Weezevent en el BIME PRO 2022, resumen del encuentro de los profesionales de la industria musical.

Este año, Weezevent ha vuel­to a estar pre­sente en el BIME PRO 2022, el encuen­tro de los pro­fe­sion­ales de la músi­ca en Bil­bao y lo ha hecho con una par­tic­i­pación más acti­va que nun­ca, ofre­cien­do una ponen­cia y par­tic­i­pan­do en dos mesas redondas. Han sido unos días en los que com­par­tir expe­ri­en­cias, proyec­tos y tam­bién know-how.

En esta edi­ción, déci­mo aniver­sario del encuen­tro, Weezevent ha salta­do al estra­do en for­ma de pre­sentación y mesas redondas, com­par­tien­do con los asis­tentes su conocimien­to sobre el sec­tor, en base a la expe­ri­en­cia acu­mu­la­da en even­tos de todo tipo y tamaño des­de el 2009, y de for­ma muy reciente durante un ver­a­no 2022 que ha bati­do todos los récords.

¡Des­cubre los pun­tos clave de estas inter­ven­ciones!

Presentación — El cashless en Europa: tendencias y buenas prácticas

Fru­to de nues­tra expe­ri­en­cia en grandes even­tos en Europa, Aman­dine Depierre (Exec­u­tive VP Spain de Weezevent) com­par­tió en esta pre­sentación las ten­den­cias obser­vadas y las mejores prác­ti­cas a la hora de imple­men­tar y sacar todo el par­tido a un sis­tema de pago cash­less.

Para ilus­trar las bue­nas prác­ti­cas y com­par­tir su expe­ri­en­cia, le acom­pañó Car­les Martínez, CMO del Mal­lor­ca Live Fes­ti­val.

Datos de consumo y tendencias

En la primera parte de esta ponen­cia, Aman­dine pre­sen­tó un resumen de los datos de con­sumo y ten­den­cias extraí­dos del uso de nues­tras solu­ciones de tick­et­ing, con­trol de acce­so y cash­less de fes­ti­vales de 7 país­es (España, Fran­cia, Bél­gi­ca, Reino Unido, Ale­ma­nia y Aus­tria) durante el ver­a­no de 2022 y com­para­n­do con un estu­dio sim­i­lar real­iza­do en 2018:

¿Cuál es la evolu­ción de los pre­cios de las entradas y del gas­to diario del asis­tente? ¿Cómo se reparten los ingre­sos de los fes­ti­vales (bar­ras, restau­ración, mer­chan­dis­ing, otros…)? ¿Cuál es la pro­por­ción de públi­co VIP frente a públi­co gen­er­al y qué supone? ¿Cómo sacar par­tido de los hábitos de con­sumo de los fes­ti­valeros y de una cre­ciente adop­ción de lo dig­i­tal?

Las prin­ci­pales con­clu­siones extraí­das de este estu­dio son las sigu­ientes:

• El pre­cio de los pro­duc­tos aumen­ta.
• La deman­da de expe­ri­en­cias Pre­mi­um aumen­ta.
• La deman­da aumen­ta de for­ma más acu­sa­da en restau­ración que en bar­ras.
• El públi­co pide una expe­ri­en­cia dig­i­tal.

Des­cubre todos los datos, las con­clu­siones y recomen­da­ciones descar­gan­do la pre­sentación:

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¿Cómo sacar el máximo partido al cashless?

Par­tien­do de esta base y de la expe­ri­en­cia de Weezevent imple­men­tan­do el sis­tema cash­less en fes­ti­vales des­de 2015, Aman­dine pre­sen­tó, jun­to a Car­les Martínez (CMO del fes­ti­val Mal­lor­ca Live) las claves para sacar el máx­i­mo par­tido a este sis­tema cuyos ben­efi­cios van mucho más allá de la gestión de los pagos en el fes­ti­val:

«El cash­less per­mite a un pro­mo­tor con­tro­lar sus opera­ciones al detalle: por pro­duc­to, por pun­to de ven­ta, por día, por camarero… El obje­ti­vo es reducir el flu­jo de dinero en el recin­to ya que es pos­i­ti­vo tan­to a niv­el de coste y como de seguri­dad. El sis­tema cash­less tam­bién per­mite mejo­rar la expe­ri­en­cia del públi­co y ofrece grandes posi­bil­i­dades a niv­el de acce­so y análi­sis de datos (busi­ness intel­li­gence) que hay que explotar para sacar­le todo el par­tido. Por últi­mo, es un hecho que el cash­less gen­era ingre­sos direc­tos e indi­rec­tos».
Aman­dine Delpierre, Exec­u­tive VP Spain de Weezevent

«Cada segun­do que la per­sona que está en nue­stro fes­ti­val y está hacien­do una cola, es dinero que esta­mos per­di­en­do. Que gaste rápi­do, que con­suma rápi­do, que recar­gue rápi­do… Y todo eso se trans­for­ma en dinero».
Car­les Martínez, CMO de Mal­lor­ca Live Fes­ti­val

Para ello, las recomen­da­ciones apor­tadas y ejem­pli­fi­cadas con el caso de Mal­lor­ca Live, se divi­dieron en 4 blo­ques:

Comunicar

La comu­ni­cación es un ele­men­to clave en el éxi­to de la imple­mentación de un sis­tema cash­less, tan­to a niv­el exter­no como inter­no.

Aman­dine pre­sen­tó los prin­ci­pales canales de comu­ni­cación y las mejores prác­ti­cas para hac­er­lo, des­de una pági­na con FAQs has­ta el nam­ing del sis­tema cash­less, pasan­do por los mail­ings seg­men­ta­dos, la señaléti­ca en el recin­to, o las redes sociales.

«Nosotros empezamos a comu­nicar el cash­less 2 meses antes del even­to, para que la gente se pue­da reg­is­trar y hac­er la acti­vación y la recar­ga pre­via de su cuen­ta cash­less. Esto es muy impor­tante por 2 motivos: que la gente se famil­iarice con lo que es una pulsera cash­less y tam­bién nos per­mite recibir ingre­sos que de otra for­ma se gener­arían el mis­mo día del fes­ti­val, aumen­tan­do nue­stro cash flow.
Esta comu­ni­cación pre­via tam­bién hace que la gente llegue de for­ma mucho más cómo­da al fes­ti­val».
Car­les Martínez, CMO de Mal­lor­ca Live Fes­ti­val

Business Intelligence

Una de las grandes ven­ta­jas del cash­less es el big data que gen­era. Estos datos per­miten opti­mizar los recur­sos y con­tro­lar las opera­ciones en tiem­po real o de cara a edi­ciones pos­te­ri­ores del fes­ti­val, así como fidelizar a través de comu­ni­ca­ciones y pro­mo­ciones. Aman­dine destacó la «impor­tan­cia de tra­ba­jar de la mano con vue­stro provee­dor cash­less, que puede ayu­daros mucho a definir los KPIs y alcan­zar vue­stros obje­tivos a través de su tec­nología, informes y recomen­da­ciones. Sin olvi­dar que hay muchas for­mas de tra­ba­jar inter­na­mente y asig­nar recur­sos a esto».

«Los datos no mien­ten. Puedes leer­los mal, pero no mien­ten. Nosotros tra­ba­jamos con un visu­al­izador de datos en el que mete­mos toda la infor­ma­ción que nos lle­ga des­de Weezevent respec­to a las bar­ras, los datos de acce­sos y tam­bién los KPIs y los obje­tivos. Mon­ta­mos un módu­lo que lla­mamos “La nave del mis­te­rio” en el que ten­emos una pan­talla por bar­ra y una pan­talla gen­er­al. Esto nos ayu­da a tomar deci­siones.
Este año, teníamos 30 min­u­tos entre la actuación de Rigob­er­ta Ban­di­ni y la de C. Tan­gana. Teníamos 25 000 per­sonas den­tro del recin­to que tenían que hidratarse todos a la vez en 30 min­u­tos. Los datos nos ayu­daron a ges­tionarlo, y aun y todo, no lleg­amos. 

Toda esa infor­ma­ción en tiem­po real, además de la gestión de las bar­ras, tam­bién nos per­mite hablar con los spon­sors para ver qué pro­duc­tos están fun­cio­nan­do mejor, inclu­so por horas, y poder mejo­rar los sigu­ientes días de fes­ti­val y tomar deci­siones para las acti­va­ciones de mar­ca.

Hay que hac­er una inver­sión en equipo humano y téc­ni­co, pero los resul­ta­dos que obten­emos valen la pena. El coste de la “Nave del Mis­te­rio” por la max­i­mización de ingre­sos, a nosotros nos sale a cuen­ta».
Car­les Martínez, CMO del Mal­lor­ca Live Fes­ti­val

Fomentar la experiencia digital

Como hemos obser­va­do en el estu­dio pre­sen­ta­do en la primera parte de la pre­sentación, la expe­ri­en­cia dig­i­tal crece de for­ma expo­nen­cial y, pese a ser opcional, Aman­dine insis­tió en su enorme impor­tan­cia y poten­cial para:

• Reducir las infraestruc­turas en el recin­to.
• Ofre­cer una expe­ri­en­cia mejo­ra­da a los asis­tentes y aumen­tar los ingre­sos.
• Recoger el máx­i­mo de datos.

Aman­dine com­par­tió el caso del fes­ti­val Cruïl­la, un ejem­p­lo mod­e­lo y gran caso de éxi­to, que elim­inó por com­ple­to los pun­tos de recar­ga en el fes­ti­val, con el cor­re­spon­di­ente ahor­ro y aumen­to en el uso del sis­tema. Un fes­ti­val 100% cash­less online con­ven­ci­do de los ben­efi­cios de este tipo de oper­a­ti­va.

Gestión de proyecto

La imple­mentación del cash­less en un fes­ti­val es un proyec­to trans­ver­sal que afec­ta a muchas áreas (pro­duc­ción, finan­zas, mar­ket­ing, patrocinio…), por lo que la gestión de proyec­to es clave para que sea un éxi­to y se aprovechen todas sus ven­ta­jas. Aman­dine recomendó, en base a lo obser­va­do, la des­i­gnación de una per­sona en la orga­ni­zación del fes­ti­val que se encar­gue de la coor­di­nación y seguimien­to del proyec­to cash­less en su glob­al­i­dad.

«Si quieres max­i­mizar los ingre­sos, tienes que tomarte el cash­less casi como una unidad de nego­cio y asig­nar recur­sos, roles… Entonces podrás max­i­mizar los ben­efi­cios direc­tos, el dinero, y los ben­efi­cios indi­rec­tos, los datos».
Car­les Martínez, CMO del Mal­lor­ca Live Fes­ti­val

En con­clusión, para una bue­na imple­mentación del cash­less, no pier­das de vista estos 4 ver­bos: diver­si­ficar, comu­nicar, inver­tir (recur­sos, no solo dinero) y medir, medir, medir.

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Mesas redondas — Del ticketing a los datos para mejorar la experiencia del fan

Aman­dine Delpierre par­ticipó tam­bién en dos mesas redondas jun­to a otros pro­fe­sion­ales del sec­tor, en las que pudo debatir sobre difer­entes temas rela­ciona­dos con la tec­nología al ser­vi­cio de los fes­ti­vales, con un foco espe­cial en la ven­ta de entradas y en la recogi­da y uso de datos clave para mejo­rar la expe­ri­en­cia del fan.

Sold out! Más allá de la venta de tickets

Aman­dine Delpierre debatió con otros tres pro­fe­sion­ales de la ven­ta de entradas sobre cómo ha cam­bi­a­do el mun­do del tick­et­ing y hacia dónde va, apor­tan­do valiosa infor­ma­ción para afrontar con éxi­to los próx­i­mos lan­za­mien­tos y aprovechar todas las ven­ta­jas y opor­tu­nidades que ofrece esta tec­nología.

«Las tick­eteras somos muy impor­tantes porque somos el pun­to de entra­da, el primer con­tac­to que tiene un fan con un fes­ti­val es la com­pra de su entra­da, el primer pun­to en el acce­so al fes­ti­val somos nosotros con la val­i­dación. Ges­tion­amos el dinero de los pro­mo­tores. Somos una parte fun­da­men­tal del sec­tor».
Aman­dine Delpierre, Exec­u­tive VP Spain de Weezevent

La experiencia del fan en festivales

¿Cómo uti­lizar los datos de clientes y el mar­ket­ing para incre­men­tar la ven­ta de tick­ets y mejo­rar la expe­ri­en­cia de los asis­tentes a un fes­ti­val? En esta char­la orga­ni­za­da por la Aso­ciación de Pro­mo­tores Musi­cales, Aman­dine Delpierre con­ver­só con otros pro­fe­sion­ales del sec­tor, sobre el uso de los datos de clientes y el mar­ket­ing para incre­men­tar la ven­ta de tick­ets y mejo­rar la expe­ri­en­cia de los asis­tentes a un fes­ti­val.

«Aparte de la sin­gu­lar­ización de la expe­ri­en­cia, que es hacia donde hay que ir, a veces nos olvi­damos de la base de esa expe­ri­en­cia: ten­er un con­trol de acce­so flu­i­do, no hac­er una hora de colas… Para eso tam­bién están los datos. Al obser­var que tienes mucha gente que no ha entra­do y se está mon­tan­do cola, que tienes una bar­ra colap­sa­da… tienes que ten­er mecan­is­mos prepara­dos para actu­ar en base a lo obser­va­do. Suele haber cier­ta ret­i­cen­cia porque supone una inver­sión pero, como hemos obser­va­do en los fes­ti­vales con los que tra­ba­jamos, uti­lizar los datos siem­pre es rentable».
Aman­dine Delpierre, Exec­u­tive VP Spain de Weezevent

Premios Fest — Reconocimiento a los festivales de música

Durante el BIME PRO, se cel­e­bran tam­bién los Pre­mios Fest: un reconocimien­to ded­i­ca­do en exclu­si­va a los fes­ti­vales de músi­ca.

Este año, nos ale­gra ver cómo var­ios de los fes­ti­vales con los que hemos tra­ba­ja­do este ver­a­no (o inclu­so con los que lle­va­mos más tiem­po tra­ba­jan­do) han vis­to recono­ci­dos sus esfuer­zos por crear fes­ti­vales inolvid­ables, tan­to reci­bi­en­do el galardón como quedan­do final­is­tas en diver­sas cat­e­gorías.

¡No podemos cer­rar este artícu­lo sin dar­les nues­tra más sin­cera enhorabue­na!

• Por­tAméri­ca
  • Mejor fes­ti­val de medi­ano for­ma­to (Ganador)
  • Fes­ti­val con mejor zona de restau­ración (Ganador)
  • Fes­ti­val con mejor zona de acam­pa­da (Final­ista)
  • Fes­ti­val más sostenible (Final­ista)
  • Diver­si­dad e igual­dad de género (Final­ista)
• Cala Mijas
  • Fes­ti­val rev­elación (Ganador)
  • Fes­ti­val pro­duc­ción (Final­ista)
• Cruïl­la
  • Mejor fes­ti­val de gran for­ma­to (Final­ista)
  • Mejor fes­ti­val por inno­vación (Final­ista)
• Tomav­is­tas
  • Mejor fes­ti­val de medi­ano for­ma­to (Final­ista)
• O Son Do Camiño
  • Fes­ti­val con mejor zona de acam­pa­da (Final­ista)

¿Orga­ni­zas un fes­ti­val? Des­cubre cómo nues­tra tec­nología puede ayu­darte a con­seguir tus obje­tivos medi­ante la ven­ta de entradas, con­trol de acce­so, pago cash­less y CRM e e‑mailing:

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Ima­gen de por­ta­da: © Javier Rosa
Ima­gen inte­ri­or: BIME PRO