Weezevent en el BIME PRO 2022, resumen del encuentro de los profesionales de la industria musical.

Weezevent en el BIME PRO 2022, resumen del encuentro de los profesionales de la industria musical.

Este año, Weezevent ha vuel­to a estar pre­sente en el BIME PRO 2022, el encuen­tro de los pro­fe­sion­ales de la músi­ca en Bil­bao y lo ha hecho con una par­tic­i­pación más acti­va que nun­ca, ofre­cien­do una ponen­cia y par­tic­i­pan­do en dos mesas redondas. Han sido unos días en los que com­par­tir expe­ri­en­cias, proyec­tos y tam­bién know-how.

En esta edi­ción, déci­mo aniver­sario del encuen­tro, Weezevent ha salta­do al estra­do en for­ma de pre­sentación y mesas redondas, com­par­tien­do con los asis­tentes su conocimien­to sobre el sec­tor, en base a la expe­ri­en­cia acu­mu­la­da en even­tos de todo tipo y tamaño des­de el 2009, y de for­ma muy reciente durante un ver­a­no 2022 que ha bati­do todos los récords.

¡Des­cubre los pun­tos clave de estas inter­ven­ciones!

Presentación — El cashless en Europa: tendencias y buenas prácticas

Fru­to de nues­tra expe­ri­en­cia en grandes even­tos en Europa, Aman­dine Depierre (Exec­u­tive VP Spain de Weezevent) com­par­tió en esta pre­sentación las ten­den­cias obser­vadas y las mejores prác­ti­cas a la hora de imple­men­tar y sacar todo el par­tido a un sis­tema de pago cash­less.

Para ilus­trar las bue­nas prác­ti­cas y com­par­tir su expe­ri­en­cia, le acom­pañó Car­les Martínez, CMO del Mal­lor­ca Live Fes­ti­val.

    Datos de consumo y tendencias

    En la primera parte de esta ponen­cia, Aman­dine pre­sen­tó un resumen de los datos de con­sumo y ten­den­cias extraí­dos del uso de nues­tras solu­ciones de tick­et­ing, con­trol de acce­so y cash­less de fes­ti­vales de 7 país­es (España, Fran­cia, Bél­gi­ca, Reino Unido, Ale­ma­nia y Aus­tria) durante el ver­a­no de 2022 y com­para­n­do con un estu­dio sim­i­lar real­iza­do en 2018:

    ¿Cuál es la evolu­ción de los pre­cios de las entradas y del gas­to diario del asis­tente? ¿Cómo se reparten los ingre­sos de los fes­ti­vales (bar­ras, restau­ración, mer­chan­dis­ing, otros…)? ¿Cuál es la pro­por­ción de públi­co VIP frente a públi­co gen­er­al y qué supone? ¿Cómo sacar par­tido de los hábitos de con­sumo de los fes­ti­valeros y de una cre­ciente adop­ción de lo dig­i­tal?

    Las prin­ci­pales con­clu­siones extraí­das de este estu­dio son las sigu­ientes:

    • El pre­cio de los pro­duc­tos aumen­ta.
    • La deman­da de expe­ri­en­cias Pre­mi­um aumen­ta.
    • La deman­da aumen­ta de for­ma más acu­sa­da en restau­ración que en bar­ras.
    • El públi­co pide una expe­ri­en­cia dig­i­tal.

    Des­cubre todos los datos, las con­clu­siones y recomen­da­ciones descar­gan­do la pre­sentación:

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    ¿Cómo sacar el máximo partido al cashless?

    Par­tien­do de esta base y de la expe­ri­en­cia de Weezevent imple­men­tan­do el sis­tema cash­less en fes­ti­vales des­de 2015, Aman­dine pre­sen­tó, jun­to a Car­les Martínez (CMO del fes­ti­val Mal­lor­ca Live) las claves para sacar el máx­i­mo par­tido a este sis­tema cuyos ben­efi­cios van mucho más allá de la gestión de los pagos en el fes­ti­val:

    «El cash­less per­mite a un pro­mo­tor con­tro­lar sus opera­ciones al detalle: por pro­duc­to, por pun­to de ven­ta, por día, por camarero… El obje­ti­vo es reducir el flu­jo de dinero en el recin­to ya que es pos­i­ti­vo tan­to a niv­el de coste y como de seguri­dad. El sis­tema cash­less tam­bién per­mite mejo­rar la expe­ri­en­cia del públi­co y ofrece grandes posi­bil­i­dades a niv­el de acce­so y análi­sis de datos (busi­ness intel­li­gence) que hay que explotar para sacar­le todo el par­tido. Por últi­mo, es un hecho que el cash­less gen­era ingre­sos direc­tos e indi­rec­tos».
    Aman­dine Delpierre, Exec­u­tive VP Spain de Weezevent

    «Cada segun­do que la per­sona que está en nue­stro fes­ti­val y está hacien­do una cola, es dinero que esta­mos per­di­en­do. Que gaste rápi­do, que con­suma rápi­do, que recar­gue rápi­do… Y todo eso se trans­for­ma en dinero».
    Car­les Martínez, CMO de Mal­lor­ca Live Fes­ti­val

    Para ello, las recomen­da­ciones apor­tadas y ejem­pli­fi­cadas con el caso de Mal­lor­ca Live, se divi­dieron en 4 blo­ques:

    Comunicar

    La comu­ni­cación es un ele­men­to clave en el éxi­to de la imple­mentación de un sis­tema cash­less, tan­to a niv­el exter­no como inter­no.

    Aman­dine pre­sen­tó los prin­ci­pales canales de comu­ni­cación y las mejores prác­ti­cas para hac­er­lo, des­de una pági­na con FAQs has­ta el nam­ing del sis­tema cash­less, pasan­do por los mail­ings seg­men­ta­dos, la señaléti­ca en el recin­to, o las redes sociales.

    «Nosotros empezamos a comu­nicar el cash­less 2 meses antes del even­to, para que la gente se pue­da reg­is­trar y hac­er la acti­vación y la recar­ga pre­via de su cuen­ta cash­less. Esto es muy impor­tante por 2 motivos: que la gente se famil­iarice con lo que es una pulsera cash­less y tam­bién nos per­mite recibir ingre­sos que de otra for­ma se gener­arían el mis­mo día del fes­ti­val, aumen­tan­do nue­stro cash flow.
    Esta comu­ni­cación pre­via tam­bién hace que la gente llegue de for­ma mucho más cómo­da al fes­ti­val».
    Car­les Martínez, CMO de Mal­lor­ca Live Fes­ti­val

    Business Intelligence

    Una de las grandes ven­ta­jas del cash­less es el big data que gen­era. Estos datos per­miten opti­mizar los recur­sos y con­tro­lar las opera­ciones en tiem­po real o de cara a edi­ciones pos­te­ri­ores del fes­ti­val, así como fidelizar a través de comu­ni­ca­ciones y pro­mo­ciones. Aman­dine destacó la «impor­tan­cia de tra­ba­jar de la mano con vue­stro provee­dor cash­less, que puede ayu­daros mucho a definir los KPIs y alcan­zar vue­stros obje­tivos a través de su tec­nología, informes y recomen­da­ciones. Sin olvi­dar que hay muchas for­mas de tra­ba­jar inter­na­mente y asig­nar recur­sos a esto».

    «Los datos no mien­ten. Puedes leer­los mal, pero no mien­ten. Nosotros tra­ba­jamos con un visu­al­izador de datos en el que mete­mos toda la infor­ma­ción que nos lle­ga des­de Weezevent respec­to a las bar­ras, los datos de acce­sos y tam­bién los KPIs y los obje­tivos. Mon­ta­mos un módu­lo que lla­mamos “La nave del mis­te­rio” en el que ten­emos una pan­talla por bar­ra y una pan­talla gen­er­al. Esto nos ayu­da a tomar deci­siones.
    Este año, teníamos 30 min­u­tos entre la actuación de Rigob­er­ta Ban­di­ni y la de C. Tan­gana. Teníamos 25 000 per­sonas den­tro del recin­to que tenían que hidratarse todos a la vez en 30 min­u­tos. Los datos nos ayu­daron a ges­tionarlo, y aun y todo, no lleg­amos. 

    Toda esa infor­ma­ción en tiem­po real, además de la gestión de las bar­ras, tam­bién nos per­mite hablar con los spon­sors para ver qué pro­duc­tos están fun­cio­nan­do mejor, inclu­so por horas, y poder mejo­rar los sigu­ientes días de fes­ti­val y tomar deci­siones para las acti­va­ciones de mar­ca.

    Hay que hac­er una inver­sión en equipo humano y téc­ni­co, pero los resul­ta­dos que obten­emos valen la pena. El coste de la “Nave del Mis­te­rio” por la max­i­mización de ingre­sos, a nosotros nos sale a cuen­ta».
    Car­les Martínez, CMO del Mal­lor­ca Live Fes­ti­val

    Fomentar la experiencia digital

    Como hemos obser­va­do en el estu­dio pre­sen­ta­do en la primera parte de la pre­sentación, la expe­ri­en­cia dig­i­tal crece de for­ma expo­nen­cial y, pese a ser opcional, Aman­dine insis­tió en su enorme impor­tan­cia y poten­cial para:

    • Reducir las infraestruc­turas en el recin­to.
    • Ofre­cer una expe­ri­en­cia mejo­ra­da a los asis­tentes y aumen­tar los ingre­sos.
    • Recoger el máx­i­mo de datos.

    Aman­dine com­par­tió el caso del fes­ti­val Cruïl­la, un ejem­p­lo mod­e­lo y gran caso de éxi­to, que elim­inó por com­ple­to los pun­tos de recar­ga en el fes­ti­val, con el cor­re­spon­di­ente ahor­ro y aumen­to en el uso del sis­tema. Un fes­ti­val 100% cash­less online con­ven­ci­do de los ben­efi­cios de este tipo de oper­a­ti­va.

    Gestión de proyecto

    La imple­mentación del cash­less en un fes­ti­val es un proyec­to trans­ver­sal que afec­ta a muchas áreas (pro­duc­ción, finan­zas, mar­ket­ing, patrocinio…), por lo que la gestión de proyec­to es clave para que sea un éxi­to y se aprovechen todas sus ven­ta­jas. Aman­dine recomendó, en base a lo obser­va­do, la des­i­gnación de una per­sona en la orga­ni­zación del fes­ti­val que se encar­gue de la coor­di­nación y seguimien­to del proyec­to cash­less en su glob­al­i­dad.

    «Si quieres max­i­mizar los ingre­sos, tienes que tomarte el cash­less casi como una unidad de nego­cio y asig­nar recur­sos, roles… Entonces podrás max­i­mizar los ben­efi­cios direc­tos, el dinero, y los ben­efi­cios indi­rec­tos, los datos».
    Car­les Martínez, CMO del Mal­lor­ca Live Fes­ti­val

    En con­clusión, para una bue­na imple­mentación del cash­less, no pier­das de vista estos 4 ver­bos: diver­si­ficar, comu­nicar, inver­tir (recur­sos, no solo dinero) y medir, medir, medir.

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    Mesas redondas — Del ticketing a los datos para mejorar la experiencia del fan

    Experiencia del fan

    Aman­dine Delpierre par­ticipó tam­bién en dos mesas redondas jun­to a otros pro­fe­sion­ales del sec­tor, en las que pudo debatir sobre difer­entes temas rela­ciona­dos con la tec­nología al ser­vi­cio de los fes­ti­vales, con un foco espe­cial en la ven­ta de entradas y en la recogi­da y uso de datos clave para mejo­rar la expe­ri­en­cia del fan.

    Sold out! Más allá de la venta de tickets

    Aman­dine Delpierre debatió con otros tres pro­fe­sion­ales de la ven­ta de entradas sobre cómo ha cam­bi­a­do el mun­do del tick­et­ing y hacia dónde va, apor­tan­do valiosa infor­ma­ción para afrontar con éxi­to los próx­i­mos lan­za­mien­tos y aprovechar todas las ven­ta­jas y opor­tu­nidades que ofrece esta tec­nología.

    «Las tick­eteras somos muy impor­tantes porque somos el pun­to de entra­da, el primer con­tac­to que tiene un fan con un fes­ti­val es la com­pra de su entra­da, el primer pun­to en el acce­so al fes­ti­val somos nosotros con la val­i­dación. Ges­tion­amos el dinero de los pro­mo­tores. Somos una parte fun­da­men­tal del sec­tor».
    Aman­dine Delpierre, Exec­u­tive VP Spain de Weezevent

    La experiencia del fan en festivales

    ¿Cómo uti­lizar los datos de clientes y el mar­ket­ing para incre­men­tar la ven­ta de tick­ets y mejo­rar la expe­ri­en­cia de los asis­tentes a un fes­ti­val? En esta char­la orga­ni­za­da por la Aso­ciación de Pro­mo­tores Musi­cales, Aman­dine Delpierre con­ver­só con otros pro­fe­sion­ales del sec­tor, sobre el uso de los datos de clientes y el mar­ket­ing para incre­men­tar la ven­ta de tick­ets y mejo­rar la expe­ri­en­cia de los asis­tentes a un fes­ti­val.

    «Aparte de la sin­gu­lar­ización de la expe­ri­en­cia, que es hacia donde hay que ir, a veces nos olvi­damos de la base de esa expe­ri­en­cia: ten­er un con­trol de acce­so flu­i­do, no hac­er una hora de colas… Para eso tam­bién están los datos. Al obser­var que tienes mucha gente que no ha entra­do y se está mon­tan­do cola, que tienes una bar­ra colap­sa­da… tienes que ten­er mecan­is­mos prepara­dos para actu­ar en base a lo obser­va­do. Suele haber cier­ta ret­i­cen­cia porque supone una inver­sión pero, como hemos obser­va­do en los fes­ti­vales con los que tra­ba­jamos, uti­lizar los datos siem­pre es rentable».
    Aman­dine Delpierre, Exec­u­tive VP Spain de Weezevent

    Premios Fest — Reconocimiento a los festivales de música

    Durante el BIME PRO, se cel­e­bran tam­bién los Pre­mios Fest: un reconocimien­to ded­i­ca­do en exclu­si­va a los fes­ti­vales de músi­ca.

    Este año, nos ale­gra ver cómo var­ios de los fes­ti­vales con los que hemos tra­ba­ja­do este ver­a­no (o inclu­so con los que lle­va­mos más tiem­po tra­ba­jan­do) han vis­to recono­ci­dos sus esfuer­zos por crear fes­ti­vales inolvid­ables, tan­to reci­bi­en­do el galardón como quedan­do final­is­tas en diver­sas cat­e­gorías.

    ¡No podemos cer­rar este artícu­lo sin dar­les nues­tra más sin­cera enhorabue­na!

    • Por­tAméri­ca
      • Mejor fes­ti­val de medi­ano for­ma­to (Ganador)
      • Fes­ti­val con mejor zona de restau­ración (Ganador)
      • Fes­ti­val con mejor zona de acam­pa­da (Final­ista)
      • Fes­ti­val más sostenible (Final­ista)
      • Diver­si­dad e igual­dad de género (Final­ista)
    • Cala Mijas
      • Fes­ti­val rev­elación (Ganador)
      • Fes­ti­val pro­duc­ción (Final­ista)
    • Cruïl­la
      • Mejor fes­ti­val de gran for­ma­to (Final­ista)
      • Mejor fes­ti­val por inno­vación (Final­ista)
    • Tomav­is­tas
      • Mejor fes­ti­val de medi­ano for­ma­to (Final­ista)
    • O Son Do Camiño
      • Fes­ti­val con mejor zona de acam­pa­da (Final­ista)

    ¿Orga­ni­zas un fes­ti­val? Des­cubre cómo nues­tra tec­nología puede ayu­darte a con­seguir tus obje­tivos medi­ante la ven­ta de entradas, con­trol de acce­so, pago cash­less y CRM e e‑mailing:

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    Ima­gen de por­ta­da: © Javier Rosa
    Ima­gen inte­ri­or: BIME PRO

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