Cómo encontrar patrocinadores para tu evento

¿Tienes grandes expectativas para el futuro de tu evento? ¿Quieres atraer más asistentes todavía? ¡El patrocinio puede ser la clave!

Índice

1. Cómo elegir el mejor patrocinador para tu evento

Antes de contactar con potenciales patrocinadores, tienes que saber cómo convencerlos para que se involucren en tu proyecto: ¡es imprescindible apelar a su marca!

Empieza por hacer una lista de lo que vuestras marcas tienen en común: una pasión, un compromiso… Esto es lo primero que llama la atención de una empresa a la hora de interesarse por tu proyecto.

También tienes que tener claras cuáles son tus necesidades, y por tanto qué les vas a pedir: financiación, visibilidad, equipamiento… y, por supuesto, ¡lo que les vas a ofrecer en contrapartida!

Tipos de patrocinio

En función de tus necesidades, hay distintas formas posibles de patrocinio:

Patrocinio financiero: La empresa patrocinadora colabora en la financiación de tu evento a cambio de visibilidad, en diferentes espacios y soportes, apareciendo en un tamaño proporcional a su implicación económica.
Patrocinio material: En la organización de un evento se necesita muchísimo material: escenarios, carpas, vasos, mobiliario para barras y zonas «chill out», decoración… Con este tipo de patrocinio, las marcas proporcionan parte de este material, aligerando así la factura del organizador. En este tipo de acuerdo, la visibilidad del patrocinador está implícita: puede colocar su logotipo directamente en el material proporcionado, lo que le otorga el control sobre su propia visibilidad durante el evento.
Patrocinio en forma de servicio: Igual que ocurre con el material, un evento conlleva también muchos gastos en servicios: relacionados con la publicidad (espacios publicitarios en medios de comunicación, creación de una página web…), con la seguridad, el alquiler de un espacio… De nuevo, una buena forma de reducir estos gastos es llegar a acuerdos con empresas locales. Los eventos son una excelente plataforma de comunicación para estas empresas o, en el caso de los medios de comunicación (colaboradores frecuentes en este tipo de patrocinio), una estupenda fuente de contenido exclusivo. Así, puedes ofrecer visibilidad a los medios y pedirles en contrapartida espacios publicitarios que permitan que tu evento llegue a muchos más asistentes potenciales. Ten siempre cuidado de escoger bien a qué medios dirigirte en función de tu público objetivo, y de no colaborar con medios que sean competencia entre sí.

Posibles objetivos de tus patrocinadores, en los que poner el foco

La decisión de una empresa de involucrarse como patrocinadora puede estar motivada por objetivos muy diversos: fidelizar clientes, crear o mejorar su imagen de marca, conseguir nuevos clientes…

Estos posibles objetivos están englobados principalmente en tres tipos:

Notoriedad: La empresa quiere llegar al máximo de personas; quiere que la vean y que se queden con su marca.
Imagen: La empresa quiere trabajar su identidad de marca; quiere que sus clientes actuales y potenciales la asocien con una idea o una causa en concreto.
Captación: La empresa quiere conseguir nuevos clientes y aprovecha el evento para presentar sus servicios o introducirse en un nuevo nicho de mercado.

Investiga bien la empresa que quieres que te patrocine. Empieza por su página web, y asegúrate de entender bien su proyecto, su identidad… El objetivo es encontrar todos los puntos que pueda tener en común con tu evento. ¿Qué te puede aportar esa marca, y qué le puedes ofrecer en contrapartida? Haz lo mismo con todos los potenciales patrocinadores que hayas seleccionado.

Si es la primera edición de tu evento

Si estás buscando un patrocinador para la primera edición de tu evento, no tiene sentido que mires demasiado alto. Lo importante no es el tamaño del patrocinador sino su implicación en el proyecto. Muchas veces, una empresa pequeña se compromete más, y por tanto se implica más que una grande.

2. ¿Cuál es tu atractivo? ¿Qué puedes ofrecer a la marca?

Haz una estimación de la audiencia de tu evento y de su cobertura mediática. Estos datos, bien cuantificados, son un gran atractivo para los patrocinadores potenciales; puedes despertar su interés por la visibilidad que les ofreces.

¿Cuál es la historia de tu evento que quieres contar? ¿Qué valores quieres transmitir con tu evento? Si consigues encontrar coincidencias entre tus valores y los de la marca, tienes un argumento muy potente: ¡ayudarás a la empresa a consolidar o reforzar su imagen de marca!

La empresa patrocinadora podría incluso hacer alguna acción de activación de marca durante el evento como repartir goodies, tomar la palabra en algún momento… ¡todo lo que se te ocurra!

Haz una estimación de cuántos espacios le ofrecerás y, si puedes, estima también cuántas personas estarán expuestas al logotipo o al eslogan de la marca. Esto te permite destacar y dar más valor a estos espacios (ten en cuenta tanto los espacios físicos como los virtuales: desde un cartel en el lugar del evento hasta un banner en tu página web).

3. ¿Cómo crear un dossier de patrocinio?

créer un dossier de sponsoring

Cuando ya has identificado la o las marcas que encajan con tu proyecto, toca pasar a la siguiente fase: elaborar tu propuesta de patrocinio.

¿Qué formato utilizar para el dossier de patrocinio?

Tienes que concebirla como si se tratase de una propuesta comercial: hazla visualmente atractiva y fácil de leer, incluye infografías e imágenes, asegúrate de que tenga una identidad gráfica clara, cuidada y bien identificable. El contenido tiene que ser exhaustivo pero conciso.

No infravalores la maquetación de tu dossier de patrocinio. Este tiene que ser claro, atractivo y completo. Puedes contratar a un profesional de la maquetación y el diseño gráfico o la dirección de arte para ayudarte con esta tarea.

Si dominas las herramientas de diseño gráfico, puedes inspirarte y adaptar plantillas de dossiers de patrocinio disponibles en internet.

¿Qué ha de contener el dossier de patrocinio?

Presentación de la organización y del equipo: ¿Quiénes somos? ¿Qué hacemos? ¿Desde cuándo? ¿Cuáles son nuestros objetivos?
Presentación detallada del proyecto: ¿En qué consiste? ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Cuál es su identidad? ¿Cuál es el público objetivo? ¿Qué acuerdos de patrocinio están ya cerrados? ¿Cuál es el plan de comunicación? ¿Con qué medios vamos a trabajar? ¿Cuál es el tamaño del evento y de las instalaciones donde tendrá lugar? ¿Es un evento puntual o recurrente? Si no es la primera edición, es buena idea incluir los datos de la repercusión mediática de la última edición. Es importante proporcionar toda la información que incluirías en un dossier de prensa (historia, proyección de futuro, programa, colaboradores, información práctica…), pero teniendo en cuenta que está dirigida a una marca.
Tus necesidades: ¿Por qué y para qué necesitamos patrocinadores? Financiación, visibilidad, material… Pon atención en justificar y desglosar al máximo cada necesidad, con cifras detalladas y asociadas a objetivos concretos y fácilmente comprensibles. Así, cada patrocinador sabrá en qué está contribuyendo exactamente. No olvides dejar bien claro lo que estás dispuesto a ofrecer en contrapartida.
Tu oferta: ¿Qué beneficios obtendrá la marca si te patrocina? ¿Qué objetivos concretos cubrirás? ¿Cómo se va a materializar todo esto en tu evento? ¿En qué espacios concretos se dará visibilidad a la marca (incluye, si puedes, una estimación de las personas que estarán expuestas a la marca en función del soporte o la ubicación)? ¿Tu propuesta se basa en simples carteles con el logotipo o incluye actividades que puede organizar la marca para tener un impacto más focalizado? Las posibilidades son ilimitadas; intenta conquistar a las empresas dándoles buenas razones para colaborar con tu proyecto. Propón diferentes opciones de colaboración presentadas en packs, de forma que tu oferta sea más clara y fácil de leer.

¿Qué ofrecer a los potenciales patrocinadores?

Aquí tienes algunos ejemplos de contrapartidas que puedes ofrecer a los patrocinadores potenciales:

Soportes publicitarios: Todos tus soportes publicitarios son susceptibles de serlo también para tus patrocinadores: flyers, carteles, vídeos, tu página web, el programa de tu evento (podrías incluso ofrecerles una página entera en el programa de mano para explicar lo que hacen, dándoles una visibilidad aún mayor), etc.
Personalización completa de algún espacio: Muchas marcas, especialmente las de comida o bebida, están acostumbradas a personalizar completamente un punto de venta con sus colores corporativos y a su imagen. Con este sistema, te estarían proporcionando material, y son ellos quienes deciden la forma concreta de presentar su logo en tu evento.
Distribución de goodies: Una fórmula satisfactoria para todos puede ser que las marcas distribuyan pequeños regalos o muestras en tu evento. A la marca le interesa este tipo de acción, porque le permite entrar en contacto con clientes potenciales al tiempo que también te beneficia a ti y a los asistentes de tu evento.
Juegos y concursos: Puedes proponer a los medios de comunicación o a otros colaboradores que hagan concursos en las redes sociales, ofreciendo la posibilidad de ganar, por ejemplo, goodies o entradas. Los concursos de tipo “dale a ‘me gusta’, comparte y comenta el post para conseguir un regalo” son una forma estupenda de aumentar tu visibilidad de forma considerable, y de llegar a un público al que no hubieras tenido acceso por tus propios medios, y lo mismo les ocurre a tus colaboradores.

4. ¿Cómo contactar con patrocinadores potenciales?

Ya lo tenemos todo listo para pasar a la fase más complicada: la toma de contacto.

comment trouver des sponsors pour mon événement

Puedes intentar entrar en contacto por teléfono o en ferias profesionales, pero cuenta con que te encontrarás con ciertas dificultades. Es imprescindible e inevitable pasar por enviar e-mails, y retomar el contacto por vía telefónica tras el envío.

¿Has conseguido una reunión? Puede llevar su tiempo conseguirla, pero ¡no te desanimes! El día de la presentación, sé original. Aporta novedades que no estuvieran en el documento enviado: ¿Cómo ha avanzado el proyecto desde entonces? ¿Qué nuevas colaboraciones has acordado? ¿Tienes alguna nueva idea que añadir a tu oferta? Utiliza material de apoyo para tu presentación, incluso vídeos si los tienes. ¡Demuestra que conoces la empresa a la que te diriges y asegúrate de mostrar cómo tu proyecto encaja perfectamente con ella!

A las marcas les gusta tener exclusividad en un evento, pero está en tu mano escoger uno o varios patrocinadores. Por ejemplo, podrías buscar un patrocinador diferente para cada una de tus necesidades, y ofrecerles contrapartidas personalizadas en función del tipo de servicio que proporciona cada uno.

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