Gérer vos inscriptions en ligne gratuitement

L’organisation d’un événe­ment peut vous pren­dre énor­mé­ment de temps, surtout lorsque vous avez à cœur de réus­sir cette organ­i­sa­tion dans les moin­dres détails. Les min­utes que vous accordez à cha­cune des tâch­es sont pré­cieuses, rai­son de plus pour en prof­iter afin de faire un grand nom­bre de choses.

La ges­tion des par­tic­i­pants est une des tâch­es les plus impor­tantes à assur­er. Le nom­bre de par­tic­i­pants que vous recevrez influ­encera la glob­al­ité de votre organ­i­sa­tion. La ges­tion des inscrip­tions en ligne s’impose donc comme un moyen effi­cace de con­trôler cette étape pri­mor­diale tout en y accor­dant le moins de temps pos­si­ble. Ges­tion pou­vant s’avérer d’autant plus économique lorsque vous pou­vez gér­er les inscrip­tions en ligne gra­tu­ite­ment. Ce temps économisé vous sera utile pour assur­er les mul­ti­ples autres tâch­es de votre organ­i­sa­tion. Pour rentabilis­er au max­i­mum les moments que vous accorderez à cette ges­tion des inscrip­tions en ligne, suiv­ez les quelques con­seils qui suiv­ent.

Créer des formulaires d’inscription détaillés

Le for­mu­laire d’inscription est le pre­mier instru­ment de col­lecte d’informations sur vos inscrits que vous aurez à votre dis­po­si­tion. Il doit de ce fait être util­isé de façon à recueil­lir le max­i­mum d’informations sur les per­son­nes que vous recevrez. Toutes ces infor­ma­tions vous aideront dans l’organisation de l’évènement. Il doit per­me­t­tre de col­lecter des infor­ma­tions per­ti­nentes et impor­tantes sur les invités.

Il est néces­saire de con­naître cer­taines infor­ma­tions mais il faut savoir rester pro­fes­sion­nel. Pos­er des ques­tions trop per­son­nelles (voire indis­crètes) sur la vie privée de vos con­vives est loin d’être une bonne idée. Les ques­tions posées doivent être for­mulées de façon con­cise même si les répons­es doivent être très détail­lées. En plus des ques­tions que vous poserez, cer­taines infor­ma­tions con­cer­nant le déroule­ment de l’événement à venir doivent aus­si oblig­a­toire­ment se trou­ver sur le for­mu­laire. C’est la rai­son pour laque­lle il est recom­mandé de met­tre le nom, la date, le lieu et la descrip­tion de l’événe­ment auquel les par­tic­i­pants sont con­viés.

Faire le choix d’un outil d’inscription et de billetterie en ligne

Pour faciliter la ges­tion d’un événe­ment et la ges­tion des inscrip­tions en par­ti­c­uli­er, il est indis­pens­able d’avoir sous la main un bon out­il de ges­tion en ligne. Il en existe qui sont spé­cial­isés dans la ges­tion des inscrip­tions. Néan­moins, vous pour­rez aus­si trou­ver des solu­tions qui vous accom­pa­g­nent égale­ment dans la créa­tion, la dis­tri­b­u­tion et la vente de bil­lets en ligne, en plus de vous aider à gér­er les inscrip­tions, créer des for­mu­laires et effectuer un suivi de celles-ci.

Si l’inscription à votre événe­ment est gra­tu­ite, utilisez Weezevent pour gér­er les inscrip­tions en ligne gra­tu­ite­ment. Vous super­vis­erez toutes les opéra­tions et effectuerez les choses à votre manière, et vos tâch­es seront grande­ment facil­itées par l’assistance per­ma­nente dont vous dis­poserez. Que vous soyez un expert en infor­ma­tique ou un novice, la facil­ité de prise en main de la solu­tion d’inscription en ligne, ain­si que la qual­ité de l’assistance dont vous dis­poserez vous per­me­t­tront de gag­n­er énor­mé­ment de temps pour par­faire l’organisation de votre événe­ment.

Jouer sur plusieurs canaux d’inscription

Envoy­er des for­mu­laires à rem­plir par e‑mail à quelques amis est sat­is­faisant, mais si vous désirez don­ner un réel impact à votre événe­ment, vous devrez penser à utilis­er dif­férents canaux pour vos inscrip­tions.

L’un des canaux les plus com­muns est l’insertion de liens et de for­mu­laires directe­ment sur votre site inter­net. Pour y arriv­er, vous devez veiller à ce que l’inscription reste facile et rapi­de. Il serait regret­table que le par­tic­i­pant doive rem­plir une mul­ti­tude de champs inutiles pour une seule inscrip­tion. Les réseaux soci­aux sont égale­ment un moyen facile pour s’inscrire à un évène­ment. Prof­itez-en et offrez à vos invités l’occasion de finalis­er leur inscrip­tion en quelques sec­on­des en pas­sant sur votre page ou par un lien vers le site.

Vous pour­rez aus­si insér­er dif­férents mod­ules d’inscription sur d’autres sites parte­naires, d’autres pages et par beau­coup d’autres moyens. Ne vous lim­itez pas à un seul !

Classer les invités par catégories

Que ce soit au moment des inscrip­tions ou sur le lieu de l’événement, les invités devront être classés afin d’améliorer votre organ­i­sa­tion. Il est donc impor­tant de les caté­goris­er dès leur inscrip­tion. Ces caté­gories peu­vent porter sur l’âge, la fonc­tion, ou même le sexe. C’est une étape très impor­tante car elle vous per­met de savoir claire­ment si la cible que vous visiez a été touchée par votre mes­sage.

Si par exem­ple vous organ­isez un sémi­naire pour sen­si­bilis­er les jeunes femmes sur les dif­férents aspects d’une grossesse, et que vous recevez plus d’inscriptions mas­cu­lines, il serait judi­cieux de lim­iter ces inscrip­tions mas­cu­lines afin de con­serv­er les places pour la réelle cible du mes­sage. Pensez donc à inclure dans vos canaux d’inscription des moyens per­me­t­tant de caté­goris­er les par­tic­i­pants en fonc­tion du pub­lic que vous souhaitez attein­dre.

Offrir une inscription personnalisée aux participants

La per­son­nal­i­sa­tion de votre for­mu­laire d’inscription con­siste aus­si à le ren­dre flex­i­ble et adapt­able en fonc­tion de l’utilisateur qui com­plétera les champs. En plus de traduire visuelle­ment l’identité de votre évène­ment, il fau­dra aus­si pren­dre en compte les dif­férentes caté­gories de par­tic­i­pants selon la clas­si­fi­ca­tion faite préal­able­ment. Ensuite, pensez à per­son­nalis­er tous les canaux d’inscription que vous met­tez à la dis­po­si­tion des par­tic­i­pants.

Si vous avez opté pour votre site inter­net en tant que canal d’inscription, vous devrez aus­si don­ner à ce dernier l’image de l’évènement que vous organ­isez. Il ne s’agira pas sim­ple­ment de prévoir quelques cas­es à rem­plir sur un fond gris uni­forme. En jouant avec les visuels, vous devrez véri­ta­ble­ment don­ner envie au futur par­tic­i­pant de cli­quer et de rem­plir toutes les infor­ma­tions !

Vous avez tous les con­seils néces­saires pour gér­er gra­tu­ite­ment et effi­cace­ment les inscrip­tions à votre événe­ment.

Vous aus­si, gérez vos inscrip­tions en ligne gra­tu­ite­ment avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

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