Organizar un simposio puede parecer complejo a primera vista. Sin embargo, con una organización cuidadosa y un enfoque metódico, puedes organizar un evento exitoso y profesional. Tanto si eres una empresa, un profesional con experiencia o si estás organizando tu primer simposio, será necesaria una gran preparación. Desde la definición de tus objetivos hasta la gestión de los aspectos logísticos y la invitación de expertos y clientes potenciales, hay muchos elementos a tener en cuenta.
Aquí tienes algunos consejos y trucos que te ayudarán a organizar un simposio con éxito.
Índice
1. ¿Qué es un simposio?
Un simposio es, ante todo, un acto que suele reunir a un grupo de expertos, investigadores, profesionales o aficionados de un determinado sector para hablar, presentar, debatir e intercambiar conocimientos y opiniones sobre un tema en concreto.
Los simposios pueden durar uno o varios días, y suelen incluir un gran número de ponencias, conferencias, talleres, mesas redondas, sesiones de preguntas y respuestas y debates interactivos. A menudo tienen lugar en espacios como palacios de congresos, universidades, hoteles o centros de investigación, que ofrecen la infraestructura necesaria para acoger a los asistentes y facilitar la conversación. Por último, los simposios pueden abarcar una amplia gama de sectores, como la ciencia, la tecnología, la medicina, el deporte, lo digital, la educación, el arte, la cultura, el medio ambiente, etc.
2. Define tus objetivos principales
Antes de empezar a organizar tu simposio, es fundamental que definas claramente tus objetivos. Aquí tienes algunas preguntas que pueden ayudarte:
- ¿Cuáles son las razones por las que organizas este evento?
- ¿Tu simposio tiene fines educativos o reúne a expertos destacados para debatir un tema científico muy técnico, y está solo destinado a quienes tienen los conocimientos necesarios?
- ¿Debe reunir a un gran número de expertos en diversos temas o centrarse en una única ponencia?
- ¿Qué resultados y oportunidades esperas al final del simposio?
Poner sobre la mesa todas estas preguntas y responderlas te ayudará, sin duda, a organizar y controlar tu evento profesional con mayor eficacia.
3. Elabora un presupuesto
Una buena gestión financiera es básica a la hora de organizar un simposio, como cualquier otro evento. Elabora un presupuesto teniendo en cuenta los gastos previstos, como el alquiler de la sala, los gastos de transporte de los ponentes, el catering, el equipo audiovisual, el presupuesto de comunicación, etc. Asegúrate de incluir un margen para gastos imprevistos: por desgracia, siempre pueden ocurrir. Busca también oportunidades de financiación como subvenciones, patrocinadores o colaboraciones, para apoyar económicamente tu evento. Por último, no olvides enumerar los ingresos previstos, como venta de entradas, venta de comida y bebida, comisiones por venta de libros, etc.
4. Elige el lugar y la fecha adecuados
Una vez definido el presupuesto, selecciona un lugar adecuado para tu simposio en función del número de asistentes previstos (expertos y público). Reserva el espacio lo antes posible para asegurarte de tener disponibilidad. Este tipo de espacios tienen bastante demanda y, por lo tanto, se reservan con meses de antelación. Elige también una fecha que venga bien tanto a ponentes como a asistentes. Evita los conflictos con otros eventos importantes y ten en cuenta la época del año y las condiciones meteorológicas, que podrían afectar a la asistencia.
5. Elabora un programa detallado
Ahora es el momento de elaborar el programa de tu evento, hora por hora, en función de las distintas intervenciones, debates, mesas redondas y presentaciones previstas. Crea un programa detallado para tu simposio, que incluya paneles paralelos, talleres, sesiones de preguntas y respuestas con los ponentes, etc. Asegúrate de que el programa ofrezca una variedad de temas y enfoques para interesar y atraer al mayor número posible de asistentes. También debe haber tiempo para intercambios informales que fomenten la interacción y el debate entre los asistentes.
6. Gestiona los aspectos logísticos
Del mismo modo, la gestión de los aspectos logísticos es vital para el buen funcionamiento de tu simposio. Asegúrate de que tienes todo el equipo audiovisual que necesitas, como proyectores, pantallas, micrófonos y un sistema de megafonía. También necesitarás una conexión a internet fiable para las presentaciones online y la interacción virtual. Distribuye la sala de manera que todos los asistentes puedan ver y oír las presentaciones con claridad. Por último, no olvides disponer de una zona dedicada a puestos de comida y bebida para el público y los ponentes.
7. Promociona tu simposio
Una vez que la organización esté casi completa, es el momento del marketing y la comunicación de tu evento. Utiliza una combinación de estrategias de marketing online y offline (folletos, etc.) para maximizar la visibilidad de tu evento. En primer lugar, crea una página web atractiva para el simposio, con información detallada sobre el programa, los ponentes y cómo inscribirse. Haz lo mismo con las redes sociales, LinkedIn será especialmente importante ya que el perfil del público objetivo es profesional. No dudes en colaborar con patrocinadores, socios y otros colaboradores profesionales para ampliar el alcance de tu comunicación.
8. Gestiona la inscripción de los asistentes
Por último, no olvides establecer un sistema de inscripción o un sistema de venta de entradas online que sea fácil de usar para los asistentes y accesible desde cualquier dispositivo. Esto te permitirá tanto recoger información clave del público como gestionar los pagos cuando proceda. No dudes en incluir tu enlace de venta de entradas en todos tus canales y medios de comunicación.
Con una plataforma completa dedicada a la gestión online de inscripciones y venta de entradas, así como el control de acceso, Weezevent facilita la organización, promoción y gestión eficaz de tu simposio.
