TEDx

In Madrid, Santander, Lüttich, Genf, Lausanne, Paris, Marseille, Rennes, Montpellier und Monte-Carlo nutzen TEDx– und TEDx Women-Konferenzen WeezTicket: die Ticketing-Lösung von Weezevent, der Eventveranstalter seit fast 20 Jahren vertrauen.

Auf intuitive, umfassende Technologie setzen

Die Organisatoren der TEDx-Konferenzen wollten ein natives Ticketing-System in ihre Website einbinden, das mehrere Preiskategorien und Aktionscodes bietet. Sogar mit begrenzter Vorbereitungszeit vor der Veranstaltung konnten sie ihr Ticketing dank Weezevent in wenigen Minuten einrichten.

Diese Benutzerfreundlichkeit wurde durch eine breite Auswahl an Funktionen unterstützt. Die Organisatoren richteten ihr Ticketing-Modul gemeinsam mit unseren Teams im Einklang mit den TEDx-Markenrichtlinien ein und integrierten es anschliessend in ihre verschiedenen Kommunikations- und Verkaufskanäle: Website, Facebook, Instagram, E-Mail und mehr.

Um eine hohe Teilnahmequote zu erzielen, setzten die Organisatoren auf eine ausgefeilte Preisstrategie, die sich über das intuitive Dashboard von WeezTicket einfach einrichten liess. Frühbucherangebote mit automatisierten Enddaten kurbelten den Vorverkauf an und belohnten die schnellsten Anmeldungen.

Ausserdem wurden Rabattcodes für Partnerunternehmen erstellt, die ihnen unkomplizierten Zugang ermöglichten – ganz ohne manuellen Verwaltungsaufwand am Veranstaltungstag. Das gesamte Setup wurde in weniger als der Maximaldauer eines TEDx-Talks abgeschlossen: 18 Minuten.

Wertvolle Teilnehmerdaten erfassen und einen reibungslosen Empfang gewährleisten

Da die Organisatoren die Erwartungen der Teilnehmenden verstehen wollten, wollten sie so viele Informationen über ihr Publikum erfassen wie möglich. Die gewählte Lösung musste zudem Reibungslosigkeit und ein hohes Mass an Automatisierung bei der Zugangskontrolle gewährleisten, unabhängig vom Besucheraufkommen. Da Networking ein fester Bestandteil des TEDx-Formats ist, war es unerlässlich, jedem Teilnehmenden bei der Ankunft personalisierte Materialien zu geben.

Individuell angepasste Anmeldeformulare gaben den Organisatoren der TEDx- und TEDx Women-Konferenzen die Möglichkeit, wertvolle Informationen über die Teilnehmenden zu erfassen – Name, Berufsbezeichnung, Organisation – sowie deren Erwartungen an das Event. So konnten die Veranstalter ihr Publikum besser kennenlernen und sich entsprechend vorbereiten.

Die Veranstalter nutzten ausserdem die Weezevent-Lösung für eine Zugangskontrolle, die dem Niveau einer TEDx-Veranstaltung gerecht wird. Unsere Teams konfigurierten die Einstellungen und synchronisierten die Teilnehmerlisten in nur wenigen Minuten, so dass jedes Ticket in Sekunden gescannt werden konnte.

Personalisierte Tickets, Ausweise oder Namensschilder konnten direkt vor Ort beim Scannen sofort gedruckt werden. Die bei der Anmeldung erfassten Daten lösten den Druck eines individualisierten Etiketts aus, fertig in 3 Sekunden. Die Aufkleber wurden dann auf die Ausweise der Teilnehmenden geklebt. Alle konnten den Konferenzraum mit einem Ausweis betreten, der ihren Namen in den TEDx-Farben trug. Und das ohne Warteschlangen und ohne manuellen Druckaufwand. Bestens empfangen, knüpften die Teilnehmenden während der Networking-Momente wesentlich leichter Kontakte und trugen damit massgeblich zum Erfolg der TEDx-Veranstaltungen bei.

Wichtige Kennzahlen in Echtzeit analysieren und eine qualifizierte Datenbank aufbauen

Für TEDx war es eine zentrale Anforderung, ein Tool mit Echtzeit-Berichterstattung einzusetzen. Dies ermöglichte die Verfolgung des Fortschritts bei kommerziellen Zielen sowie die Erfassung von Daten, die neue Marketingmöglichkeiten eröffneten.

Mithilfe der WeezTicket-Dashboards konnten die Organisatoren der TEDx-Konferenzen Anmeldungen und die damit verbundenen Einnahmen in Echtzeit verfolgen. Verkaufsstatistiken und Trendkurven erlaubten es ihnen, ihre Marketingaktivitäten zu steuern und deren Wirksamkeit zu messen: Frühbucher Aktionen, neue Speakerankündigungen und vieles mehr.

Gleichzeitig bereicherten die Antworten aus den Anmeldeformularen die Kontaktdatenbanken der Organisatoren und lieferten ihnen ausgewählte Teilnehmerlisten für künftige Marketingkampagnen.