TEDx

À Madrid, Santander, Liège, Genève, Lausanne, Paris, Marseille, Rennes, Montpellier ou encore Monte-Carlo, les conférences TEDx et TEDx Women utilisent WeezTicket, la solution de billetterie de Weezevent, utilisée par des organisateurs d’événements depuis près de 20 ans.

S’appuyer sur une technologie intuitive et complète

Les organisateurs des conférences TEDx souhaitaient intégrer de manière native à leur site web une billetterie proposant plusieurs tarifs, ainsi que la possibilité d’appliquer des codes promotionnels. Avec un temps de préparation limité jusqu’au jour J, ils ont ainsi pu configurer leur billetterie en quelques minutes seulement grâce à Weezevent.

Cette simplicité d’usage a été mise en valeur par une large palette fonctionnelle. Les organisateurs ont mis en place leur module de billetterie avec nos équipes dans le respect de la charte TEDx, puis l’ont intégré à leurs différents canaux de communication et de vente : site web, Facebook, Instagram, e‑mail…

Pour assurer un taux de participation élevé, les organisateurs se sont appuyés sur une stratégie tarifaire avancée, que l’interface ergonomique de WeezTicket a permis de configurer facilement. Des offres early bird, paramétrées avec des dates de fin automatisées, ont stimulé les ventes en amont et récompensé les participants les plus réactifs.

En parallèle, des codes promotionnels ont été créés pour les entreprises partenaires, leur facilitant l’accès sans qu’aucune gestion manuelle ne soit nécessaire le jour J. Cette structuration a été réalisée en moins de temps que la durée maximale d’une conférence TEDx : 18 minutes.

Collecter une information de valeur sur les participants et les accueillir dans les meilleures conditions

Les organisateurs, soucieux de comprendre les attentes des participants en matière de thématiques abordées lors des conférences, souhaitaient collecter un maximum d’informations sur leur audience. La solution retenue devait également garantir un haut niveau de fluidité et d’automatisation, notamment pour le contrôle d’accès, quel que soit le niveau d’affluence. Le networking faisant partie intégrante du format TEDx, il était essentiel d’identifier les profils présents grâce à des supports personnalisés remis à chaque participant.

La personnalisation des formulaires d’inscription a assuré aux organisateurs des conférences TEDx et TEDx Women une collecte d’informations à forte valeur ajoutée sur les participants — identité, fonction, organisation — et leurs attentes vis-à-vis des conférences. Ils ont ainsi pu mieux cerner leur audience afin de préparer leur événement dans les meilleures conditions.

Les organisateurs ont également profité de la solution Weezevent pour effectuer un contrôle d’accès à la hauteur des événements TEDx. Nos équipes ont configuré leurs paramètres et synchronisé leurs listes de participants en quelques minutes puis scanné chaque billet en quelques secondes.

Billets, badges ou stickers nominatifs ont pu être imprimés instantanément sur place au moment du scan du billet. Les informations collectées lors de l’inscription déclenchaient l’impression d’une étiquette personnalisée disponible en 3 secondes. Les stickers étaient ensuite apposés sur les badges des participants. Chacun pouvait ainsi entrer dans la salle de conférence avec un badge à son nom et aux couleurs de TEDx, sans file d’attente ni gestion manuelle des impressions. Accueillis dans les meilleures dispositions, les participants ont échangé plus facilement entre eux lors des moments dédiés, ce qui a grandement contribué à la réussite des événements TEDx.

Analyser des indicateurs clés en temps réel et constituer une base de données qualifiée

Pour TEDx, la nécessité d’un outil incluant des reportings en temps réel, leur permettant de se projeter dans l’atteinte de leurs objectifs commerciaux et de collecter des données ouvrant des opportunités marketing, faisait partie de leurs impératifs.

Avec les tableaux de bord WeezTicket, les organisateurs des conférences TEDx pouvaient suivre les inscriptions et les recettes associées en temps réel. Les statistiques et courbes de vente permettaient de piloter leurs actions marketing et de mesurer leur efficacité : lancement des early birds, annonce d’un nouveau speaker…

En parallèle, les réponses aux formulaires d’inscription ont enrichi les bases de contacts des organisateurs. Ils ont ainsi disposé de listes de participants à activer via de futures actions marketing.