Organizar un coloquio empresarial es una excelente manera de fortalecer tus relaciones con tus socios y clientes actuales, además de ser un buen momento para conocer expertos en el campo. Sin embargo, organizar un coloquio requiere cierta preparación previa, así como tener en cuenta muchos elementos. Desde la elección de la sala, la fecha, hasta el tema central y los temas complementarios, ¡no se debe omitir nada!
Para ayudarte en la organización de tu coloquio, descubre una lista no exhaustiva de consejos y trucos para un coloquio empresarial exitoso.
Índice
1. Para empezar, ¿qué es un coloquio empresarial?
Un coloquio es un evento profesional generalmente organizado para ocasiones importantes, anuales o bienales y que reúne a expertos en un campo específico. Puede ser un coloquio en torno a temas ambientales, políticos, económicos, sociales, deportivos o cualquier otro tema, incluso muy específico. Esta es una oportunidad para que los asistentes conozcan a nuevas personas, clientes y expertos en su campo, compartan conocimientos y descubran nuevos temas especializados. Finalmente, un coloquio puede reunir a cientos de personas o incluso miles durante todo un fin de semana, o bien unas pocas docenas de personas durante una sola tarde.
2. ¿Por qué organizar un coloquio de empresa?
El objetivo principal de un coloquio para una empresa es promover el conocimiento de un tema determinado o un campo en particular como ya hemos mencionado. Organizar un evento de este tipo también permite a la empresa organizadora posicionarse en un sector específico, destacando así frente a los competidores y fortaleciendo su reputación. Si tienes un gran presupuesto, puedes convertirte en pionero en la organización de un coloquio anual en un sector específico, y así reunir a las personalidades y expertos más codiciados del sector.
Durante un coloquio empresarial, pueden acudir a presentar o dar a conocer un tema a través de mesas redondas, debates, conferencias, etc. Una mesa redonda se desarrolla mediante conversaciones entre diferentes ponentes que exploran una idea, mientras que una conferencia es la presentación general de un tema, a menudo por parte de un único ponente.
3. Establecer la fecha y la hora
Como cualquier evento, profesional o no, un coloquio empresarial ha de organizarse con el máximo de antelación posible y es necesario definir con precisión una fecha y un horario. Para un coloquio de varios días, opta por mitad de semana si los asistentes incluyen profesionales de la industria de toda España. Por ejemplo, organizar un coloquio en un fin de semana sería menos adecuado ya que el entorno del evento es profesional y no personal.
4. Contar con un presupuesto detallado
Es esencial contar con un presupuesto bien definido antes de cualquier preparación de un coloquio. De hecho, es necesario establecer todos los costes estimados, tanto fijos como variables, así como los recursos previstos. En un evento, siempre pueden surgir sorpresas de última hora, lo que puede llevar a costes imprevistos. Aquí tienes algunos costes que tienes que tener en cuenta:
- Gastos fijos para el alquiler del local, equipamiento (sillas, mesas…), seguridad, seguros, etc.
- Los costes varían según el número de asistentes y el momento elegido, además de en función de la elección de elementos como bebidas, comida, etc.
- Gastos relacionados con la movilización de personal, logística…
5. Elegir el lugar adecuado
La elección del lugar de celebración de tu coloquio también es de crucial importancia en la organización este. El lugar tiene que estar perfectamente adaptado al número de personas que acogerá, al tamaño deseado del evento y estar suficientemente equipado. La mayoría de las veces, los coloquios empresariales tienen lugar en salas dedicadas a eventos corporativos (ferias, conferencias…), pero también se pueden llevar a cabo en un lugar más pequeño y, por lo tanto, más barato, como una sala de fiestas local, por ejemplo. El presupuesto previsto y disponible influirá mucho en la elección de la sala en la que organizar de tu evento.
6. Gestión de las inscripciones
Una vez que hayas tenido en cuenta todos los elementos anteriores, es hora de gestionar las inscripciones a tu coloquio. Las inscripciones y los pagos de las mismas son un punto crucial en cualquier evento. Para ello, la mejor opción es contar con un sistema de inscripción y venta de entradas online, rápido de integrar en tu web o utilizar una página específica para el coloquio. Crear una solución interna puede llevar mucho tiempo y una página de registro bien hecha es de gran importancia para la experiencia del usuario y la facilidad del recorrido del cliente desde cualquier tipo de dispositivo (PC, móvil, tablet…).
7. Promocionar el evento
Una vez que los principales elementos de tu coloquio estén bien definidos, llega el momento de promocionar el evento. Tienes que preparar un plan de comunicación y marketing efectivo para llegar al público objetivo y a los expertos deseados. Para ello, prioriza las redes sociales (Facebook, Instagram, LinkedIn…), newsletters, flyers y otros carteles según las necesidades de tu coloquio empresarial. Plantéate también el patrocinio para conseguir una mayor visibilidad y un mayor alcance mediático. Por último, no dudes en ponerte en contacto con las administraciones locales (ayuntamientos…) que también pueden ayudarte a comunicar sobre tu evento.
Las soluciones de Weezevent son valiosas para una empresa que organiza un coloquio, ya que pueden gestionar de manera eficiente las inscripciones de los asistentes y sus pagos, así como proporcionar herramientas de comunicación para informar a los asistentes de los detalles del evento.
