Global Esports Summit

Global Esports Summit: Un sistema integral de ticketing y acceso para el mayor congreso de esports de Europa

Global Esports Summit confía en Weezevent para un proceso de inscripción online, acreditación y acceso ágil e integrado con la app del evento.

En acción:
  • 832 asistentes
  • 2 días
  • 16 países
  • 55 conferenciantes

Glob­al Esports Sum­mit (GES), el may­or con­gre­so pro­fe­sion­al de esports de Europa, se ha cel­e­bra­do los días 27 y 28 de octubre de 2021 en Kinépo­lis, Ciu­dad de la Ima­gen. Tras la primera edi­ción de 2019 y la can­celación de 2020 por confinamiento/pandemia debido al COVID-19, GES ha con­segui­do con­gre­gar en 2021 a 832 pro­fe­sion­ales del eco­sis­tema con­vir­tién­dose en el may­or con­gre­so pro­fe­sion­al del sec­tor esports internacional.

Como Tick­et­ing & Access part­ner del even­to, Weezevent ha pro­vis­to de la tec­nología nece­saria para la gestión de las inscrip­ciones online, el pro­ce­so de acred­itación y el con­trol de acce­so, adap­tán­dose a las necesi­dades par­tic­u­lares de la orga­ni­zación y cam­i­nan­do a su lado en todas las fas­es del proyecto.

Gestionar online todos los tipos de asistente de forma sencilla

El wid­get de inscrip­ción, inte­gra­do direc­ta­mente en la web del even­to, ha per­mi­ti­do ges­tionar las inscrip­ciones y el pago de las mis­mas sin que los asis­tentes tuvier­an que aban­donar la pági­na de GES en ningún momento.

En el pro­ce­so de inscrip­ción, y tras la selec­ción de las entradas deseadas, cada asis­tente intro­ducía los datos que la orga­ni­zación decidió solic­i­tar, difer­entes según el tipo de entra­da (gen­er­al, estu­di­antes…). Estos datos son muy valiosos y se suman al con­jun­to de estadís­ti­cas que GES ha podi­do obten­er medi­ante la gestión de los asis­tentes a través de la plataforma.

Gra­cias a la platafor­ma de Weezevent, hemos podi­do mon­i­tor­izar des­de el min­u­to uno cada reser­va, com­pra y ven­ta. Las difer­entes clasi­fi­ca­ciones que ofrece la pági­na de Weezevent per­miten obten­er estadís­ti­cas muy claras de los seg­men­tos de población y sus nacional­i­dades, además de otros fac­tores clave como es la cifra de ganan­cias, la evolu­ción de las ven­tas, o los asis­tentes por canal y tar­i­fa. Equipo Glob­al Esports Sum­mit

Además de los asis­tentes de pago —ya sea del pre­cio com­ple­to o con un des­cuen­to apli­ca­do medi­ante un códi­go pro­mo­cional—, la gestión de invi­ta­dos, pren­sa, con­fer­en­ciantes y staff se real­izó a través de la platafor­ma, de man­era que todas las per­sonas pre­sentes en el even­to esta­ban reg­istradas en el sis­tema de for­ma que se podían gener­ar, como ver­e­mos más ade­lante, sus acreditaciones.

Durante el even­to, las inscrip­ciones online sigu­ieron abier­tas. De esta for­ma, cualquier asis­tente de últi­ma hora podía com­prar su entra­da direc­ta­mente online, evi­tan­do ten­er que ges­tionar dinero en efec­ti­vo en el pun­to de reg­istro in situ.

Integrar las entradas en la app del evento

Medi­ante una conex­ión vía API, la app de GES ha podi­do recoger la infor­ma­ción de cada entra­da para que los asis­tentes pudier­an ten­er su entra­da disponible tam­bién den­tro de la app: más cómo­do y todo centralizado.

Al finalizar la inscrip­ción, cada asis­tente recibía el e‑mail de con­fir­ma­ción con su entra­da adjun­ta pero tam­bién con un códi­go. Este códi­go iden­ti­fica­ti­vo del asis­tente se uti­lizaría pos­te­ri­or­mente para acced­er a la app de GES. Esto per­mitía al asis­tente acced­er al even­to tan­to mostran­do su entra­da des­de la app como en PDF.

Generar acreditaciones personalizadas al momento

En el pun­to de reg­istro se imple­men­tó un pro­ce­so que per­mitía la val­i­dación de las entradas y la gen­eración de acred­ita­ciones per­son­al­izadas al momen­to. Un sis­tema pro­fe­sion­al y efi­ciente que evi­ta ten­er que imprim­ir todas las acred­ita­ciones por ade­lan­ta­do y perder tiem­po bus­can­do la acred­itación de cada asis­tente en el momen­to de su llegada.

El asis­tente pre­senta­ba su entra­da —en la app del even­to, en PDF o impre­sa— en el pun­to de reg­istro, donde el per­son­al de acred­itación escane­a­ba el códi­go QR de la mis­ma con los lec­tores pro­fe­sion­ales de con­trol de acce­so WeezA­c­cess Pro. Esta acción envi­a­ba una señal a una impre­so­ra tér­mi­ca para lan­zar la impre­sión de la eti­que­ta per­son­al­iza­da con los datos del asis­tente: nom­bre y apel­li­dos, empre­sa o insti­tu­ción educa­ti­va y códi­go QR. Para finalizar, se pega­ba la eti­que­ta en el soporte de acred­itación están­dar y se entre­ga­ba al asis­tente, ya per­son­al­iza­da. ¡Todo esto en menos de 30 segun­dos por asistente!

Controlar las entradas y salidas con comodidad

Cada asis­tente, ya equipa­do con su acred­itación per­son­al­iza­da, podía uti­lizar esta mis­ma para entrar y salir del even­to ​​—se escane­a­ba el códi­go QR pre­sente en la acred­itación en cada entra­da y sal­i­da—. Cómo­do para el asis­tente, rápi­do, y útil para la orga­ni­zación, que pudo realizar un con­trol de acce­so in & out sin dificultad.

El equipo de GES se siente afor­tu­na­do de poder con­tar con Weezevent para la orga­ni­zación de even­tos de gran cal­a­do. La aten­ción per­son­al­iza­da es bási­ca para la con­se­cu­ción del éxi­to anticipán­dose en todo momen­to a las posi­bles inci­den­cias que pudier­an ocur­rir. Weezevent ha cubier­to nues­tras necesi­dades de tick­et­ing, con­trol de acce­sos al con­gre­so y aseso­ramien­to, ponien­do a nues­tra dis­posi­ción una platafor­ma inte­gral ayu­da­da por un equipo humano de increíble pro­fe­sion­al­i­dad que ha con­tribui­do al éxi­to de GES21.

Equipo Global Esports Summit