y el staff de la orga­ni­zación. Las colas de espera tam­bién tenían que estar lim­i­tadas. Esto pudo hac­erse gra­cias a la imple­mentación de inscrip­ciones que per­mitían escoger una fran­ja horaria de 30 min­u­tos para acced­er al recin­to.

Como la duración de la visi­ta es vari­able para cada asis­tente, el obje­ti­vo era man­ten­er un aforo con­stante en fun­ción de una esti­mación de visi­ta media (3h). Todo ello reci­bi­en­do al máx­i­mo de per­sonas posi­ble y reducien­do las colas mien­tras se respeta­ba el aforo “san­i­tario”.

Adaptar el ritmo de acceso con precisión

Gra­cias a los datos obtenidos por los ter­mi­nales de con­trol de acce­so de Weezevent, la Vendée Globe real­izó un seguimien­to en tiem­po real de las entradas, sal­i­das y el número de vis­i­tantes in situ medi­ante un pan­el de con­trol especí­fi­co para ello. Esto per­mi­tió cal­cu­lar el rit­mo de acce­so en cada uno de los 3 pun­tos de acce­so, cono­cer la tasa de no asis­ten­cia real y deter­mi­nar con pre­cisión el tiem­po medio de visi­ta.

Con estas obser­va­ciones, se trans­mitían nuevas consignas al equipo de con­trol de entradas para opti­mizar de for­ma con­tin­ua el flu­jo en cada pun­to de acce­so. Las solu­ciones flex­i­bles de Weezevnet facil­i­taron estas adapta­ciones y un may­or número de asis­tentes pudo dis­fru­tar del Vil­lage. Una opor­tu­nidad úni­ca para la vis­i­bil­i­dad y la ima­gen de mar­ca de la Vendée Globe.

Ges­tionar las inscrip­ciones de for­ma con­tin­u­aLa agili­dad de nues­tras solu­ciones per­mi­tió mod­i­ficar la con­fig­u­ración del módu­lo de inscrip­ción para acoger cada día más vis­i­tantes y respetan­do en todo momen­to el aforo máx­i­mo de 5000 vis­i­tantes. Aádir nuevas fran­jas horarias, aumen­to de los cupos o cam­pañas de e‑mailing per­mi­tieron con­tar con el número jus­to de vis­i­tantes, alcan­zan­do una tasa de ocu­pación diaria del recin­to de un 98%. ¡Una cifra excep­cional para un even­to gratuito!

Recoger datos imprescindibles

Informar y mantenerse cerca del público

Gra­cias al oper­a­ti­vo de inscrip­ción online, la Vendée Globe recogió todos los datos nece­sar­ios para comu­ni­carse direc­ta­mente con los vis­i­tantes. Una medi­da impre­scindible para anun­ciar mod­i­fi­ca­ciones en caso de imprevistos.

Con nues­tra her­ramien­ta de e‑mailing y CRM, Weez­Tar­get, se envió un e‑mail a cada asis­tente tras su visi­ta para dar­le las gra­cias e invi­tar­le a seguir la com­peti­ción online a través de los vídeos en direc­to ofre­ci­dos a diario.

Una herramienta al servicio de la estrategia de marketing

Una vez final­iza­do el even­to, se envió una encues­ta de sat­is­fac­ción a través de Weez­Tar­get que per­mi­tió obten­er miles de opin­iones sobre la expe­ri­en­cia de los vis­i­tantes del Vil­lage. Así, la Vendée Globe conoce mejor a su públi­co y puede fidelizar­lo para las próx­i­mas edi­ciones.

Otros datos como la tasa de asis­ten­cia, el número de entradas por pedi­do, el tiem­po medio de visi­ta al día o el lugar de res­i­den­cia de los vis­i­tantes, recogi­dos direc­ta­mente a través de las her­ramien­tas Weezevent, han dado la opor­tu­nidad a la Vendée Globe de tomar deci­siones claras para su comu­ni­cación o su estrate­gia de marketing.

Implementar un operativo de acreditación 360° inédito

Ofrecer un proceso de acreditación sin fricciones

Gra­cias a Weezevent, la Vendée Globe ofre­ció una platafor­ma de acred­itación especí­fi­ca para cada tipo de acred­i­ta­do: pren­sa, staff, provee­dores, colab­o­radores, equipos de los skip­pers. Se fijó un cupo para cada orga­ni­zación para sol­ven­tar el reto de la gestión de aforo. Esta seg­mentación hizo que el pro­ce­so para los acred­i­ta­dos y el staff de la Vendée Globe fuera más fluido.

Los 5 500 acred­i­ta­dos intro­du­jeron sus datos y car­garon un fotografía en un for­mu­la­rio per­son­al­iza­do. Con estos datos recogi­dos y una fun­cional­i­dad especí­fi­ca de mod­eración, el orga­ni­zador pudo fil­trar los acred­i­ta­dos antes del even­to y ya no tuvo que pre­ocu­parse el día D.

Disfrutar de una solución todo en uno: accesos, catering…

Además del módu­lo de acred­itación y mod­eración, el know-how de Weezevent tam­bién incluye la creación de acred­ita­ciones per­son­al­izadas, uti­lizadas para el acce­so y el cater­ing. Cada acred­itación cuen­ta con un chip NFC que incluye unos dere­chos per­son­al­iza­dos. Nue­stros ter­mi­nales de val­i­dación ultra­e­fi­cientes, pre­sentes en los pun­tos de acce­so al recin­to y los acce­sos a difer­entes zonas del mis­mo, leen estos chips en segun­dos. La Vendée Globe tenía la posi­bil­i­dad de mod­i­ficar estos dere­chos de acce­so a dis­tan­cia, según sus necesidades.

Las acred­ita­ciones se car­garon con tick­ets de comi­da para el acce­so al cater­ing. En los pun­tos de restau­ración o en el cen­tro de acred­itación, el staff de la Vendée Globe podía descon­tar o recar­gar las acred­ita­ciones gra­cias a nue­stros TPV todo en uno que acep­tan todas las for­mas de pago (cash­less, tar­je­ta, efec­ti­vo). Para la Vendée Globe, este oper­a­ti­vo facil­itó el seguimien­to de la refac­turación a provee­dores y colaboradores.