Cómo garantizar el éxito de tu evento empresarial

Sabe­mos que realizar un even­to lle­va mucha respon­s­abil­i­dad, pues exis­ten diver­sos fac­tores que deben con­sid­er­arse para su eje­cu­ción, lograr la sat­is­fac­ción de los asis­tentes, cumplir con el obje­ti­vo del even­to, etc. Cada uno de estos fac­tores puede o no garan­ti­zar el éxi­to de la orga­ni­zación. Hoy te com­par­tire­mos cómo garan­ti­zar el éxi­to de tu even­to empre­sar­i­al con ayu­da de increíbles con­se­jos que ten­emos para ti.

Exis­ten diver­sos fac­tores que debes de cuidar para man­ten­er a tus invi­ta­dos sat­is­fe­chos con una orga­ni­zación de primer niv­el, la cual lograrás sigu­ien­do estas recomen­da­ciones:

Cómo garantizar el éxito de tu evento empresarial

Si estás por realizar un even­to empre­sar­i­al, ten­emos para ti algunos con­se­jos que te ayu­darán a lograr­lo de for­ma exi­tosa.

• Man­tén un pre­supuesto: El pre­supuesto es un ele­men­to suma­mente impor­tante para el éxi­to de tu even­to, por lo que debes ten­er claro des­de el primer momen­to cuán­to es exac­ta­mente con lo que cuen­tas y plan­i­ficar cuida­dosa­mente para cubrir cubrir cada ele­men­to. Asegúrate de ten­er tus pri­or­i­dades estable­ci­das durante la planeación. Define qué es más impor­tante para ti, si ele­gir un lugar más caro, pero invi­tar a menos per­sonas.
• Encuen­tra el lugar ade­cua­do: Es muy impor­tante dar una bue­na impre­sión. Sin duda, sor­pren­der a tus invi­ta­dos al lle­gar debe ser una pri­or­i­dad. Si tu pre­supuesto es lim­i­ta­do y no puedes ten­er un lugar más amplio, puedes con­seguir otras for­mas de hac­er­lo pare­cer más intere­sante y dar­le una atmós­fera pro­fe­sion­al y agrad­able para los asis­tentes.
• Orga­ni­za ade­cuada­mente el even­to: Antes de encon­trar el lugar en el que quieres realizar el even­to, debes estable­cer de qué va a tratar. Es decir, si es algo rela­ciona­do con nego­cios, puedes realizar­lo en una sala de jun­tas o un lugar con cómodas mesas para fomen­tar la par­tic­i­pación gru­pal. Si es un even­to más grande, quizá nece­si­tas apartar una fecha en algún salón. Checa estos con­se­jos para ele­gir la mejor fecha para tu even­to.
• Establece tu lista de asis­tentes: Antes de enviar invita­ciones o hac­er la pub­li­ci­dad de tu even­to, debes ten­er en cuen­ta a tu públi­co obje­ti­vo. Pien­sa cuida­dosa­mente en el tipo de asis­tentes que son pri­or­i­dad para tu even­to, ajus­ta la orga­ni­zación y la pub­li­ci­dad en torno a ellos.

Beneficios de obtener la retroalimentación de los asistentes a tu evento empresarial

Si lo que quieres es ase­gu­rar el éxi­to de tu even­to empre­sar­i­al, obten­er la retroal­i­mentación de los asis­tentes es, sin duda, la mejor opción para lograr­lo. Aquí ten­emos para ti algunos ben­efi­cios de aplicar, por ejem­p­lo, encues­tas para even­tos:

• Obten­er la retroal­i­mentación de los asis­tentes per­mite cono­cer sus necesi­dades y enfo­carse en cumplir­las. De esta man­era el dinero se admin­is­tra a cubrir estos ele­men­tos y se gas­ta en las cosas ade­cuadas.
• Puedes recolec­tar infor­ma­ción impor­tante acer­ca de la efec­tivi­dad en la orga­ni­zación del even­to, en la capaci­dad de los con­fer­encis­tas y el tra­ba­jo del per­son­al.
• Con la infor­ma­ción recolec­ta­da, los orga­ni­zadores del even­to pueden plan­ear las próx­i­mas con­fer­en­cias, dirigien­do sus esfuer­zos a los pun­tos impor­tantes.
• Per­mite aumen­ta la asis­ten­cia, ya que al mejo­rar la cal­i­dad del even­to, los asis­tentes se sen­tirán val­o­rados por tomar en cuen­ta sus comen­tar­ios y eso ten­drá una impre­sión pos­i­ti­va.

Sin duda, ase­gu­rar el éxi­to de tu even­to empre­sar­i­al requiere de mucho esfuer­zo. Sat­is­fac­er las necesi­dades y gus­tos de los asis­tentes puede resul­tar com­pli­ca­do, pero esto puede resol­verse al cono­cer qué es lo que opinan y obten­er su retroal­i­mentación.

Uso de encuestas para garantizar el éxito de tu evento empresarial

Las encues­tas para even­tos per­miten recolec­tar infor­ma­ción sobre la sat­is­fac­ción y expe­ri­en­cia durante y después del even­to.

Los comen­tar­ios recolec­ta­dos son suma­mente impor­tantes, ya que te per­miten realizar cam­bios sig­ni­fica­tivos en la orga­ni­zación y mejo­rar el desem­peño con el propósi­to de aumen­tar el niv­el de sat­is­fac­ción de los usuar­ios.

Las encues­tas para la eval­u­ación de even­tos se real­izan con el obje­ti­vo de obten­er infor­ma­ción de los asis­tentes, por ejem­p­lo, al finalizar la activi­dad.

Uti­lizar un soft­ware para encues­tas te per­mite autom­a­ti­zar el pro­ce­so de recolec­ción de datos y enten­der cuáles son las pref­er­en­cias y necesi­dades de los asis­tentes. De esta man­era, es posi­ble realizar los ajustes nece­sar­ios para estar a la altura de los invi­ta­dos.

Consejos para realizar una encuesta para eventos

Si estás por realizar una encues­ta para even­tos, ten­emos para ti algunos con­se­jos que te ayu­darán a realizarla de man­era efi­caz:

No dejes pasar mucho tiem­po para aplicar la encues­ta: Apli­ca un cues­tionario para eval­u­ación de even­tos tan pron­to como haya final­iza­do. De esta man­era los asis­tentes recor­darán cada detalle, y podrán expre­sar cómo se sien­ten, ya que la expe­ri­en­cia seguirá reciente.

Te recomen­damos enviar encues­tas por correo elec­tróni­co, agrade­cien­do su asis­ten­cia, así se moti­varán más a com­par­tir su retroal­i­mentación.

Uti­liza ele­men­tos mul­ti­me­dia: La may­oría de los asis­tentes pre­fieren reti­rarse del lugar del even­to antes de esper­arse y ten­er que respon­der a múlti­ples pre­gun­tas.

Te recomen­damos hac­er una encues­ta cor­ta y agre­gar imá­genes atrac­ti­vas para aumen­tar tu tasa de respues­ta.

Evalúa a los con­fer­encis­tas: Al finalizar el even­to, los invi­ta­dos solo recor­darán a los con­fer­encis­tas que más les agradaron.

Al eval­u­ar a todos los par­tic­i­pantes puedes saber cuáles fueron de su agra­do y las razones de su elec­ción. De esta man­era puedes ele­gir a los mejores con­fer­encis­tas de acuer­do al interés de la audi­en­cia y ase­gu­rar una alta tasa en el públi­co.

Opti­miza tus encues­tas para móvil: En oca­siones resul­ta difí­cil recolec­tar los comen­tar­ios de los asis­tentes, ya que al finalizar el even­to, aban­do­nan el lugar de inmedi­a­to. Así que te recomen­damos adap­tar tus encues­tas para dis­pos­i­tivos móviles.

Al uti­lizar los dis­pos­i­tivos móviles para encues­tas, per­mites que los asis­tentes respon­dan en el momen­to ade­cua­do, donde sea que se encuen­tren.

Dis­eña una encues­ta atrac­ti­va: Uti­liza el logo de tu mar­ca, así los encues­ta­dos la man­ten­drán en su mente, inclu­so cuan­do el even­to final­ice.

Inser­ta un men­saje final: Aprovecha el uso de encues­tas para agrade­cer a los invi­ta­dos su asis­ten­cia y par­tic­i­pación. Esto ayu­dará a man­ten­er el nom­bre de tu mar­ca en su memo­ria. Además, puedes uti­lizar esta pági­na final para pro­mo­cionar tus próx­i­mos even­tos y ten­er una idea del número de asis­tentes.

Otro pun­to impor­tante: No olvides respon­der a las pre­gun­tas de los asis­tentes a tu even­to.

Ejemplos de preguntas para una encuesta de eventos empresariales

Si estás en el pro­ce­so de realizar una eval­u­ación que te ayude a garan­ti­zar el éxi­to de tu even­to empre­sar­i­al, te damos algunos ejem­p­los para lograr­lo:

1. ¿Cómo te enteraste de nue­stro even­to?
2. ¿Has asis­ti­do a even­tos ante­ri­ores orga­ni­za­dos por nosotros?
3. ¿El even­to cumplió con las expec­ta­ti­vas que tenías?
4. Del 1 al 10, donde 1 es muy insat­is­fe­cho y 10 es muy sat­is­fe­cho, ¿Cómo cal­i­fi­carías la orga­ni­zación del even­to?
5. ¿Te encuen­tras sat­is­fe­cho con la cal­i­dad de las con­fer­en­cias?
6. ¿Te encuen­tras sat­is­fe­cho con los temas trata­dos en el even­to?
7. Men­ciona a los 3 ponentes que más te gus­taron
8. Men­ciona a los 3 ponentes que menos te gus­taron
9. ¿Qué fue lo que más te gustó del even­to?
10. ¿Podrías decir que te fuiste con nue­vo conocimien­to de nue­stro even­to?
11. ¿Qué fue lo que menos te gustó del even­to?
12. ¿Asi­s­tirás a nue­stros próx­i­mos even­tos?
13. ¿Tienes algún comen­tario o sug­eren­cia acer­ca de nue­stros even­tos?
14. Con­sideran­do tu expe­ri­en­cia gen­er­al del even­to, ¿Qué prob­a­bil­i­dad hay de que nos recomien­des a tus ami­gos, com­pañeros de tra­ba­jo o famil­iares?

Garan­ti­zar el éxi­to de tu even­to empre­sar­i­al es todo un reto, pero con la ayu­da de estos con­se­jos el pro­ce­so será mucho más fácil y efec­ti­vo. ¡Suerte en ello!

Autor: Equipo Ques­tion­Pro LATAM