Organiser un colloque réussi : toutes les étapes de A à Z

L’organisation d’un col­loque est un excel­lent moyen de ren­forcer vos rela­tions non seule­ment avec vos parte­naires et clients actuels mais c’est égale­ment le moment oppor­tun pour ren­con­tr­er des experts du domaine. Cepen­dant, organ­is­er un col­loque demande une cer­taine pré­pa­ra­tion en amont ain­si que la prise en compte de nom­breux élé­ments. Du choix de la salle, de la date, au thème et sujet cen­tral, il ne faut rien omet­tre !

Pour vous aider au mieux dans l’organisation de votre col­loque, décou­vrez une liste non exhaus­tive de con­seils et astuces pour un événe­ment d’entreprise réus­si.

1. Mais au fait, qu’est-ce qu’un colloque d’entreprise ?

Un col­loque est un événe­ment pro­fes­sion­nel générale­ment organ­isé pour des grandes occa­sions, annuelles ou bisan­nuelles et qui rassem­ble des experts dans un domaine bien spé­ci­fique. Il peut s’agir d’un col­loque autour des sujets envi­ron­nemen­taux, poli­tiques, économiques, soci­aux, sportifs ou tout autre domaine, même de niche. Il s’ag­it d’une occa­sion toute par­ti­c­ulière pour les par­tic­i­pants de ren­con­tr­er de nou­velles per­son­nes, clients et experts du domaine, de partager leurs con­nais­sances, et de décou­vrir de nou­veaux sujets spé­ci­fiques. Enfin, un col­loque peut aus­si bien rassem­bler des cen­taines de per­son­nes voire des mil­liers sur tout un week-end, comme quelques dizaines de per­son­nes sur une seule après-midi.

2. Pourquoi organiser un colloque d’entreprise ?

L’ob­jec­tif pre­mier d’un col­loque pour une entre­prise est de pro­mou­voir la démoc­ra­ti­sa­tion d’un sujet don­né ou un domaine par­ti­c­uli­er comme évo­qué précédem­ment. Organ­is­er un tel événe­ment per­met aus­si à l’entreprise organ­isatrice de se posi­tion­ner sur un secteur spé­ci­fique et con­cur­ren­tiel, pour ain­si se démar­quer des com­péti­teurs et ren­forcer sa notoriété. Si vous avez un bud­get con­séquent, vous pou­vez tout à fait devenir pio­nnier dans l’organisation d’un col­loque annuel dans un secteur bien spé­ci­fique, et ain­si rassem­bler les per­son­nal­ités et experts les plus con­voités du secteur. 

Au cours d’un col­loque d’entreprise, de nom­breux inter­venants et experts peu­vent venir présen­ter et démoc­ra­tis­er un sujet, au tra­vers par exem­ple de tables ron­des, de débats, de con­férences etc. Une table ronde engage des con­ver­sa­tions entre plusieurs inter­venants qui explorent une idée, tan­dis qu’une con­férence se con­cen­tre sur la présen­ta­tion glob­ale d’un thème ou sujet, sou­vent par une seule per­son­ne.

3. Bien définir la date et l’heure

Comme tout événe­ment pro­fes­sion­nel ou non, un col­loque d’entreprise doit être organ­isé le plus tôt pos­si­ble et une date ain­si qu’un créneau horaire doivent être défi­nis avec pré­ci­sion. Pour un col­loque de plusieurs jours, prévoyez le milieu de semaine si les par­tic­i­pants regroupent des pro­fes­sion­nels du secteur de partout en France. Organ­is­er un col­loque un week-end serait par exem­ple moins per­ti­nent comme le cadre de l’événement est pro­fes­sion­nel et non per­son­nel.

4. Avoir un budget prévisionnel précis

Il est indis­pens­able d’avoir un bud­get prévi­sion­nel bien défi­ni avant toute pré­pa­ra­tion d’un col­loque. En effet, vous devez établir non seule­ment les coûts futurs estimés, aus­si bien fix­es et vari­ables, que les ressources envis­agées. Une mau­vaise sur­prise de dernière minute peut tou­jours arriv­er dans un événe­ment, pou­vant engen­dr­er des coûts inopinés et non prévus. Voici quelques idées de coûts à envis­ager :

• Les coûts fix­es pour la loca­tion du lieu, le matériel (chais­es, tables…), la sécu­rité, les assur­ances, etc.
• Les coûts vari­ent en fonc­tion du nom­bre de par­tic­i­pants et de la péri­ode choisie, comme les bois­sons, nour­ri­t­ures etc.
• Les dépens­es liées à la mobil­i­sa­tion du per­son­nel, de la logis­tique…

5. Choisissez le lieu adéquat

Le choix du lieu de votre col­loque d’entreprise est égale­ment d’une impor­tance cru­ciale dans l’organisation de ce dernier. Le lieu doit être par­faite­ment adap­té au nom­bre de per­son­nes que vous allez accueil­lir, à l’ampleur souhaitée de l’événement ain­si qu’être suff­isam­ment équipé. La plu­part du temps, les col­lo­ques d’entreprises ont lieu dans des salles dédiées aux événe­ments d’entreprises (salons, con­férences, foires…), mais cela peut égale­ment se faire dans un lieu plus petit et par con­séquent moins cher comme une salle des fêtes locale par exem­ple. Le bud­get prévu et disponible va ain­si forte­ment influ­encer le choix de la salle pour l’organisation de votre événe­ment.

6. La gestion des inscriptions

Une fois que vous avez pris en compte tous ces dif­férents élé­ments, vient le moment de la ges­tion des inscrip­tions à votre col­loque. Vous devez en effet gér­er et faciliter les inscrip­tions et les paiements sur votre bil­let­terie. Pour cela, pensez à pro­pos­er un sys­tème d’inscription et de bil­let­terie en ligne, rapi­de à inté­gr­er sur votre site web ou sur une page dédiée à cet effet. La créa­tion d’une solu­tion interne peut être très chronophage et une page d’inscription bien faite est d’une haute impor­tance pour l’expérience util­isa­teur et la facil­ité du par­cours client depuis tout type d’appareil (PC, mobile, tablette…). 

7. La promotion de l’événement

Une fois que les étapes majeures de votre col­loque sont bien plan­i­fiées, il est essen­tiel de plan­i­fi­er la pro­mo­tion de votre événe­ment. Vous devez ain­si pré­par­er un plan de com­mu­ni­ca­tion et mar­ket­ing effi­cace pour touch­er le pub­lic ciblé et les experts souhaités. Pour cela, pri­orisez bien enten­du les réseaux soci­aux (Face­book, Insta­gram, LinkedIn…), les newslet­ters, les fly­ers et autres affich­es selon la taille de votre col­loque d’entreprise. Pensez égale­ment au spon­sor­ing, pour béné­fici­er d’une vis­i­bil­ité accrue et d’une portée médi­a­tique plus impor­tante. Enfin, n’hésitez pas à con­tac­ter les admin­is­tra­tions locales (mairies…) qui peu­vent égale­ment vous aider à com­mu­ni­quer sur votre événe­ment.

Les solu­tions de Weezevent sont pré­cieuses pour une entre­prise organ­isant un col­loque car elles per­me­t­tent de gér­er effi­cace­ment les inscrip­tions des par­tic­i­pants, de col­lecter les frais d’in­scrip­tion en ligne et de fournir des out­ils de com­mu­ni­ca­tion pour informer les par­tic­i­pants des détails de l’événe­ment.

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