TEDx

En Madrid, Santander, Lieja, Ginebra, Lausana, París, Marsella, Rennes, Montpellier o Montecarlo, las conferencias TEDx y TEDx Women utilizan WeezTicket, la solución de venta de entradas de Weezevent, en la que confían los organizadores de eventos desde hace casi 20 años.

Apoyarse en una tecnología intuitiva y completa

Los organizadores de las conferencias TEDx querían integrar de forma nativa en su página web una plataforma de venta de entradas con varias tarifas y la posibilidad de aplicar códigos promocionales. Con un tiempo de preparación limitado antes del día del evento, pudieron configurar su sistema de venta de entradas en pocos minutos gracias a Weezevent.

Esta facilidad de uso se vio respaldada por una amplia gama de funcionalidades. Los organizadores configuraron su widget de venta de entradas, de la mano de nuestro equipo, respetando la identidad visual de TEDx, y lo integraron en sus distintos canales de comunicación y venta: página web, Facebook, Instagram, e-mail…

Para garantizar una alta tasa de asistencia, los organizadores se apoyaron en una estrategia de precios avanzada, que la interfaz ergonómica de WeezTicket permitió configurar fácilmente. Las ofertas early bird, programadas con fechas de cierre de ventas automatizadas, impulsaron las ventas con antelación y premiaron a los asistentes más rápidos.

Al mismo tiempo, se crearon códigos promocionales para las empresas colaboradoras, facilitándoles el acceso sin necesidad de ninguna gestión manual el día del evento. Toda esta configuración se realizó en menos tiempo que la duración máxima de una charla TEDx: 18 minutos.

Recoger datos valiosos sobre los asistentes y recibirlos en las mejores condiciones

Los organizadores, interesados en conocer las expectativas de los asistentes respecto a los temas tratados en las conferencias, querían recoger el máximo de información posible sobre su audiencia. La solución elegida tenía que garantizar también un alto nivel de fluidez y automatización, especialmente en el control de acceso, independientemente del nivel de afluencia. Dado que el networking es parte esencial del formato TEDx, era fundamental identificar a los asistentes mediante acreditaciones personalizadas.

La personalización de los formularios de inscripción garantizó a los organizadores de las conferencias TEDx y TEDx Women la recogida de datos de alto valor sobre los asistentes —identidad, cargo, organización— y sus expectativas respecto a las conferencias. Así pudieron conocer mejor a su audiencia y preparar el evento en las mejores condiciones.

Los organizadores también sacaron partido a la solución de Weezevent para llevar a cabo un control de acceso seguro y sin esperas. Nuestro equipo configuró y sincronizó las listas de asistentes en pocos minutos, y después escaneó cada entrada en cuestión de segundos.

Las acreditaciones o pegatinas con los datos del asistente pudieron imprimirse al instante in situ nada más escanear la entrada. Los datos recogidos durante la inscripción se imprimían en una pegatina personalizada, en 3 segundos. Las pegatinas se colocaban a continuación en las acreditaciones de los asistentes. Cada persona accedía a la sala de conferencias con una acreditación con su nombre, a imagen de TEDx, sin colas ni gestión manual de las impresiones. Bien recibidos desde el primer momento, los asistentes interactuaron con mayor facilidad durante los momentos de networking, lo que contribuyó al éxito de los eventos TEDx.

Analizar indicadores clave en tiempo real y construir una base de datos cualificada

Para TEDx, contar con una herramienta que incluyese informes en tiempo real —que les permitiera proyectarse hacia sus objetivos comerciales y recoger datos que pudieran utilizar para su marketing— era un requisito imprescindible.

Con los paneles de control de WeezTicket, los organizadores de las conferencias TEDx podían hacer seguimiento de las ventas de entradas y los ingresos asociados en tiempo real. Las estadísticas y curvas de ventas les permitían dirigir sus acciones de marketing y medir su eficacia: lanzamiento de early birds, anuncio de un nuevo ponente…

Al mismo tiempo, las respuestas a los formularios incluidos en el proceso de venta enriquecieron las bases de datos de contactos de los organizadores. Dispusieron así de listas de asistentes para activar en futuras acciones de marketing.