Organizar un concierto implica llevar toda la organización al milímetro. Hay que pensar en muchos elementos: la sala, la fecha, el grupo, el sistema de sonido, las luces, vender entradas, las peticiones de los artistas… Existen diferentes herramientas que facilitan la tarea a los organizadores de conciertos. ¡Una de ellas es el retroplanning! Que no te asuste la palabra; nos apostamos lo que sea a que se convertirá en tu mejor amigo.
Índice
- ¿Qué es el retroplanning?
- Listar todas las tareas…
- Establecer una cronología
- Escoger el formato más apropiado
- Una herramienta de equipo
1. ¿Qué es el retroplanning?
El retroplanning es una herramienta de gestión de proyectos que permite visualizar las tareas programadas hasta la fecha límite de un proyecto —como puede ser un concierto—, teniendo en cuenta diversos elementos: la duración de las tareas, las tareas que dependen de la finalización de otras y las personas que se encargan de cada una. Una herramienta muy completa, que es mejor ir completando poco a poco, bloque a bloque, en lugar de tratar de rellenarlo todo de golpe.
2. Listar todas las tareas…
…que realizar antes del concierto
Empieza por listar las diferentes etapas de la preparación de tu concierto. Si no las tienes claras desde el primer momento, añadelas a medida que vaya avanzando la preparación.
…que realizar durante el concierto
¡Esto también vale para las tareas que hay que realizar en el momento del evento! Además, puedes crear un retroplanning específico para el día D, que estará dividido por horas. Esto puede ser beneficioso para:
- Acelerar el montaje / desmontaje;
- Organizar las tareas que realiza cada persona implicada;
- Facilitar un documento específico y detallado a las personas que estarán presentes durante el evento —no necesitarán disponer del retroplanning completo del evento—;
- Facilitar la comprensión y el uso del mismo durante sus tareas específicas gracias a la organización por horas:
- Ej: Los runners que tengan que trasladar a los artistas del hotel a la sala de conciertos, tendrán el programa detallado de su día.
…que realizar después del concierto
Tu retroplanning no finaliza cuando termina el evento. No olvides las tareas que hay que realizar después del evento:
- Recoger las opiniones de los asistentes a través de un formulario enviado por e-mail o en redes sociales;
- Comunicar por e-mail y en redes sociales para alargar —en formato virtual— la duración de la experiencia del evento:
- Publicar fotos, dar las gracias a los asistentes, organizar concursos fotográficos…
- Enviar tarjetas de agradecimiento a los invitados VIP;
- Realizar los últimos pagos a proveedores;
- Comparar el presupuesto estimado con los gastos reales y analizar las diferencias para poder ser más preciso en los próximos conciertos.
Todas estas tareas tienen que estar reflejadas en tu retroplanning.
3. Establecer una cronología
Para un retroplanning que funcione, es importante destacar ciertos elementos:
- La prioridad de las tareas y su interdependencia;
- ¿Qué tareas han de realizarse antes de abordar otras? Por ejemplo, no se puede reservar el alojamiento de los artistas antes de haber fijado un presupuesto para ello;
- ¿Qué tareas se mantienen a lo largo de toda la duración de la organización del concierto?
- La duración de las tareas;
- En días o en horas;
- En semanas, para los eventos más grandes.
- La persona responsable de cada tarea;
- Para crear un retroplanning que se siga y se respete, asigna cada tarea a una persona en concreto. Pase lo que pase, esta persona ha de asegurarse de que la tarea se ejecuta correctamente, en tiempo y forma.
4. Escoger el formato más apropiado
Los formatos clásicos
El retroplanning puede adoptar diferentes formas. Estas varían en función de la complejidad del proyecto, su tamaño y el número total de tareas. En el caso de un pequeño concierto, es perfectamente posible preparar un retroplanning en formato calendario, lista de tareas cronológica o tabla de Excel.
El diagrama de GANTT
Cuando se trata de un proyecto más complejo, podemos utilizar un diagrama de GANTT. Se trata de un planning que detalla las diferentes tareas y subtareas que hay que realizar. Con esta herramienta, se tiene en cuenta qué tareas hay que finalizar antes de abordar otras, lo que permite tener visibilidad sobre el margen de maniobra del que dispones. Existen muchos programas gratuitos para crear estos diagramas; con una sencilla búsqueda en Google encontrarás rápidamente el mejor para ti. Este sistema es ideal para personas muy organizadas, no es para cualquiera. ¡Pruébalo para ver si se adapta a tu forma de trabajar!
5. Una herramienta de equipo
El retroplanning es, ante todo, una herramienta de equipo y de ahí que sea interesante incluir en tu tabla una columna que indique la persona o personas responsables de cada tarea. Comparte el retroplanning con todo tu equipo, por ejemplo, en Google Drive. Esto crea un sentimiento de implicación y la información circulará con mayor rapidez dentro de la organización. ¿Qué más se puede pedir?
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