3 pasos clave para organizar eventos profesionales

3 pasos clave para organizar eventos profesionales

La orga­ni­zación de even­tos pro­fe­sion­ales muchas veces no es la úni­ca tarea de la per­sona encar­ga­da de ello. Hay muchas cosas que pen­sar en un peri­o­do de tiem­po que siem­pre es demasi­a­do cor­to. Aquí tienes algu­nas líneas de tra­ba­jo para que tu even­to sal­ga a la per­fec­ción y orga­ni­zar­lo de man­era ópti­ma.

Índice

  1. Enviar invita­ciones
  2. Plan­i­ficar la jor­na­da
  3. Hac­er bal­ance

1. Enviar invitaciones

Primeras fas­es de la orga­ni­zación del even­to: plan­i­ficar la fecha, el for­ma­to y esti­mar el número de asis­tentes.

Cui­da el envío de invita­ciones. Si se tra­ta de un even­to inter­no, puedes hac­er­lo de man­era infor­mal por e‑mail y a través de los canales de comu­ni­cación inter­na de la empre­sa (intranet…).

si tu even­to tiene un carác­ter más com­er­cial, para lla­mar la aten­ción de clientes poten­ciales y colab­o­radores, per­son­al­iza las invita­ciones y envía las invita­ciones con bas­tante antelación y más ade­lante un recorda­to­rio. Por ejem­p­lo, envía un Save the date y un recorda­to­rio con varias sem­anas de antelación (sobre todo si hay vaca­ciones de por medio, lo que hace que se acu­mulen los e‑mails). Incluye el nom­bre y apel­li­do y añade un toque orig­i­nal o per­son­al; de esta for­ma cam­biará la per­cep­ción que el invi­ta­do tiene del even­to y esto jugará a tu favor.

Asegúrate tam­bién de que les pique la curiosi­dad: temáti­ca del even­to, activi­dades, invi­ta­dos espe­ciales…

Incluye un for­mu­la­rio den­tro del pro­ce­so de inscrip­ción, incluye un for­mu­la­rio (no muy largo para que los asis­tentes no se ago­b­i­en con demasi­adas pre­gun­tas) en el que reco­jas los datos que más te interese recoger: empre­sa, puesto, activi­dades y work­shops que les intere­san…). Así, cono­cerás mejor sus expec­ta­ti­vas y obten­er datos útiles para la orga­ni­zación y la comu­ni­cación de tu even­to.

Si tienes pen­sa­do incluir ponen­cias, talleres o debates, puedes crear una platafor­ma de inscrip­ción con sesiones para poder saber cuán­tas per­sonas pien­san acud­ir a cada uno de ellos y poder alargar o acor­tar unos e inclu­so orga­ni­zar mejor las salas.

2. Planificar la jornada

El for­ma­to de tu even­to depende del obje­ti­vo del mis­mo. ¿Va a durar media jor­na­da, un día entero, dos días…? Esta primera decisión será nece­saria para poder deter­mi­nar el espa­cio, el horario y los provee­dores que nece­si­tarás para tu even­to.

¿Tus invi­ta­dos no se cono­cen entre sí? Inci­ta los encuen­tros e inter­cam­bios. Crea espa­cios de net­work­ing y activi­dades que favorez­can la inter­ac­ción y la unión de equipos. Una app o un juego inter­ac­ti­vo pueden ser bue­nas her­ramien­tas para hac­er tu even­to más lúdi­co, hac­er que se conoz­ca mejor la empre­sa e implicar a los asis­tentes.

En el caso de ten­er entre tus invi­ta­dos clientes poten­ciales, presén­tales tus pro­duc­tos y ser­vi­cios de una man­era ines­per­a­da, ya sea a través de una activi­dad, espa­cios inter­ac­tivos… Es intere­sante aunar 2 tipos de pre­senta­ciones: una orig­i­nal y, en un segun­do momen­to, otras más con­ven­cional para quienes pre­fier­an una pre­sentación en un for­ma­to keynote. De esta for­ma con­seguirás que toda la infor­ma­ción que quieres dar llegue a tu públi­co.

¿Va a haber pre­senta­ciones y ponen­cias? Uti­liza un lengua­je sen­cil­lo y favorece el debate, evi­ta los Pow­er Point demasi­a­do for­males; exis­ten mul­ti­tud de nuevas solu­ciones hoy en día para ani­mar tus reuniones, com­par­tir e inter­ac­tu­ar.

Uti­liza las redes sociales para obten­er vis­i­bil­i­dad e inci­ta a que se com­par­tan tus posts. Tus colab­o­radores e invi­ta­dos serán tus mejores emba­jadores. Man­tén las redes acti­vas; es fun­da­men­tal gener­ar impli­cación.

No min­im­ices los tiem­pos de pausa, ya sea el desayuno, la comi­da o el cock­tail de la cena. Son momen­tos que te per­miten dar un toque per­son­al­iza­do a tu even­to y un momen­to dis­ten­di­do con la pres­en­cia de foodtrucks, cater­ing, stands orig­i­nales, músi­ca… Son momen­tos muy impor­tantes para la expe­ri­en­cia de asis­tente. Tómate el tiem­po de encon­trar los provee­dores ade­cua­dos, expli­car­les bien lo que bus­cas y pre­v­er toda la logís­ti­ca que esto con­ll­e­va: ¿Cómo se van a colo­car en el espa­cio? ¿En qué horario?

3. Hacer balance

Al final del even­to es intere­sante pedir feed­back a los asis­tentes, sin olvi­dar dar­les las gra­cias por su par­tic­i­pación: ¿Qué momen­tos y activi­dades les han gus­ta­do más? ¿Qué se podría mejo­rar? ¿Les gus­taría asi­s­tir a una nue­va edi­ción el año sigu­iente?

Volve­mos a insi­s­tir en la impor­tan­cia de los datos. Toda la infor­ma­ción recogi­da es fun­da­men­tal para hac­er bal­ance de tu even­to y estable­cer las posi­bles mejo­ras para tus próx­i­mos even­tos. Tam­bién te servirán para volver a con­tac­tar a los intere­sa­dos, enviar men­sajes seg­men­ta­dos en fun­ción de los temas que les han intere­sa­do. ¿Qué stands han vis­i­ta­do? ¿A qué ponen­cias han asis­ti­do? ¿Han par­tic­i­pa­do en el net­work­ing?

Puedes recoger parte de esta infor­ma­ción medi­ante los for­mu­la­rios rel­lena­dos durante la inscrip­ción pero tam­bién es impor­tante pedir un feed­back durante el even­to.

Inte­grar un sis­tema cash­less puede ser una bue­na solu­ción. Con los chips NFC podrás hac­er un seguimien­to de los stands en los que se real­ice una acti­vación de mar­ca vía NFC o en los que se puedan realizar com­pras. Tam­bién se tra­ta de una inno­vación intere­sante para los asis­tentes.

Orga­ni­za tú tam­bién tu even­to pro­fe­sion­al de man­era sen­cil­la con Weezevent hacien­do clic en el sigu­iente botón:

Más infor­ma­ción

Con­tac­ta con nosotros

Comparte este artículo en