La organización de un evento puede consumir mucho tiempo, sobre todo si quieres cuidar todos los detalles. Los minutos que dedicas a cada tarea son un bien muy valioso, razón de más para buscar la eficiencia.
La gestión de los asistentes es una de las tareas más importantes que tienes que realizar sin fallos. Gestionar las inscripciones online se presenta así como un medio eficaz para controlar esta etapa primordial de la organización, dedicándole el menor tiempo posible. Esta gestión resulta más económica si puedes realizarla online de forma gratuita.
El tiempo ahorrado te será útil para dedicarlo a otras tareas necesarias en tu organización. Sigue nuestros consejos para rentabilizar al máximo los momentos dedicados a la gestión de las inscripciones online.
Crear formularios de inscripción detallados
El formulario de inscripción es el primer instrumento que tienes disponible para la recolección de datos sobre las personas inscritas en tu evento. Has de utilizarlo para recoger el máximo posible de información sobre las personas que acudirán a tu evento, pero sin pasarte: recoge información relevante para tu evento.
Hay ciertos datos que será necesario conocer, pero es importante que se haga de manera profesional. Hacer preguntas demasiado personales (o indiscretas) no es en absoluto una buena idea. Las preguntas tienen que estar formuladas de forma concisa incluso si se necesitan respuestas detalladas. Además de tus preguntas, junto al formulario tiene que aparecer información importante relativa al desarrollo del evento, como el nombre, la fecha, el lugar y la descripción del evento.
Escoger una herramienta de inscripción online
Para facilitar la gestión de un evento y, en particular, la gestión de las inscripciones, es imprescindible contar con una buena herramienta de gestión online. Existen herramientas especializadas solamente en la inscripción, pero también puedes encontrar soluciones que te acompañen también en la creación de un sistema de venta de entradas o inscripciones online completo.
Si las inscripciones o entradas para tu evento son gratuitas, con Weezevent podrás gestionarlas de forma gratuita. Haz un seguimiento de todas las operaciones y haz las cosas a tu manera. Tus tareas se verán facilitadas enormemente. Tengas o no conocimientos informáticos, la solución de venta de entradas e inscripciones online de Weezevent es muy fácil de utilizar y ganarás tiempo que podrás dedicar al resto de tareas de la organización de tu evento.
Jugar con diferentes canales
Enviar formularios de inscripción por correo electrónico a los amigos es satisfactorio, pero si quieres que tu evento tenga un impacto real, tendrás que diversificar los canales de comunicación. Una de las formas más fáciles es utilizar tu propia página web, integrando el formulario directamente en ella o el microsite gratuito que te ofrece Weezevent para que no te sea un impedimento no contar con página web. Eso, sí, es importante que la inscripción sea fácil y rápida, por lo que elimina de tu formulario los campos inútiles.
Para dar más visibilidad a tu web o microsite, las redes sociales son el canal ideal. ¡Pero no el único! Por ejemplo, puedes negociar con tus colaboradores la inclusión de un widget de inscripción en su página o, al menos, un enlace a tu página o microsite.
Clasificar los invitados por categorías
Ya sea en el momento de la inscripción o in situ, es probable que tengas que clasificar a los asistentes para una mejor organización. Por eso, es importante que esta clasificación se realice desde el mismo momento de la inscripción o compra de su entrada. Las categorías pueden ser diferentes según las necesidades de tu evento: edad, rol en el evento, entrada VIP…
También puedes solicitar otro tipo de información para entender si tu mensaje ha llegado a la categoría de público objetivo que tenías en mente o no y, a partir de ahí, decidir si adaptar tu evento al público que estás recibiendo o reservar plazas para personas que sí estén en tu nicho objetivo.
Ofrecer una experiencia de inscripción personalizada
Personalizar la experiencia de inscripción incluye, por supuesto, personalizar tu formulario de inscripción, pero no es lo único.
También es interesante hacer una personalización visual que sumerja al futuro asistente en el universo de tu evento desde el momento mismo de la inscripción. Tu página web seguro que ya cumple este requisito, pero no dudes en personalizar también los botones de tu widget, tu microsite, o incluso las entradas, para que la experiencia sea lo más inmersiva posible y se despierte el entusiasmo de tu público, que tendrá cada vez más ganas de que llegue el momento de tu evento.
¡Ahora te toca a ti! Ya sabes cómo gestionar las inscripciones a tu evento de forma gratuita y eficaz. Haz clic en el siguiente botón para conocer todas las opciones que te ofrece Weezevent para tu evento gratuito:
