World Football Summit

El evento más importante de la industria del fútbol ficha la tecnología más completa.

World Football Summit reúne durante 2 días, en el Teatro Goya de Madrid,  a los profesionales más influyentes de la industria del fútbol a nivel internacional para debatir sobre los temas más relevantes para el sector y, sobre todo, mucho networking y oportunidades de negocio. Weezevent se encarga de proveer la tecnología para que todo salga a la perfección.

Una plataforma para gestionar todo tipo de inscripciones en todo momento. ¡Y recoger datos valiosos!

La gran variedad de tipos de público hace necesaria una gestión adaptada a cada uno de ellos de la forma más eficiente posible: público general, corporate, VIP, estudiantes, prensa, ponentes… WeezTicket ha permitido registrar las inscripciones, gratuitas o de pago, de todos ellos atendiendo a sus características mediante la creación de tarifas y formularios específicos para cada categoría, a partir de los cuales analizar y segmentar el público del evento.

Además, la posibilidad de crear códigos promocionales e invitaciones, con el posterior seguimiento de los descuentos realizados, ha permitido a la organización de World Football Summit llevar a cabo su análisis de precios.

Para los asistentes de última hora, se han podido mantener las inscripciones online abiertas durante el evento, además de contar con la opción de upgrade para quienes quisieran subir de categoría. Todo esto sin la preocupación de manejar efectivo en el punto de registro físico ya que los asistentes han llevado a cabo estas operaciones online por sí solos. ¡Fácil, rápido, seguro y actualizado al instante!

Integración con la app del evento.

La integración de Weezevent con Swapcard, la aplicación de networking del evento, ha permitido a los asistentes disponer de todo lo que necesitan directamente en la app, sin posibilidad de que se les traspapele la entrada entre miles de e‑mails y haciendo el control de las entradas en el punto de acceso totalmente digital y más ecológico. Además, también ha fomentado el uso de la app entre los asistentes, que como mínimo tienen que utilizarla para acceder a su entrada.

¿Cómo es el proceso? Al realizar su inscripción online, el asistente recibe un e‑mail de confirmación pero no su entrada: la encontrará directamente en la app del evento cuando se la descargue e inicie sesión. El día del evento, en el punto de acreditación, basta con que muestre, directamente en su smartphone desde la app, el código QR de su entrada, que se escanea mediante uno de los lectores profesionales WeezAccess Pro para validarla.

Acreditaciones personalizadas al instante.

A la llegada de los asistentes al evento, en el punto de registro, es el momento de entregar las acreditaciones. El asistente muestra su entrada en la app del evento y se escanea el código QR con un lector profesional WeezAccess Pro que envía una señal a una impresora térmica para la impresión de la etiqueta personalizada del asistente en cuestión: nombre y apellidos, empresa y código QR de su entrada. Esta etiqueta se pega sobre la acreditación personalizada con el diseño del evento ¡y listo! ¡El asistente obtiene en menos de 30 segundos su acreditación personalizada que, además, tiene una doble función como veremos a continuación!

Entender el comportamiento de los asistentes durante el evento.

Que cada asistente tenga colgado del cuello, en su acreditación, el código QR de su entrada, permite que esta acreditación no sirva solo para identificarse frente a otros asistentes —al mostrar su nombre y empresa pero también buscando al interlocutor en la app de networking— sino que sea, de la forma más cómoda, la manera de controlar el acceso a las diferentes zonas del evento.

La acreditación se convierte en la entrada del asistente, que se valida en el punto de acceso general, tanto al entrar como al salir, y también se escanea para poder acceder y salir de zonas restringidas como la zona corporate (pudiendo comprobar si esa persona tiene derecho de acceso o no) o al lugar donde se realiza la entrega de premios de los Industry Awards, el mítico Florida Retiro.

Todos estos datos de acceso quedan registrados para que el organizador pueda posteriormente analizar y entender los flujos de circulación de los asistentes durante el evento y hacer los ajustes necesarios en sus próximas ediciones (redimensionar espacios, los accesos, el catering…).