Organizar un torneo en la playa supone unos preparativos diferentes a un torneo en un recinto cerrado. La playa es un lugar público que atrae a numerosas personas y que está sujeto a unas normas específicas. Este entorno te da de por sí una gran libertad para organizar un evento totalmente atípico y por tanto con un gran potencial de éxito. Aquí unos consejos e ideas para lograr una organización de diez para tu torneo en la playa.
Deja volar tu imaginación
Tu torneo ha de destacarse de los demás eventos de tu localidad. Aquí unos consejos para diferenciarse y que tus asistentes se vayan diciendo: «El año que viene, ¡repetimos!»:
- Darle vida con actividades divertidas: castillos hinchables, sesiones de DJs, etc.
- Atraer a personalidades locales e influyentes: del mundo del deporte, artistas, instagrammers, etc.
- Involucrar a los patrocinadores para así financiar las actividades, incluso para que puedan ofrecer o vender sus propios productos y servicios.
- Animar a los asistentes a que se disfracen.
- Decorar con gusto la playa, en sintonía con la temática del evento.
Organiza tu torneo
Fija y comunica las normas del evento
¿Qué sería una competición sin reglas? Fijar unas normas puede parecer, en principio, laborioso, pero en realidad existen varias escapatorias para no tener que hacerlo:
- Descargar el reglamento directamente desde la página de la federación correspondiente si se trata de una competición oficial.
- Inspirarse del reglamento oficial añadiendo un par de modificaciones si se trata de un torneo atípico, como por ejemplo un torneo en el que los participantes tienen que ir disfrazados.
Comunica tu reglamento de tal manera que cualquiera pueda encontrar de forma sencilla esta información, y de esta forma te aseguras de que todos lo habrán consultado, entendido y aprobado antes de acudir a tu evento. Para ello, integrálo en tu:
- página web
- evento Facebook (con una bonita gráfica)
- página de Facebook
- apartado que describe el evento de tu plataforma de inscripciones online
- e-mail informativo que enviarás a tus asistentes unos días previos al torneo
El día D, colócalo en grandes carteles de PVC en formato A0.
Solicita los permisos
Para tener el permiso de ocupar un espacio público, haz la solicitud al ayuntamiento de la localidad en cuestión.
Además de para ocupar el espacio para tu torneo, asegúrate de si necesitas algún otro tipo de permiso y cómo tramitarlo. Por ejemplo, si quieres poner un espacio de restauración: el proceso diferirá ligeramente si vas a vender alcohol o no. ¡Pero en ningún caso dejes estos trámites para última hora!
Consejo: No te olvides de contratar un seguro de responsabilidad civil ¡y así despreocúpate del todo en caso de que un asistente o un voluntario se lastime durante el evento!
Alquila o compra material
Los deportes y actividades físicas necesitan por lo general material para:
- Jugar: pelotas, redes, silbatos…
- Premiar a los ganadores: trofeos, copas y medallas, productos de los patrocinadores (equipamiento, tarjeta regalo…) etc.
- Ambientar el evento: decoración, música, goodies…
- Organizar/ordenar/limpiar: marcadores, pizarras, papeleras y bolsas de basura…
¡Es fundamental establecer un presupuesto par evitar dolores de cabeza a posteriori!
Para nada estás obligado a comprar todo el material que necesita tu evento. Puedes alquilarlo o incluso te lo pueden prestar algunos clubes deportivos. La compra de material se puede convertir en interesante únicamente si lo vas a utilizar de forma recurrente.
Para los premios, solicita una participación económica a tus patrocinadores. ¡De esta forma, reducirás los costes y a la vez aumentarás la calidad de los premios!
Gestiona las inscripciones de los jugadores
Crea tu evento en una plataforma de inscripciones online como la de Weezevent y así te facilitarás la vida tú y también se la facilitarás a los participantes con las gestiones que tienen que hacer para apuntarse: ¡todos contentos! Además, puedes personalizar tu formulario de inscripción y de esta forma recopilar los datos que te interesan, incluso tus asistentes podrán subir su certificado médico si así lo deseas. También puedes fijar que las inscripciones sean nominativas para conocer a cada uno de los participantes, a los que podrás enviar información clave unos días antes del torneo, como por ejemplo la hora y lugar del evento, el reglamento, etc. Y además, podrás mantener el contacto con ellos una vez haya finalizado el evento, como por ejemplo enviándoles una encuesta de satisfacción, invitándoles a repetir la experiencia en la próxima fecha. ¡Todo esto se configura en un abrir y cerrar de ojos!
Estate listo para el día D
¡El torneo se acerca, tienes todo preparado y sólo deseas que empiece ya! Aún así, estate muy atento a cualquier detalle e imprevisto. No dudes en enviar a tus asistentes la misma mañana del torneo cierta información como por ejemplo la previsión meteorológica del día, los imprescindibles a no olvidar, etc.
Acude con cierta antelación al lugar de tu evento —el día anterior o a primera hora del día D— para instalarlo todo y hacer todas las pruebas que necesites. Estarás menos agobiado y por lo tanto serás más eficaz, evitando así que los asistentes más puntuales te interrumpan.
¡Ahora te toca a ti! Organiza un torneo de éxito, y descubre todas las ventajas de nuestras soluciones haciendo clic en el siguiente botón:
¡Nos vemos por weezevent.com!
