Sabemos que realizar un evento lleva mucha responsabilidad, pues existen diversos factores que deben considerarse para su ejecución, lograr la satisfacción de los asistentes, cumplir con el objetivo del evento, etc. Cada uno de estos factores puede o no garantizar el éxito de la organización. Hoy te compartiremos cómo garantizar el éxito de tu evento empresarial con ayuda de increíbles consejos que tenemos para ti.
Existen diversos factores que debes de cuidar para mantener a tus invitados satisfechos con una organización de primer nivel, la cual lograrás siguiendo estas recomendaciones:
Cómo garantizar el éxito de tu evento empresarial
Si estás por realizar un evento empresarial, tenemos para ti algunos consejos que te ayudarán a lograrlo de forma exitosa.
- Mantén un presupuesto: El presupuesto es un elemento sumamente importante para el éxito de tu evento, por lo que debes tener claro desde el primer momento cuánto es exactamente con lo que cuentas y planificar cuidadosamente para cubrir cubrir cada elemento. Asegúrate de tener tus prioridades establecidas durante la planeación. Define qué es más importante para ti, si elegir un lugar más caro, pero invitar a menos personas.
- Encuentra el lugar adecuado: Es muy importante dar una buena impresión. Sin duda, sorprender a tus invitados al llegar debe ser una prioridad. Si tu presupuesto es limitado y no puedes tener un lugar más amplio, puedes conseguir otras formas de hacerlo parecer más interesante y darle una atmósfera profesional y agradable para los asistentes.
- Organiza adecuadamente el evento: Antes de encontrar el lugar en el que quieres realizar el evento, debes establecer de qué va a tratar. Es decir, si es algo relacionado con negocios, puedes realizarlo en una sala de juntas o un lugar con cómodas mesas para fomentar la participación grupal. Si es un evento más grande, quizá necesitas apartar una fecha en algún salón. Checa estos consejos para elegir la mejor fecha para tu evento.
- Establece tu lista de asistentes: Antes de enviar invitaciones o hacer la publicidad de tu evento, debes tener en cuenta a tu público objetivo. Piensa cuidadosamente en el tipo de asistentes que son prioridad para tu evento, ajusta la organización y la publicidad en torno a ellos.
Beneficios de obtener la retroalimentación de los asistentes a tu evento empresarial
Si lo que quieres es asegurar el éxito de tu evento empresarial, obtener la retroalimentación de los asistentes es, sin duda, la mejor opción para lograrlo. Aquí tenemos para ti algunos beneficios de aplicar, por ejemplo, encuestas para eventos:
- Obtener la retroalimentación de los asistentes permite conocer sus necesidades y enfocarse en cumplirlas. De esta manera el dinero se administra a cubrir estos elementos y se gasta en las cosas adecuadas.
- Puedes recolectar información importante acerca de la efectividad en la organización del evento, en la capacidad de los conferencistas y el trabajo del personal.
- Con la información recolectada, los organizadores del evento pueden planear las próximas conferencias, dirigiendo sus esfuerzos a los puntos importantes.
- Permite aumenta la asistencia, ya que al mejorar la calidad del evento, los asistentes se sentirán valorados por tomar en cuenta sus comentarios y eso tendrá una impresión positiva.
Sin duda, asegurar el éxito de tu evento empresarial requiere de mucho esfuerzo. Satisfacer las necesidades y gustos de los asistentes puede resultar complicado, pero esto puede resolverse al conocer qué es lo que opinan y obtener su retroalimentación.
Uso de encuestas para garantizar el éxito de tu evento empresarial
Las encuestas para eventos permiten recolectar información sobre la satisfacción y experiencia durante y después del evento.
Los comentarios recolectados son sumamente importantes, ya que te permiten realizar cambios significativos en la organización y mejorar el desempeño con el propósito de aumentar el nivel de satisfacción de los usuarios.
Las encuestas para la evaluación de eventos se realizan con el objetivo de obtener información de los asistentes, por ejemplo, al finalizar la actividad.
Utilizar un software para encuestas te permite automatizar el proceso de recolección de datos y entender cuáles son las preferencias y necesidades de los asistentes. De esta manera, es posible realizar los ajustes necesarios para estar a la altura de los invitados.
Consejos para realizar una encuesta para eventos
Si estás por realizar una encuesta para eventos, tenemos para ti algunos consejos que te ayudarán a realizarla de manera eficaz:
No dejes pasar mucho tiempo para aplicar la encuesta: Aplica un cuestionario para evaluación de eventos tan pronto como haya finalizado. De esta manera los asistentes recordarán cada detalle, y podrán expresar cómo se sienten, ya que la experiencia seguirá reciente.
Te recomendamos enviar encuestas por correo electrónico, agradeciendo su asistencia, así se motivarán más a compartir su retroalimentación.
Utiliza elementos multimedia: La mayoría de los asistentes prefieren retirarse del lugar del evento antes de esperarse y tener que responder a múltiples preguntas.
Te recomendamos hacer una encuesta corta y agregar imágenes atractivas para aumentar tu tasa de respuesta.
Evalúa a los conferencistas: Al finalizar el evento, los invitados solo recordarán a los conferencistas que más les agradaron.
Al evaluar a todos los participantes puedes saber cuáles fueron de su agrado y las razones de su elección. De esta manera puedes elegir a los mejores conferencistas de acuerdo al interés de la audiencia y asegurar una alta tasa en el público.
Optimiza tus encuestas para móvil: En ocasiones resulta difícil recolectar los comentarios de los asistentes, ya que al finalizar el evento, abandonan el lugar de inmediato. Así que te recomendamos adaptar tus encuestas para dispositivos móviles.
Al utilizar los dispositivos móviles para encuestas, permites que los asistentes respondan en el momento adecuado, donde sea que se encuentren.
Diseña una encuesta atractiva: Utiliza el logo de tu marca, así los encuestados la mantendrán en su mente, incluso cuando el evento finalice.
Inserta un mensaje final: Aprovecha el uso de encuestas para agradecer a los invitados su asistencia y participación. Esto ayudará a mantener el nombre de tu marca en su memoria. Además, puedes utilizar esta página final para promocionar tus próximos eventos y tener una idea del número de asistentes.
Otro punto importante: No olvides responder a las preguntas de los asistentes a tu evento.
Ejemplos de preguntas para una encuesta de eventos empresariales
Si estás en el proceso de realizar una evaluación que te ayude a garantizar el éxito de tu evento empresarial, te damos algunos ejemplos para lograrlo:
- ¿Cómo te enteraste de nuestro evento?
- ¿Has asistido a eventos anteriores organizados por nosotros?
- ¿El evento cumplió con las expectativas que tenías?
- Del 1 al 10, donde 1 es muy insatisfecho y 10 es muy satisfecho, ¿Cómo calificarías la organización del evento?
- ¿Te encuentras satisfecho con la calidad de las conferencias?
- ¿Te encuentras satisfecho con los temas tratados en el evento?
- Menciona a los 3 ponentes que más te gustaron
- Menciona a los 3 ponentes que menos te gustaron
- ¿Qué fue lo que más te gustó del evento?
- ¿Podrías decir que te fuiste con nuevo conocimiento de nuestro evento?
- ¿Qué fue lo que menos te gustó del evento?
- ¿Asistirás a nuestros próximos eventos?
- ¿Tienes algún comentario o sugerencia acerca de nuestros eventos?
- Considerando tu experiencia general del evento, ¿Qué probabilidad hay de que nos recomiendes a tus amigos, compañeros de trabajo o familiares?
Garantizar el éxito de tu evento empresarial es todo un reto, pero con la ayuda de estos consejos el proceso será mucho más fácil y efectivo. ¡Suerte en ello!
Autor: Equipo QuestionPro LATAM
