La seguridad es primordial en la organización de cualquier evento, ya sean festivales de música, conciertos, partidos de fútbol, etc. Sea cual sea el tamaño o el tipo de recinto, deben tomarse las medidas adecuadas para proteger a los asistentes. Como organizador del evento, es tu responsabilidad garantizar la seguridad de todos.
Descubre todo lo que necesitas saber sobre las normas básicas para garantizar la seguridad de asistentes y proveedores en tu evento.
Índice
1. Evaluación de los riesgos de seguridad
El primer paso es determinar el tipo de riesgo al que puedes enfrentarte. Aquí tienes algunos elementos a tener en cuenta:
- ¿Quién es el organizador del evento?
- ¿Quién asiste al evento?
- ¿Cuál es el contexto del evento?
- ¿Quién hablará, actuará o expondrá en el evento?
- ¿Estarán presentes los medios de comunicación?
- ¿Tiene el recinto alguna laguna de seguridad ? Por ejemplo, es más difícil garantizar la seguridad en un espacio al aire libre.
2. Obligaciones legales del lugar de celebración del evento
Tienes que asegurarte de que el recinto cumple todos los requisitos legales para poder celebrar allí un evento. Como organizador de un evento, tú eres el responsable de los asistentes y, sobre todo, de su seguridad.
Uno de los puntos más importantes relativos a la seguridad del recinto es respetar estrictamente el aforo del mismo.
3. Contratar un seguro para tu evento
Contratar un seguro es uno de los pasos más importantes en la organización de un evento y te ayudará a protegerte en caso de que surjan problemas ese día. Es posible que necesites contratar un seguro adicional, según el tipo de evento que organices.
Para elegir mejor, es aconsejable enumerar todas las características del proyecto (número de asistentes previstos, lugar de celebración, actividades previstas, etc.) y asegurarse de que tus criterios coinciden con los del seguro elegido.
El detalle al que te aconsejamos que prestes especial atención es la cobertura del seguro. Asegúrate de que todos los asistentes estén protegidos, pero también el equipo organizador o los servicios de seguridad. Acuérdate también de asegurar el equipo material que se va a utilizar, así como el propio recinto.
¡No dudes en consultar nuestro artículo dedicado al tema de los seguros para eventos!
4. Contratar un servicio de seguridad
El servicio de seguridad tiene que garantizar que las entradas y salidas del recinto del evento se mantienen despejadas. ¡La seguridad de un evento es sumamente importante! Averigua cuáles son los derechos de tu personal de seguridad y asegúrate de que estás en regla.
Cacheo de seguridad
El cacheo de seguridad consiste en un registro externo, sobre la ropa, para detectar cualquier objeto potencialmente peligroso.
Para acceder a un evento con más de 300 asistentes, un vigilante de seguridad autorizado podrá efectuar un cacheo de seguridad. Esta medida de seguridad afecta sobre todo a grandes eventos deportivos o culturales.
Registro de efectos personales
El registro de efectos personales como bolsos, carteras y bolsillos de una persona también es habitual en grandes eventos.
Los agentes de seguridad pueden inspeccionar visualmente los efectos personales y efectuar un registro con el consentimiento de la persona. Asegúrate de que los agentes de seguridad que contrates tengan los permisos adecuados.
5. Prevención y seguridad contra incendios
Es importante seguir las normas de seguridad contra incendios para prevenir riesgos y garantizar una evacuación rápida en caso de emergencia. Aquí tienes algunas indicaciones generales:
- Salidas de emergencia: Como organizador, tienes que asegurarte de que todas las salidas de emergencia estén despejadas y sean fácilmente accesibles. Tiene que haber suficientes salidas de emergencia para el número de asistentes previsto, respetando las normas de aforo de las salas y recintos. Las puertas tienen que estar claramente señalizadas y ser fáciles de abrir en caso de emergencia.
- Equipo de seguridad: Los equipos de seguridad, como extintores y alarmas de incendios, deben comprobarse e instalarse correctamente antes del evento. Los extintores deben ser fáciles de encontrar y debe haber suficientes para cubrir todas las zonas del evento. Las alarmas contra incendios deben comprobarse para asegurarse de que funcionan correctamente.
- Planes de evacuación: Tienes que elaborar planes de evacuación para los asistentes en caso de emergencia. Los planes deben ser claros y fáciles de entender para el público y los miembros del personal. Deben realizarse simulacros de evacuación para garantizar que todo el mundo está preparado para responder en caso de emergencia.
Siguiendo estas normas de seguridad contra incendios, puedes minimizar el riesgo de incendio en el evento y garantizar la seguridad de todos los asistentes.
6. Seguridad de los asistentes
Aquí tienes algunos puntos importantes que deben tenerse en cuenta para garantizar la seguridad de los asistentes en un evento:
- Planificación del aforo: La planificación del evento debe tener en cuenta el número de asistentes previstos y el aforo del recinto. Es importante no superar el aforo máximo permitido.
- Señalización: Debe haber una señalización clara que guíe a los asistentes por el evento. La señalización debe indicar cómo llegar a las salidas de emergencia, los aseos, los puntos de restauración y las zonas de emergencia.
- Gestión de masas: Hay que establecer medidas para gestionar los movimientos de masas. Las zonas concurridas deben supervisarse para evitar empujones y atropellos. Deben instalarse barreras de seguridad para controlar el flujo de personas, por ejemplo delante del escenario.
- Control de acceso: Tienes que establecer medidas para controlar el acceso al evento. Los tickets de entrada y las pulseras acreditativas deben comprobarse en los puntos de acceso para garantizar que solo se permita la entrada a las personas con derecho de acceso.
La implantación de un sistema de venta de entradas online tiene una doble ventaja:
- Facilitar el acceso al recinto del evento y evitar así los movimientos de masas.
- Asegurarte de cumplir la normativa.
Desde un punto de vista jurídico, en la entrada que vendes a los asistentes debe figurar cierta información:
- Identificación de la empresa organizadora (tú).
- Nombre del evento o espectáculo.
- Fecha y hora del evento o función.
- Categoría de entrada, si existen varias.
- Nombre y precio de la tarifa pagada por el asistente (o la mención de entrada gratuita).
- Número único de entrada (que también puede estar codificado como código QR).
- Fecha de la venta.
Al asegurarte de que estos datos están claramente indicados, ofreces seguridad en la transacción.
Establecer una seguridad óptima requiere una buena gestión del personal de seguridad. Para ello, Weezevent ofrece una solución simple y eficaz dedicada a la gestión de todos tus equipos. Para organizar todos tus eventos de forma sencilla, también ofrecemos otras soluciones en línea, como sistemas de inscripción y billettería en línea, control de acceso, pago cashless, ¡y nuestras herramientas CRM!
