Ha llegado la primavera y esto solo puede significar una cosa: es hora de organizarse para la fiesta de verano de la oficina. Organizar una fiesta de empresa en verano puede ser una gran idea para subir la moral a los trabajadores y ofrecer un incentivo a mitad de año. ¿Por qué esperar hasta Navidad para dar las gracias a tu equipo cuando puedes hacerlo durante los meses más cálidos, cuando todo el mundo está de buen humor?
El truco para que una fiesta de empresa en verano tenga éxito es empezar a organizarla con tiempo. Esto no solo te da la posibilidad de acceder a los mejores lugares de celebración, sino que también tendrás más tiempo para prepararlo todo, con suerte sin pánico de última hora. Como ocurre con la organización de cualquier evento, nunca debes subestimar la cantidad de organización requerida ni el tiempo que pueden llevar las cosas. Con esto en mente, echemos un vistazo a los pasos y consejos para organizar una fiesta de empresa veraniega.
Índice
1. ¿Tu evento de verano tiene que tener un tema?
Crear un ambiente relajado para que tus invitados disfruten de la fiesta de verano puede ser mucho más fácil si tienes un tema claramente definido alrededor del cual organizarlo todo. Ya optes por una clásica barbacoa en el jardín o una fiesta en la playa, elijas el tema de los ochenta, Las mil y una noches o añadas un toque mexicano, un evento deportivo o un toque de misterio con una historia de asesinatos, el tema te ayudará a dirigir tu creatividad en la dirección correcta. El tema te ayudará a presentar un programa coherente para el día o la noche de la fiesta, desde las decisiones sobre las invitaciones y la decoración de la fiesta hasta los códigos de vestimenta, el entretenimiento y las actividades y, por supuesto, la comida y la bebida.
2. ¿Cuál es tu presupuesto?
Elaborar un presupuesto realista es crucial para que puedas empezar a planificar en serio, así que establece tus parámetros financieros antes de dejar volar tu imaginación. El presupuesto lo determinará todo, desde la restauración hasta el entretenimiento y la elección del lugar de celebración. Un castillo hinchable gigante puede sonar divertido, pero ¿te lo puedes permitir? Elegir un lugar peculiar puede aumentar el interés de la invitación al evento y atraer a más invitados y, sorprendentemente, existen muchos lugares únicos que no te costarán más de lo que pagarías en otro lugar.
3. Elegir fecha y hora
Otro detalle logístico importante que tienes que decidir desde el principio es la fecha de tu evento de empresa. ¿Día laborable o fin de semana? ¿De día o de noche? Es posible que a algunos miembros del equipo no les guste la idea de dedicar su tiempo libre a sus compañeros de trabajo o que tengan otros compromisos que les impidan asistir fuera del horario laboral. A otros les puede encantar la idea de una buena fiesta. Por otro lado, una fiesta entre semana en horario de oficina podría ser un verdadero incentivo para el personal. Sea cual sea la fecha que decidas, asegúrate de avisar a los invitados con la máxima antelación posible para que reserven el día en sus agendas.
4. La importancia de la restauración
Está claro que la buena comida y bebida son la base de todo evento corporativo. Puedes tener el lugar más increíble, el mejor entretenimiento en vivo y el tema de evento más divertido del planeta, pero si el bar se queda sin existencias a mitad de la noche, a tus invitados no les hará ninguna gracia. Lo mismo ocurre con la comida. Si bien las opiniones positivas sobre las empresas de catering son importantes, si durante el evento sus platos se sirven tarde o fríos, no son apetecibles o simplemente no hay suficiente comida para los asistentes, literalmente dejan mal sabor de boca. Y, lamentablemente, eso es de lo que la gente hablará al día siguiente.
5. ¿Qué tipo de evento estás organizando?
También tienes que pensar detenidamente en el propósito y el formato de tu próximo evento de verano. ¿Quieres organizar algo informal para tu equipo, para recompensarlos por su arduo trabajo? ¿Va a ser un evento familiar con acompañantes, niños y mascotas? ¿O preferirías añadir una dimensión de networking a la fiesta de verano invitando a clientes y otros contactos importantes del sector? Todas estas son decisiones clave que han de aprobarse internamente, ya que afectan sustancialmente a tu planificación.
6. Encuentra el lugar de celebración perfecto
Elegir el lugar adecuado para tu evento corporativo de verano puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Asegúrate de que el lugar refleje el tema de tu evento y tu cultura de empresa. No tendrías una fiesta en la piscina con temática hawaiana en un sótano urbano, ¿verdad? Comprueba que la ubicación sea fácilmente accesible en términos de transporte público o aparcamiento y que el tamaño y el presupuesto se ajusten a tus necesidades. Comprueba también que el equipo adecuado en cuanto a material audiovisual, de iluminación y tecnología esté disponible para el entretenimiento o las actividades que has organizado.
7. Recuerda tener en cuenta el tiempo atmosférico
Encontrar el lugar adecuado está muy bien, pero ¿has considerado lo imprevisible que puede llegar a ser el clima? Cualquier persona que organice un festival de música contará con un plan de contingencia para mitigar las posibles condiciones climáticas extremas durante el verano. Para cualquier fiesta de empresa al aire libre, es muy recomendable prever cómo te adaptarás a los aguaceros repentinos o a las temperaturas sofocantes. Asegúrate de contar con alternativas como terrazas cubiertas, carpas para fiestas o techos retráctiles, para proteger a los asistentes y a los artistas de los elementos.
8. ¿Qué tipo de entretenimiento incluir?
Hay una gran cantidad de opciones disponibles de entretenimiento para eventos corporativos, así que elige algo que se adapte al tema de tu evento y a tu cultura de empresa. No tiene sentido optar por monólogos atrevidos si no todo tu equipo está en la misma onda. Desde bandas en directo hasta DJs y bailes, magia y circo, desafíos en escape rooms, juegos y concursos, decide qué es lo que sorprenderá en tu evento de verano con el nivel de interacción adecuado para los asistentes.
9. ¿Debería haber actividades de team building?
Por último, ofrecer actividades en las que todos puedan participar puede ser una excelente manera de desviar la atención de la comida y la bebida y añadir un componente de team building al evento. Desde el mini-golf hasta el ping-pong, una búsqueda del tesoro o un karaoke, todo el mundo puede así socializar y crear vínculos, incluidos aquellos que normalmente no trabajan juntos. Las actividades añaden estructura al evento de una manera divertida y emocionante y ayudan a levantar la moral del equipo. También se pueden utilizar como entretenimiento nocturno, lo que te permite matar dos pájaros de un tiro.
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