Vendée Globe

Vendée Globe : un dispositif exceptionnel, de l’inscription au contrôle des jauges en temps réel. 

Le Village du Vendée Globe a choisi Weezevent pour optimiser le nombre potentiel de visiteurs, maîtriser sa jauge en temps réel, collecter des informations indispensables et mettre en place un dispositif d’accréditation inédit.

En action :

Du 17 au 29 octo­bre 2020, le Vil­lage départ du Vendée Globe a accueil­li une cen­taine de mil­liers de vis­i­teurs. Au pro­gramme, des décou­vertes autour de la course : bateaux des skip­pers, stands des exposants, pavil­lon du tourisme, pavil­lon culinaire…

L’événement, aupar­a­vant en accès libre, a pour la pre­mière fois néces­sité la mise en place d’un dis­posi­tif d’inscription gra­tu­ite pour répon­dre aux enjeux Covid-19 : être en mesure de con­tac­ter les par­tic­i­pants et lim­iter le nom­bre de per­son­nes sur site. 

Décou­vrez com­ment le Vendée Globe et Weezevent ont nav­igué avec réus­site dans un con­texte inédit, rem­pli d’incertitudes, avec une grande diver­sité de publics (grand pub­lic, équipes des skip­pers, parte­naires, VIP, etc.) :


Optimiser le nombre potentiel de visiteurs.

Un module d’inscription grand public intuitif

Les inscrip­tions grand pub­lic pour vis­iter le Vil­lage départ du Vendée Globe ont été mis­es en ligne sur le site inter­net de la course, afin que les futurs vis­i­teurs puis­sent choisir le jour et le créneau horaire de leur venue sur un cal­en­dri­er inter­ac­t­if. La durée de chaque créneau a été fixée à 30 minutes.

Le for­mu­laire d’inscription a été per­son­nal­isé par l’organisateur pour col­lecter des infor­ma­tions indis­pens­ables : nom, prénom, email, n° de télé­phone et départe­ment de rési­dence. Chaque par­tic­i­pant a pu s’inscrire très rapi­de­ment et facile­ment sans créa­tion de compte.

Une solution agile et complète

Dans un con­texte d’incertitude, autant pour les organ­isa­teurs que pour les publics, le Vendée Globe exigeait une solu­tion d’inscription flex­i­ble. Avec Weezevent, l’organisation a facile­ment ajusté cer­tains paramètres en temps réel pen­dant l’événement : réduire ou aug­menter les jauges, ajouter ou sup­primer des créneaux horaires, informer les vis­i­teurs concernés…

Au total, 22 mod­ules d’inscription et d’accréditation adres­sant les dif­férentes typolo­gies de publics ont été con­fig­urés, pub­liés et régulière­ment mis à jour. Une ges­tion dans les détails qui a été facil­itée par les inter­faces Weezevent, aus­si intu­itives pour l’équipe du Vendée Globe que pour les publics.

Communiquer pour optimiser son remplissage

7 jours avant l’ouverture des inscrip­tions en ligne, des mil­liers de per­son­nes ont ren­seigné leur adresse email sur un mod­ule dédié afin d’être infor­més du lance­ment des réser­va­tions. Un max­i­mum de tick­ets a ain­si pu être réservé, garan­tis­sant un rem­plis­sage opti­misé du Vil­lage. Pour les par­tic­i­pants ne trou­vant pas de créneau adap­té, l’inscrip­tion à une newslet­ter spé­ci­fique a été mise en place afin de leur com­mu­ni­quer les annonces de nou­veaux créneaux disponibles.

La veille de sa vis­ite, chaque inscrit a reçu par email un rap­pel de son créneau d’accès, les con­signes à respecter, un pro­gramme des ani­ma­tions de la journée et une option pour annuler sa venue en cas d’empêchement. De quoi aug­menter sig­ni­fica­tive­ment le taux de par­tic­i­pa­tion et le bon déroule­ment le jour‑J !

Réduire le taux de non-participation

Lim­iter le taux de non-par­tic­i­pa­tion est un enjeu majeur lors d’un événe­ment gra­tu­it. Le Vendée Globe a donc pro­posé aux déten­teurs de tick­ets un mod­ule leur per­me­t­tant d’annuler leur venue à tout moment et de réserv­er un autre créneau en quelques clics. En ren­seignant son numéro unique de tick­et, l’annulation était automa­tique­ment prise en compte afin de remet­tre la place disponible à la réservation.

Cette option automa­tisée a per­mis à l’organisateur de réduire forte­ment son taux de non-par­tic­i­pa­tion, sans effort et mal­gré la gra­tu­ité de l’événement. La remise en ligne de ces pré­cieux sésames lorsque cer­tains créneaux étaient com­plets a fait de nom­breux heureux !

Maîtriser sa jauge sur place en temps réel.

Définir une stratégie pour maintenir une jauge constante

Pour le Vendée Globe, il était essen­tiel de maîtris­er avec pré­ci­sion les con­trôles aux 3 accès du Vil­lage. Les restric­tions san­i­taires exigeaient de ne stricte­ment pas dépass­er 5000 per­son­nes sur site, en com­prenant le grand pub­lic, les équipes des skip­pers, les hos­pi­tal­ités et le staff de l’organisation. Les files d’at­tente devaient égale­ment être lim­itées. Cela a pu être réal­isé grâce à la mise en place d’inscriptions per­me­t­tant de sélec­tion­ner un créneau horaire de 30 min­utes pour entr­er dans le site.

La durée de vis­ite vari­ant d’un par­tic­i­pant à l’autre, l’objectif était de main­tenir une jauge con­stante selon une esti­ma­tion de temps de vis­ite moyen (3h). Le tout en accueil­lant un max­i­mum de per­son­nes, en lim­i­tant les files d’attente et en respec­tant la jauge “san­i­taire”.

Adapter le rythme des entrées avec précision

Grâce aux don­nées obtenues par les ter­minaux de scan Weezevent, le Vendée Globe a suivi en temps réel les entrées, sor­ties et nom­bre de vis­i­teurs sur site via à un tableau de bord dédié. Cela a per­mis de cal­culer le rythme de pas­sage sur cha­cune des 3 entrées, de con­naître le taux réel de non-par­tic­i­pa­tion et de déter­min­er pré­cisé­ment le temps de vis­ite moyen : 2h20 con­tre 3h estimé.

Au regard de ces obser­va­tions, de nou­velles con­signes ont été trans­mis­es aux équipes de con­trôle des tick­ets pour opti­miser en con­tinu le flux à chaque porte d’accès. Les solu­tions flex­i­bles de Weezevent ont facil­ité ces adap­ta­tions et un plus grand nom­bre de vis­i­teurs ont pu prof­iter du Vil­lage. Une oppor­tu­nité non nég­lige­able pour la vis­i­bil­ité et l’image de mar­que du Vendée Globe.

Piloter les inscriptions en continu

L’agilité de nos solu­tions a per­mis de mod­i­fi­er la con­fig­u­ra­tion du mod­ule d’in­scrip­tion pour accueil­lir plus de vis­i­teurs chaque jour tout en respec­tant la jauge fixée à 5000 vis­i­teurs. Ajout de nou­veaux créneaux horaires, aug­men­ta­tion des quo­tas ou cam­pagnes d’emailing ont per­mis d’adresser le juste nom­bre de vis­i­teurs à accueil­lir sur le site et d’atteindre un taux de rem­plis­sage quo­ti­di­en de 98%. Un chiffre excep­tion­nel pour un événe­ment gratuit !

Collecter des données indispensables.

Informer et créer un lien personnalisé

Grâce au dis­posi­tif d’inscription en ligne, le Vendée Globe a col­lec­té toutes les infor­ma­tions néces­saires pour com­mu­ni­quer en direct avec ses par­tic­i­pants. Une mesure indis­pens­able pour annon­cer des mod­i­fi­ca­tions en cas d’imprévus.

Avec notre out­il d’emailing et CRM Weez­Tar­get, un email a été automa­tique­ment envoyé à chaque par­tic­i­pant après vis­ite pour le remerci­er et l’in­viter à suiv­re la course en ligne à tra­vers les vidéos en direct pro­posées chaque jour.

Un outil au service de la stratégie marketing

Une fois l’événement ter­miné, une enquête de sat­is­fac­tion envoyée via Weez­Tar­get a per­mis d’obtenir des mil­liers de retours d’ex­péri­ence des vis­i­teurs du Vil­lage. Le Vendée Globe con­naît désor­mais mieux ses publics et peut les fidélis­er pour les prochaines édi­tions.

D’autres infor­ma­tions, telles que le taux de par­tic­i­pa­tion, le nom­bre de bil­lets par com­mande, le temps moyen des vis­ites par jour ou le lieu de rési­dence des vis­i­teurs, col­lec­tées directe­ment via les out­ils Weezevent ont don­né l’opportunité au Vendée Globe de pren­dre des déci­sions éclairées pour sa com­mu­ni­ca­tion ou sa stratégie marketing.

Mettre en place un dispositif d’accréditation 360° inédit.

Offrir un parcours d’accréditation sans friction

Grâce à Weezevent, le Vendée Globe a pro­posé une plate­forme d’accréditation dédiée à chaque typolo­gie d’accrédités : médias, staff, prestataires, parte­naires, équipes des skip­pers. Un quo­ta a été attribué à chaque organ­i­sa­tion dans un souci de ges­tion de jauge. Cette seg­men­ta­tion a flu­id­i­fié l’ensem­ble du proces­sus pour les accrédités et le staff du Vendée Globe.

Sur toute la durée de l’événe­ment, plus de 5 000 accrédités ont entré leurs infor­ma­tions et chargé une pho­to dans un for­mu­laire per­son­nal­isé. Avec ces infor­ma­tions col­lec­tées et une fonc­tion­nal­ité de mod­éra­tion dédiée, l’organisateur a réal­isé le fil­trage en amont de l’événement et n’avait plus à s’en souci­er le jour J.

Profiter d’une solution tout-en-un : accès, catering…

En plus du mod­ule d’accréditation et de mod­éra­tion, l’expertise Weezevent englobe égale­ment la créa­tion de badges per­son­nal­isés, util­isés pour les accès et le cater­ing. Chaque badge dis­pose d’une puce NFC qui pos­sède des droits uniques, lus en quelques sec­on­des par nos ter­minaux de scan ultra per­for­mant équipant les dif­férents points d’accès au site et intr­a­site. Le Vendée Globe avait la pos­si­bil­ité de mod­i­fi­er à dis­tance ces droits d’accès selon les besoins.

Les badges des accrédités étaient chargés en tick­ets repas pour l’accès au cater­ing. Aux points de restau­ra­tion ou au cen­tre d’accréditation, le staff du Vendée Globe a pu débiter ou recharg­er les badges grâce à nos TPE tout-en-un qui acceptent tous les moyens de paiement (cash­less, CB, espèces). Pour le Vendée Globe, ce dis­posi­tif a facil­ité le suivi de la refac­tura­tion avec les prestataires et partenaires.

Vendée Globe 2020 : précurseur dans la gestion des publics pendant le Covid-19.

Contrôle des tests PCR des accrédités

Toutes les semaines, les mem­bres de l’organisation (staff, parte­naires, prestataires…) et les équipes des skip­pers devaient charg­er sur un mod­ule spé­ci­fique un test PCR négatif. Sans cela, leur accrédi­ta­tion était automa­tique­ment dés­ac­tivée et les ter­minaux de con­trôle ne les accep­taient plus. La véri­fi­ca­tion des tests était effec­tuée par les équipes du Vendée Globe sur une inter­face dédiée.

Mise en place d’un dispositif 100% nominatif

À la demande de l’Agence Régionale de San­té, le Vendée Globe devait être capa­ble d’identifier la prove­nance des par­tic­i­pants sur place et les con­tac­ter en cas de clus­ter. Cela entre égale­ment dans le cadre du plan Vigipi­rate qui oblige à con­serv­er les infor­ma­tions rel­a­tives à l’i­den­tité des mem­bres du staff.

Or, en plus des tick­ets grand pub­lic et des accrédi­ta­tions clas­siques, tous nom­i­nat­ifs, le Vendée Globe four­nis­sait des accrédi­ta­tions non nom­i­na­tives à cer­tains prestataires ou four­nisseurs pour leurs besoins d’accès ponctuels. Un sys­tème de con­tremar­que a été mis en place pour que ceux-ci s’inscrivent sur un espace en ligne afin de com­mu­ni­quer des infor­ma­tions indis­pens­ables : nom, prénom, n° de télé­phone, départe­ment de rési­dence… Les con­tremar­ques devaient être présen­tées aux entrées avec l’accréditation non nominative.

Maîtrise de la jauge avec précision

Le dis­posi­tif d’inscription par créneaux et de con­trôle d’accès détail­lé précédem­ment ne s’applique pas qu’aux événe­ments pen­dant le Covid-19. Cepen­dant, il était par­ti­c­ulière­ment impor­tant et sur­veil­lé lors du Vendée Globe 2020 suite à la lim­i­ta­tion mise en place de 5000 per­son­nes sur site maximum.

Rappel des consignes sanitaires

Sur le mod­ule d’inscription, chaque vis­i­teur devait déclar­er sur l’honneur qu’il ne ressen­tait aucun symp­tôme du Covid-19 et qu’il n’était pas cas-con­tact. Ensuite, la col­lecte des adress­es email des vis­i­teurs via l’inscription a per­mis d’effectuer des rap­pels des con­signes san­i­taires strictes avant leur venue sur le site.

Information en temps réel en cas d’imprévus

L’annonce du con­fine­ment de novem­bre a entraîné la fer­me­ture totale du site au grand pub­lic. Informer les vis­i­teurs inscrits a été rapi­de et effi­cace grâce aux infor­ma­tions déjà présentes dans nos solu­tions de bil­let­terie et CRM.

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