Vendée Globe

Vendée Globe: un operativo excepcional, de la inscripción al control de aforo en tiempo real.

El Village de la Vendée Globe ha escogido Weezevent para desplegar un operativo de inscripción y acreditación online inédito y flexible, controlar su aforo con precisión en tiempo real y recoger datos imprescindibles.

En acción:
  • 98% de ocupación media de las franjas
  • 14 000 preinscripciones antes de la apertura de la taquilla virtual
  • 200 000 visitantes durante los 13 días de apertura
  • 5 500 acreditaciones entregadas

Del 17 al 29 de octubre de 2020, el Vendée Globe Start Village ha acogido a 200 000 visitantes para diferentes actividades alrededor de la competición: descubrir los barcos de los skippers, stands de expositores, pabellón de turismo, pabellón culinario…

El evento, que solía tener acceso libre, por primera vez ha tenido que implementar un operativo de inscripción gratuita para responder a los retos de la COVID-19: asegurarse de poder ponerse en contacto con los asistentes y limitar el número de personas in situ.

Descubre cómo la Vendée Globe y Weezevent han navegado con éxito en un contexto nunca antes visto, lleno de incertidumbre, con una gran diversidad de públicos (público general, equipos de los skippers, colaboradores, VIP, etc.):


Optimizar el número potencial de visitantes

Un módulo de inscripción intuitivo para el público general

Las inscripciones para el público general, para visitar el Vendée Globe Start Village se publicaron en la página web de la competición para que los futuros visitantes pudieran escoger el día y la franja horaria en la que acudirían, en un calendario interactivo. La duración de cada franja horaria se fijó en 30 minutos.

El organizador personalizó el formulario de inscripción para recoger los datos imprescindibles: nombre, apellidos, número de teléfono y lugar de residencia. Los asistentes pudieron inscribirse de forma rápida y fácil sin necesidad de crear una cuenta.

Una solución ágil y completa

En un contexto de incertidumbre, tanto para los organizadores como para el público, la Vendée Globe necesitaba una solución de inscripción flexible. Con Weezevent, la organización pudo ajustar con facilidad ciertos parámetros en tiempo real, durante el evento: reducir o aumentar el aforo, añadir o eliminar franjas horarias, informar a los asistentes implicados…

En total, se configuraron, publicaron y actualizaron de forma regular 22 widgets de inscripción y acreditación dirigidos a diferentes tipos de público. Una gestión al detalle facilitada por la interfaz de Weezevent, tan intuitiva para el equipo de la Vendée Globe como para el público.

Comunicar para optimizar la ocupación

7 días antes de la apertura de las inscripciones online, miles de personas facilitaron su dirección de correo electrónico en un módulo específico para estar informadas del lanzamiento de las reservas online. De esta forma, se reservaron el máximo de entradas, garantizando una ocupación optimizada del Village. Para los asistentes que no encontraron una franja horaria que les conviniera, se facilitó la inscripción a una newsletter específica para recibir información y anuncios de disponibilidad de nuevas franjas horarias.

El día antes de su visita, los inscritos recibieron por e‑mail un recordatorio de su franja horaria, las normas, un programa de las actividades del día y una opción para cancelar su reserva si no iban a poder acudir. ¡Todo pensado para aumentar significativamente la tasa de asistencia y el correcto desarrollo del evento!

Reducir la tasa de no asistencia

Limitar la tasa de no asistencia es un reto importante en un evento gratuito. La Vendée Globe ofreció por ello a los poseedores de una entrada, un módulo en el que poder cancelar su asistencia en cualquier momento y reservar en otra franja horaria en pocos clics. Al introducir su número de entrada, la cancelación se procesaba automáticamente liberando la plaza para que otra persona la pudiera reservar.

Esta opción automatizada ha permitido al organizador reducir considerablemente su tasa de no asistencia, sin esfuerzos y pese a tratarse de un evento gratuito. ¡La liberación online de estas plazas cuando algunas franjas estaban llenas ha hecho feliz a muchos que las esperaban con ansia!

 

Controlar el aforo en tiempo real

Definir una estrategia para mantener un aforo constante

Para la Vendée Globe, era fundamental controlar de forma precisa los 3 puntos de acceso al Village. Las restricciones sanitarias exigían de forma estricta que no hubiera más de 5000 personas in situ, incluyendo el público general, los equipos de los skippers, los asistentes VIP y de empresas y el staff de la organización. Las colas de espera también tenían que estar limitadas. Esto pudo hacerse gracias a la implementación de inscripciones que permitían escoger una franja horaria de 30 minutos para acceder al recinto.

Como la duración de la visita es variable para cada asistente, el objetivo era mantener un aforo constante en función de una estimación de visita media (3h). Todo ello recibiendo al máximo de personas posible y reduciendo las colas mientras se respetaba el aforo “sanitario”.

Adaptar el ritmo de acceso con precisión

Gracias a los datos obtenidos por los terminales de control de acceso de Weezevent, la Vendée Globe realizó un seguimiento en tiempo real de las entradas, salidas y el número de visitantes in situ mediante un panel de control específico para ello. Esto permitió calcular el ritmo de acceso en cada uno de los 3 puntos de acceso, conocer la tasa de no asistencia real y determinar con precisión el tiempo medio de visita.

Con estas observaciones, se transmitían nuevas consignas al equipo de control de entradas para optimizar de forma continua el flujo en cada punto de acceso. Las soluciones flexibles de Weezevnet facilitaron estas adaptaciones y un mayor número de asistentes pudo disfrutar del Village. Una oportunidad única para la visibilidad y la imagen de marca de la Vendée Globe.

Gestionar las inscripciones de forma continuaLa agilidad de nuestras soluciones permitió modificar la configuración del módulo de inscripción para acoger cada día más visitantes y respetando en todo momento el aforo máximo de 5000 visitantes. Aádir nuevas franjas horarias, aumento de los cupos o campañas de e‑mailing permitieron contar con el número justo de visitantes, alcanzando una tasa de ocupación diaria del recinto de un 98%. ¡Una cifra excepcional para un evento gratuito!

 

Recoger datos imprescindibles

Informar y mantenerse cerca del público

Gracias al operativo de inscripción online, la Vendée Globe recogió todos los datos necesarios para comunicarse directamente con los visitantes. Una medida imprescindible para anunciar modificaciones en caso de imprevistos.

Con nuestra herramienta de e‑mailing y CRM, WeezTarget, se envió un e‑mail a cada asistente tras su visita para darle las gracias e invitarle a seguir la competición online a través de los vídeos en directo ofrecidos a diario.

Una herramienta al servicio de la estrategia de marketing

Una vez finalizado el evento, se envió una encuesta de satisfacción a través de WeezTarget que permitió obtener miles de opiniones sobre la experiencia de los visitantes del Village. Así, la Vendée Globe conoce mejor a su público y puede fidelizarlo para las próximas ediciones.

Otros datos como la tasa de asistencia, el número de entradas por pedido, el tiempo medio de visita al día o el lugar de residencia de los visitantes, recogidos directamente a través de las herramientas Weezevent, han dado la oportunidad a la Vendée Globe de tomar decisiones claras para su comunicación o su estrategia de marketing.

 

Implementar un operativo de acreditación 360° inédito

Ofrecer un proceso de acreditación sin fricciones

Gracias a Weezevent, la Vendée Globe ofreció una plataforma de acreditación específica para cada tipo de acreditado: prensa, staff, proveedores, colaboradores, equipos de los skippers. Se fijó un cupo para cada organización para solventar el reto de la gestión de aforo. Esta segmentación hizo que el proceso para los acreditados y el staff de la Vendée Globe fuera más fluido.

Los 5 500 acreditados introdujeron sus datos y cargaron un fotografía en un formulario personalizado. Con estos datos recogidos y una funcionalidad específica de moderación, el organizador pudo filtrar los acreditados antes del evento y ya no tuvo que preocuparse el día D.

Disfrutar de una solución todo en uno: accesos, catering…

Además del módulo de acreditación y moderación, el know-how de Weezevent también incluye la creación de acreditaciones personalizadas, utilizadas para el acceso y el catering. Cada acreditación cuenta con un chip NFC que incluye unos derechos personalizados. Nuestros terminales de validación ultraeficientes, presentes en los puntos de acceso al recinto y los accesos a diferentes zonas del mismo, leen estos chips en segundos. La Vendée Globe tenía la posibilidad de modificar estos derechos de acceso a distancia, según sus necesidades.

Las acreditaciones se cargaron con tickets de comida para el acceso al catering. En los puntos de restauración o en el centro de acreditación, el staff de la Vendée Globe podía descontar o recargar las acreditaciones gracias a nuestros TPV todo en uno que aceptan todas las formas de pago (cashless, tarjeta, efectivo). Para la Vendée Globe, este operativo facilitó el seguimiento de la refacturación a proveedores y colaboradores.

 

Vendée Globe 2020: precursor en la gestión del público durante la crisis de COVID-19

Controlar los tests PCR de los acreditados

Todas las semanas, los miembros de la organización (staff, colaboradores, proveedores…) y los equipos de los skippers tenían que cargar en un módulo específico para ello un test PCR negativo. Sin ello, su acreditación se desactivaba automáticamente y los terminales de control dejarían de leer su acreditación como válida. El equipo de la Vendée Globe verificaba los test en una interfaz específica para ello.

Implementar un operativo 100% nominativo

A petición de las autoridades sanitarias de la región, la Vendée Globe debía poder identificar de dónde venían los visitantes y ponerse en contacto con ellos en caso de brote. Esto también entra en el marco del plan Vigipirate (sistema nacional de alerta en Francia) que obliga a conservar los datos de identidad de los miembros del staff.

Además de las entradas para público general y las acreditaciones, todas nominativas, la Vendée Globe entregaba acreditaciones no nominativas a determinados proveedores para necesidades de acceso puntuales. Se implementó un sistema de entradas para que estos se inscribiesen online para comunicar sus datos imprescindibles: nombre, apellidos, nº de teléfono, lugar de residencia… Las entradas emitidas así tenían que presentarse en el punto de acceso junto con la acreditación no nominativa.

Controlar el aforo con precisión

El operativo de inscripción por franjas horarias y el control de acceso explicado más arriba no se aplica en eventos solamente durante la crisis de COVID-19. Sin embargo, era especialmente importante durante la Vendée Globe 2020 por la limitación del aforo en el recinto a un máximo de 5000 personas.

Recordar las normas sanitarias

En el módulo de inscripción, cada visitante tenía que realizar una declaración responsable de no tener ningún síntoma de COVID-19 y de que no había tenido contacto conocido con ningún caso positivo. A continuación, la recogida de las direcciones de correo electrónico de los visitantes a través de la inscripción, permitió enviar recordatorios de las estrictas normas sanitarias antes de que acudieran al recinto.

Informar de los imprevistos en tiempo real

El anuncio del confinamiento en Francia en noviembre supuso el cierre total del recinto al público general. Informar a los visitantes inscritos fue rápido y eficaz gracias a los datos recogido y que ya estaban disponibles en nuestra plataforma de inscripción y nuestro CRM.

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«En un contexto sanitario complejo e inédito, Weezevent ha sabido acompañar a la Vendée Globe en la implementación de un sistema de inscripción online que se correspondía con las especificidades de nuestro evento. El personal de Weezevent ha sabido escucharnos y ser reactivo para responder a nuestras expectativas. Sus eficientes herramientas nos han permitido comprender mejor las costumbres de nuestro público.»

Laura Le Goff Directora General de la Vendée Globe

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