Comment trouver un sponsor pour son événement ?

Comment trouver un sponsor pour son événement ?

Vous avez de grandes ambi­tions pour votre événe­ment ? Vous voulez attir­er encore plus de par­tic­i­pants ? Pensez au spon­sor­ing !

Quel sponsor pour votre événement ?

Avant de con­tac­ter une entre­prise, il faut savoir com­ment la con­va­in­cre ! Au préal­able, définis­sez ce que vous partagez avec elle : une pas­sion, un engage­ment, … C’est ce qui va piquer la curiosité de la mar­que et la faire s’investir dans votre pro­jet. Lis­tez vos besoins : finance­ment, vis­i­bil­ité, dota­tions, …

Il existe dif­férents types de spon­sor­ing en fonc­tion de vos besoins : 

  • Spon­sor­ing Financier : Dans ce cas vous faites appel à une entre­prise pour qu’elle par­ticipe au finance­ment de votre événe­ment en échange d’espaces de vis­i­bil­ité de taille pro­por­tion­nelle à l’implication de la mar­que dans le bud­get.
  • Spon­sor­ing Matériel : Organ­is­er un événe­ment demande une quan­tité impor­tante de matériel. Tentes, bars, mobiliers pour des espaces “chill”, gob­elets, scéno­gra­phies, déco­ra­tion… Ce type de spon­sor­ing per­met aux organ­isa­teurs d’alléger la fac­ture en deman­dant à des mar­ques de leur fournir le matériel néces­saire à la bonne instal­la­tion de l’événement. L’intérêt de ce type de parte­nar­i­at est que l’échange de vis­i­bil­ité va de soi. En effet, la mar­que peut fournir du matériel et y appos­er directe­ment son logo afin de s’assurer le con­trôle de sa vis­i­bil­ité sur le site.
  • Spon­sor­ing de Ser­vice : de nom­breux frais sont liés à la pub­lic­ité (encar­ts pub­lic­i­taires dans les médias, con­cep­tion d’un site web…), à la sécu­rité ou encore à la loca­tion du lieu. Met­tre en place des parte­nar­i­ats avec des entre­pris­es locales ou des col­lec­tiv­ités ter­ri­to­ri­ales pour­ra vous aider à réduire les frais. Les événe­ments sont de bonnes occa­sions d’augmenter leur audi­ence ou sim­ple­ment de leur apporter du con­tenu exclusif, pour les médias qui pra­tiquent volon­tiers ce type de spon­sor­ing. Vous pou­vez donc don­ner des espaces de vis­i­bil­ité à des médias qui, en échange, vous don­neront des espaces pub­lic­i­taires et per­me­t­tront ain­si à votre événe­ment d’atteindre de nom­breuses nou­velles cibles. Veillez toute­fois à ne pas faire appel à des médias con­cur­rents et à bien choisir en fonc­tion de votre pub­lic.

Si vous cherchez un spon­sor pour votre pre­mière édi­tion, inutile de vis­er trop grand.
L’important n’est pas la taille du spon­sor mais bien son impli­ca­tion dans le pro­jet. Une petite entre­prise aura par­fois plus de volon­té qu’une grande.

Plusieurs objec­tifs peu­vent guider la déci­sion d’une entre­prise à choisir le spon­sor­ing :

  • la notoriété (la mar­que veut être vue et retenue par le plus grand nom­bre)
  • l’im­age (l’entreprise veut être asso­ciée à une iden­tité, idée ou cause aux yeux de ses clients et prospects),
  • l’acquisition (l’entreprise veut attir­er de nou­veaux clients et prof­ite d’un événe­ment pour présen­ter ses ser­vices, touch­er une nou­velle audi­ence)

Par­courez les sites des entre­pris­es que vous souhai­teriez avoir comme spon­sors et com­prenez leur pro­jet, leur iden­tité. L’idée est ici de trou­ver tous les points de con­tacts pos­si­bles entre votre événe­ment et la mar­que. Que peut-elle vous apporter et que pou­vez-vous lui apporter en retour ?

Quels sont vos atouts ? Que pouvez-vous proposer à la marque ?

Estimez l’audi­ence de votre événe­ment et sa cou­ver­ture médi­a­tique. Bien quan­tifiées, ces don­nées seront un véri­ta­ble faire-val­oir pour votre événe­ment vis-à-vis des mar­ques qui ver­ront un grand intérêt à spon­soris­er votre événe­ment pour leur vis­i­bil­ité.

Quelles valeurs souhaitez-vous véhiculer à tra­vers votre événe­ment ? Quelle his­toire racon­tez-vous ? Trou­ver des valeurs com­munes entre votre événe­ment et la mar­que vous don­nera un argu­ment de plus pour prou­ver que vous aiderez la mar­que à ren­forcer son image. Pensez égale­ment à des actions ou acti­va­tions qu’elle pour­rait met­tre en place sur l’événement : dis­tri­b­u­tion de good­ies, prise de parole, … tout est à imag­in­er !

Enfin, quan­ti­fiez le nom­bre d’espaces que vous pour­rez leur con­sacr­er avec, si pos­si­ble, une esti­ma­tion du nom­bre de per­son­nes qui ver­ront le logo ou le slo­gan de la mar­que vous per­me­t­tant de val­oris­er vos espaces de vis­i­bil­ité (physique comme virtuel, comptez tout : d’une affiche sur le site à une ban­nière sur votre site web).

Comment monter son dossier de sponsoring

Une fois la ou les mar­ques cor­re­spon­dant à votre pro­jet trouvée.s, vous pou­vez pass­er à l’é­tape suiv­ante : la con­sti­tu­tion du dossier de spon­sor­ing. Conçu un peu comme une pla­que­tte com­mer­ciale, vous devrez le ren­dre attrayant et agréable à lire, enrichissez le d’infographies et de pho­tos, insis­tez bien sur une iden­tité graphique claire, soignée et bien iden­ti­fi­able. Soyez le plus exhaus­tif pos­si­ble tout en restant con­cis

  • Présen­tez-vous et vos équipes
  • Présen­tez votre pro­jet : son con­cept, ses objec­tifs, son iden­tité. Le type de pub­lic visé, les parte­nar­i­ats déjà mis en place, les médias et le plan de com­mu­ni­ca­tion envis­agés, la taille de vos infra­struc­tures et la récur­rence de vos événe­ments (ponctuels ou récur­rents). Si vous avez déjà organ­isé un événe­ment, pensez à y inclure toutes ses retombées médi­a­tiques. Le même type de con­tenu que l’on retrou­verait dans un dossier de presse (his­toire, ambi­tion, pro­gramme, parte­naires, infor­ma­tions pra­tiques…) à des­ti­na­tion des mar­ques.
  • Présen­tez vos besoins : finance­ment, vis­i­bil­ité, four­ni­tures… Atten­tion à bien jus­ti­fi­er tel ou tel besoin de manière chiffrée ou du moins en y asso­ciant des objec­tifs pré­cis et claire­ment com­préhen­si­bles par la mar­que. Pour les jus­ti­fi­er détaillez ce que vous êtes prêt à lui offrir.
  • Con­stituez ensuite une offre con­crète. Quels avan­tages aura la mar­que à être votre spon­sor ?
     À quels objec­tifs répon­drez-vous ? Com­ment cela se met­tra con­crète­ment en place sur votre événe­ment ? Où la mar­que sera-t-elle vis­i­ble ? Pro­posez-vous de sim­ples affich­es avec le logo ou bien des activ­ités organ­isées par la mar­que pour une mise en avant plus spé­ci­fique ? Les pos­si­bil­ités sont infinies, ten­tez de les séduire en leur appor­tant de vrais raisons d’aider votre pro­jet. N’hésitez pas à pro­pos­er des packs d’offres, plus clairs et lis­i­bles.

Voici quelques exem­ples d’échange de vis­i­bil­ité que vous pour­rez pro­pos­er à vos poten­tiels spon­sors :

  • Sup­ports de com­mu­ni­ca­tion : Vous pou­vez plac­er le logo de vos spon­sors sur tous vos sup­ports de com­mu­ni­ca­tion : fly­ers, affich­es, teasers, sur votre site web, sur le pro­gramme de votre événe­ment (vous pour­riez même leur con­sacr­er une page de ce pro­gramme afin qu’ils puis­sent expli­quer leur démarche et béné­fici­er d’une vis­i­bil­ité plus impor­tante)
  • Per­son­nal­i­sa­tion d’espaces dédiés aux mar­ques sur place : beau­coup de mar­ques, notam­ment de bois­sons ou de nour­ri­t­ure, ont l’habitude de per­son­nalis­er des points de vente à leurs couleurs, ils peu­vent ain­si vous fournir des moyens matériels tout en déci­dant eux-mêmes de la façon de présen­ter leur logo sur votre événe­ment
  • Dis­tri­b­u­tion de good­ies : pro­pos­er à des mar­ques de dis­tribuer des good­ies et/ou échan­til­lon pro­duits sur votre événe­ment peut être une vraie solu­tion gag­nante pour tous . Ce type de vis­i­bil­ité à un intérêt pour la mar­que qui entre en rela­tion avec de poten­tiels clients, tout en appor­tant un béné­fice à vous et vos par­tic­i­pants.
  • Jeux con­cours : vous pou­vez pro­pos­er à des médias, parte­naires, de met­tre en place des con­cours sur les réseaux soci­aux pour faire gag­n­er des good­ies ou des places par exem­ple. Les con­cours du type “like, partage et com­mente ce post pour gag­n­er des cadeaux” sont un très bon moyen d’augmenter con­sid­érable­ment votre vis­i­bil­ité et d’attendre des publics que vous n’auriez pas pu attein­dre seul et vice-ver­sa pour votre parte­naire.

Tout est prêt main­tenant pour pass­er à l’étape la plus com­pliquée : la prise de con­tact. Vous pour­riez essay­er d’entrer en con­tact par les salons pro­fes­sion­nels ou par télé­phone mais atten­dez-vous à ren­con­tr­er quelques dif­fi­cultés. L’envoi d’emails et les relances télé­phoniques restent la méth­ode inévitable et essen­tielle.

Vous avez dégoté un ren­dez-vous ? Cela pour­ra pren­dre du temps, ne vous découragez pas ! Le jour de votre présen­ta­tion, soyez orig­i­nal. Apportez du neuf par rap­port à votre dossier : com­ment a avancé le pro­jet depuis ? Quels nou­veaux parte­nar­i­ats avez-vous mis en place ? Avez-vous eu de nou­velles idées à ajouter à votre offre ? Appuyez votre présen­ta­tion d’un dia­po­ra­ma, pourquoi pas de vidéos. Mon­trez que vous con­nais­sez l’entreprise à laque­lle vous par­lez et sachez mon­tr­er que votre pro­jet est en adéqua­tion avec celle-ci !

Les mar­ques appré­cient avoir l’exclusivité sur un événe­ment, mais libre à vous d’en choisir plusieurs. Vous pour­riez par exem­ple trou­ver un spon­sor dif­férent pour cha­cun de vos besoins et leur apporter des offres per­son­nal­isées en fonc­tion du type de ser­vice que la mar­que vous ren­dra.

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Vous aus­si, organ­isez votre événe­ment sim­ple­ment avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

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