Gérer vos inscriptions en ligne gratuitement

Gérer vos inscriptions en ligne gratuitement

L’organisation d’un événement peut vous prendre énormément de temps, surtout lorsque vous avez à cœur de réussir cette organi­sation dans les moindres détails. Les minutes que vous accordez à chacune des tâches sont précieuses, raison de plus pour en profiter afin de faire un grand nombre de choses.

La gestion des parti­ci­pants est une des tâches les plus impor­tantes à assurer. Le nombre de parti­ci­pants que vous recevrez influencera la globalité de votre organi­sation. La gestion des inscrip­tions en ligne s’impose donc comme un moyen efficace de contrôler cette étape primor­diale tout en y accordant le moins de temps possible. Gestion pouvant s’avérer d’autant plus écono­mique lorsque vous pouvez gérer les inscrip­tions en ligne gratui­tement. Ce temps économisé vous sera utile pour assurer les multiples autres tâches de votre organi­sation. Pour renta­bi­liser au maximum les moments que vous accor­derez à cette gestion des inscrip­tions en ligne, suivez les quelques conseils qui suivent.

Créer des formulaires d’inscription détaillés

Le formu­laire d’inscription est le premier instrument de collecte d’informations sur vos inscrits que vous aurez à votre dispo­sition. Il doit de ce fait être utilisé de façon à recueillir le maximum d’informations sur les personnes que vous recevrez. Toutes ces infor­ma­tions vous aideront dans l’organisation de l’évènement. Il doit permettre de collecter des infor­ma­tions perti­nentes et impor­tantes sur les invités.

Il est néces­saire de connaître certaines infor­ma­tions mais il faut savoir rester profes­sionnel. Poser des questions trop person­nelles (voire indis­crètes) sur la vie privée de vos convives est loin d’être une bonne idée. Les questions posées doivent être formulées de façon concise même si les réponses doivent être très détaillées. En plus des questions que vous poserez, certaines infor­ma­tions concernant le dérou­lement de l’événement à venir doivent aussi obliga­toi­rement se trouver sur le formu­laire. C’est la raison pour laquelle il est recom­mandé de mettre le nom, la date, le lieu et la description de l’évé­nement auquel les parti­ci­pants sont conviés.

Faire le choix d’un outil d’inscription et de billetterie en ligne

Pour faciliter la gestion d’un événement et la gestion des inscrip­tions en parti­culier, il est indis­pen­sable d’avoir sous la main un bon outil de gestion en ligne. Il en existe qui sont spécia­lisés dans la gestion des inscrip­tions. Néanmoins, vous pourrez aussi trouver des solutions qui vous accom­pagnent également dans la création, la distri­bution et la vente de billets en ligne, en plus de vous aider à gérer les inscrip­tions, créer des formu­laires et effectuer un suivi de celles-ci.

Si l’inscription à votre événement est gratuite, utilisez Weezevent pour gérer les inscrip­tions en ligne gratui­tement. Vous super­vi­serez toutes les opéra­tions et effec­tuerez les choses à votre manière, et vos tâches seront grandement facilitées par l’assistance perma­nente dont vous dispo­serez. Que vous soyez un expert en infor­ma­tique ou un novice, la facilité de prise en main de la solution d’inscription en ligne, ainsi que la qualité de l’assistance dont vous dispo­serez vous permet­tront de gagner énormément de temps pour parfaire l’organisation de votre événement.

Jouer sur plusieurs canaux d’inscription

Envoyer des formu­laires à remplir par e‑mail à quelques amis est satis­faisant, mais si vous désirez donner un réel impact à votre événement, vous devrez penser à utiliser diffé­rents canaux pour vos inscrip­tions.

L’un des canaux les plus communs est l’insertion de liens et de formu­laires direc­tement sur votre site internet. Pour y arriver, vous devez veiller à ce que l’inscription reste facile et rapide. Il serait regret­table que le parti­cipant doive remplir une multitude de champs inutiles pour une seule inscription. Les réseaux sociaux sont également un moyen facile pour s’inscrire à un évènement. Profitez-en et offrez à vos invités l’occasion de finaliser leur inscription en quelques secondes en passant sur votre page ou par un lien vers le site.

Vous pourrez aussi insérer diffé­rents modules d’inscription sur d’autres sites parte­naires, d’autres pages et par beaucoup d’autres moyens. Ne vous limitez pas à un seul !

Classer les invités par catégories

Que ce soit au moment des inscrip­tions ou sur le lieu de l’événement, les invités devront être classés afin d’améliorer votre organi­sation. Il est donc important de les catégo­riser dès leur inscription. Ces catégories peuvent porter sur l’âge, la fonction, ou même le sexe. C’est une étape très impor­tante car elle vous permet de savoir clairement si la cible que vous visiez a été touchée par votre message.

Si par exemple vous organisez un séminaire pour sensi­bi­liser les jeunes femmes sur les diffé­rents aspects d’une grossesse, et que vous recevez plus d’inscriptions mascu­lines, il serait judicieux de limiter ces inscrip­tions mascu­lines afin de conserver les places pour la réelle cible du message. Pensez donc à inclure dans vos canaux d’inscription des moyens permettant de catégo­riser les parti­ci­pants en fonction du public que vous souhaitez atteindre.

Offrir une inscription personnalisée aux participants

La person­na­li­sation de votre formu­laire d’inscription consiste aussi à le rendre flexible et adaptable en fonction de l’utilisateur qui complétera les champs. En plus de traduire visuel­lement l’identité de votre évènement, il faudra aussi prendre en compte les diffé­rentes catégories de parti­ci­pants selon la classi­fi­cation faite préala­blement. Ensuite, pensez à person­na­liser tous les canaux d’inscription que vous mettez à la dispo­sition des parti­ci­pants.

Si vous avez opté pour votre site internet en tant que canal d’inscription, vous devrez aussi donner à ce dernier l’image de l’évènement que vous organisez. Il ne s’agira pas simplement de prévoir quelques cases à remplir sur un fond gris uniforme. En jouant avec les visuels, vous devrez vérita­blement donner envie au futur parti­cipant de cliquer et de remplir toutes les infor­ma­tions !

Vous avez tous les conseils néces­saires pour gérer gratui­tement et effica­cement les inscrip­tions à votre événement.

Vous aussi, gérez vos inscrip­tions en ligne gratui­tement avec Weezevent en cliquant ci-dessous :

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