Las ruedas de prensa son una excelente forma de llamar la atención de los medios de comunicación y de anunciar algo importante. En general, están dirigidas a los periodistas, pero a veces también pueden difundirse por redes sociales u online. Como se trata de algo muy concreto, la organización de una rueda de prensa puede resultar compleja. En juego la imagen de tu empresa, por lo que tienes que hacerlo bien.
¡Estos son nuestros consejos para organizar una rueda de prensa con éxito!
Índice
1. Envía una nota de prensa
Como primer paso, hay que hacer una lista de medios de comunicación a los que invitar.
Elige a algunos periodistas o responsables de cada medio e invítalos a través de un comunicado de prensa enviado por correo electrónico, o llámales directamente. El protocolo consiste en ponerse en contacto con al menos algunas personas de cada cadena de televisión, revista o periódico.
Una nota de prensa es la forma adecuada de anunciar tu rueda de prensa a los medios de comunicación. Tiene que incluir una breve descripción del objetivo de la rueda de prensa y detalles importantes como la fecha, la hora y el lugar. Planifica el envío de la nota de prensa dos o tres días antes de la rueda de prensa.
2. Elige el momento y el lugar adecuados
Al planificar tu rueda de prensa, tu primera preocupación tiene que ser elegir un momento un lugar que se ajusten al ciclo de noticias y a la agenda de la mayoría de los periodistas. En general, las mejores horas para las ruedas de prensa son entre las 10:00 y las 15:00h, o a primera hora de la tarde, en torno a las 19.:00h, y los mejores días para las ruedas de prensa son los martes, miércoles y jueves.
Otro criterio importante: el lugar. Los medios de comunicación solo se desplazarán unos minutos para cubrir una noticia, a menos que se trate de una noticia realmente importante. También es interesante si la ubicación tiene un vínculo temático con el anuncio que piensas hacer.
Si estás organizando un evento al aire libre, es fundamental que tengas un plan B para el lugar de celebración, por si hiciera mal tiempo. Los periodistas no acudirán a un evento al aire libre si la previsión meteorológica es de lluvia.
3. Organiza tu rueda de prensa
A los periodistas les gustan las ruedas de prensa bien estructuradas. Es tu responsabilidad dar el espacio necesario para la cobertura de la prensa escrita, radio y, si es el caso, televisión. Por eso, es preferible dejar que los profesionales se ocupen de los ángulos de cámara, las luces…
Define tus objetivos. ¿Para qué es organizas la rueda de prensa?:
- ¿Para anunciar novedades sobre tu empresa, sus productos, su estructura, etc.?
- ¿Para aclarar una controversia o un asunto urgente?
- ¿Como reacción ante noticias negativas o críticas de los medios de comunicación?
Escribe un resumen de varios puntos clave que quieras destacar. Asegúrate de incluir también estos puntos clave en el dossier de prensa que entregues.
4. Ten en cuenta los elementos visuales
Es importante crear un entorno visualmente atractivo para tus ruedas de prensa. Para conseguir cobertura televisiva o una foto en el periódico, tiene que haber elementos visuales que fotografiar. También te ayudará a dar una imagen profesional ante periodistas y público. Por ejemplo, puedes utilizar un podio decorado para mostrar tus productos.
5. Ten un plan de acción
Prepara un orden del día detallado que incluya un horario completo del evento antes de la rueda de prensa y síguelo al pie de la letra ese día. Si la rueda de prensa empieza tarde, está desorganizada o se va por las ramas, dará una impresión equivocada a los periodistas.
El día de la rueda de prensa, es muy importante llegar unas horas antes para asegurarse de que el espacio está listo. Tienes que comprobar hay algo previsto para que los asistentes firmen con su nombre e indiquen el medio de comunicación al que pertenecen o su empresa. Puede ser una inscripción online seguida de un control de acceso o un registro con lápiz y papel, que puede llevar más tiempo. Asegúrate también de que haya muchos asientos orientados hacia la zona desde la que te dirigirás a los medios de comunicación.
La prensa suele hacer muchas preguntas al final de cada rueda de prensa, así que prepárate para responder a todas ellas. Si te hacen una pregunta que no sabes responder, no tengas miedo de decir que no estás seguro de tu respuesta y que la contestarás más tarde.
6. Entregar un dossier de prensa
Después de la rueda de prensa, no olvides los agradecimientos. Cuando los periodistas asisten a un evento, esperan recibir un dossier de prensa con información general sobre tu empresa. Asegúrate de tener a mano suficientes unidades, aunque ya lo hayas enviado por correo electrónico al anunciar el evento.
Con la información de la hoja de asistencia, dirígete a los medios de comunicación para darles las gracias. Si has recogido sus datos de contacto, ofrécete a responder a sus preguntas o envíales una copia del dossier de prensa por correo electrónico, si no lo has hecho antes. Este es un momento para construir relaciones, así que sé positivo en estas interacciones.
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