Cashless: Medidas clave para que el proyecto sea un éxito

Cashless: Medidas clave para que el proyecto sea un éxito

Para que un proyec­to de implantación del pago cash­less en tu even­to sea un éxi­to, hay que tomar una serie de medi­das impre­scindibles. ¡Sigue nue­stros con­se­jos para que todo fluya!

Abre la mente y busca inspiración

La implantación de un sis­tema de pago cash­less impli­ca la toma de numerosas deci­siones. Cada even­to es un mun­do y tiene sus car­ac­terís­ti­cas par­tic­u­lares; por eso, es fun­da­men­tal nutrirse de lo que hacen los demás, para ali­men­tar la reflex­ión y quedarse con lo mejor de cada uno.

Ya hay numerosos even­tos que han dado el salto al cash­less y cada uno de ellos tiene su man­era de hac­er las cosas, en fun­ción del aforo, el tipo de públi­co, la ubi­cación, las expe­ri­en­cias ante­ri­ores, los val­ores de la orga­ni­zación, etc. Hay muchas bue­nas ideas de las que apropi­arse y otras tan­tas que descar­tar rotun­da­mente.

Desplazarse para ver­lo en direc­to, reunirse con los com­pañeros de otras orga­ni­za­ciones para que te cuenten sus expe­ri­en­cias y pedirles con­se­jo son las mejores for­mas de empezar un proyec­to de implantación del cash­less. Quienes ya han proba­do el sis­tema son la mejor fuente de infor­ma­ción.

 

Cuida la comunicación con los asistentes

En todos los cam­bios impor­tantes, y el cash­less no iba a ser menos, la comu­ni­cación es un fac­tor clave. Hay que dejar muy claras las razones, las ven­ta­jas y, sobre todo, el fun­cionamien­to.

Lo ide­al sería empezar a comu­nicar el proyec­to al públi­co dos meses antes del even­to. Ya des­de el primer momen­to, hay que dar a los asis­tentes una visión glob­al del fun­cionamien­to del sis­tema: tar­je­ta o pulsera, con o sin gas­tos de acti­vación, posi­bil­i­dad o no de recar­gas online, pla­zos de reem­bol­so e inclu­so, por qué no, plano del recin­to en el que aparez­can ele­men­tos impor­tantes (pun­tos de infor­ma­ción, ban­cos, bar­ras, stands de colab­o­radores…).

Tam­bién es con­ve­niente moti­var a los asis­tentes, explicán­doles las ven­ta­jas direc­tas que ten­drán, como por ejem­p­lo que las per­sonas que car­guen su cuen­ta cash­less online antes del even­to, ten­drán su tar­je­ta o pulsera ya car­ga­da esperán­doles en la entra­da, ahor­rán­dose ten­er que hac­er cola en los ban­cos.

Para ani­mar a los asis­tentes a crearse una cuen­ta cash­less con antelación, se puede estable­cer un “incen­ti­vo”. Por ejem­p­lo, 5€ de sal­do gratis para las 1.000 primeras recar­gas. Si bien, el argu­men­to de la reduc­ción de los tiem­pos de espera suele ser un ali­ciente sufi­cien­te­mente con­vin­cente.

El tema de los reem­bol­sos es otra fuente de dudas. Es impor­tante comu­nicar de for­ma clara y des­de el prin­ci­pio la for­ma de reem­bol­so. Evi­den­te­mente, tam­bién es fun­da­men­tal que la for­ma elegi­da sea sen­cil­la y ráp­i­da. Si el pro­ce­so de reem­bol­so es com­pli­ca­do (por ejem­p­lo: oblig­a­to­riedad de crearse una cuen­ta de Pay­Pal, paso por la web de ter­ceros, pla­zos de solic­i­tud muy cor­tos, etc.), los asis­tentes lo percibirán como un incon­ve­niente.

Por últi­mo, no puede fal­tar la comu­ni­cación sobre la fia­bil­i­dad y la seguri­dad del sis­tema. Algunos asis­tentes tienen miedo de que les roben. Por eso, hay que explicar que el soporte NFC se puede blo­quear para evi­tar un uso no autor­iza­do del mis­mo, así como que la pulsera NFC con­ll­e­va un ries­go de pér­di­da menor que una tar­je­ta ban­car­ia, etc.

 

Afronta la desconfianza y forma al equipo

Es posi­ble que haya miem­bros del equipo que sean ret­i­centes a la implantación del cash­less, por diver­sas razones: miedo de la tec­nología, fal­ta de interés por el tema, cam­bio en la for­ma de tra­ba­jar habit­u­al, inver­sión que con­sid­er­an injus­ti­fi­ca­da, miedo a que peli­gre su puesto de tra­ba­jo, etc.

La ver­dad es que muy a menudo se tra­ta de desconocimien­to y fal­ta de infor­ma­ción. Así pues, estos miedos se pueden con­trar­restar fácil­mente con sólo explicar el fun­cionamien­to del sis­tema.

Una bue­na prác­ti­ca puede ser orga­ni­zar varias sesiones de for­ma­ción antes del even­to, impli­can­do a todos los nive­les de la orga­ni­zación. Los ter­mi­nales cash­less tienen un fun­cionamien­to muy sen­cil­lo, pero es impor­tante explicárse­lo a todos los miem­bros del equipo para dar­les seguri­dad antes de incor­po­rarse a su puesto el día D.

Tam­bién hay que dar for­ma­ción al equipo de admin­is­tración para que pue­da tomar las rien­das del sis­tema de gestión. De esta for­ma, ten­drán la opor­tu­nidad de plantear todas sus dudas con antelación. No esperes al día D para solu­cionarlas.

Es curioso que, muy a menudo, los ini­cial­mente detrac­tores del cash­less se con­vierten en sus más fer­vientes defen­sores tras el even­to.

Mantén los buenos hábitos el día D

La orga­ni­zación y la comu­ni­cación inter­na son dos pilares que sus­ten­tan el éxi­to de un proyec­to cash­less.

El repar­to y la insta­lación del mate­r­i­al tienen que hac­erse de for­ma metódi­ca y fun­cional. Repar­tir cien­tos de ter­mi­nales cash­less en unos min­u­tos es una utopía. Acon­se­jamos, mejor, des­ig­nar un pun­to de recogi­da (se le puede lla­mar “tien­da”). De la mis­ma for­ma que se hace muchas veces para los walkie-talkies, el respon­s­able de cada equipo va a recoger el mate­r­i­al para todo el per­son­al a su car­go y lo devuelve al final de la jor­na­da. De esta for­ma, los equipos asumen su respon­s­abil­i­dad y te ase­guras de que el mate­r­i­al estará donde tiene que estar, cuan­do tiene que estar­lo, además de crear un pun­to de ref­er­en­cia per­ma­nente al que los respon­s­ables pueden acud­ir, en bus­ca del provee­dor, ante cualquier duda.

Del mis­mo modo, la comu­ni­cación inter­na es un ele­men­to clave. Es per­fec­ta­mente nor­mal ten­er que dar algu­na con­tra­or­den o intro­ducir ligeros cam­bios en el oper­a­ti­vo pre­vis­to ini­cial­mente. Para que todo fluya cor­rec­ta­mente, los respon­s­ables de área tienen que ten­er inte­ri­or­iza­do el refle­jo de infor­mar al resto del equipo de los even­tuales ajustes real­iza­dos. Por ejem­p­lo, si los soportes NFC se tienen que entre­gar en los acce­sos y durante unos min­u­tos el equipo no ha esta­do entregán­do­los, hay que avis­ar a los respon­s­ables de bar­ras y ban­cos para que puedan dar una respues­ta apropi­a­da.

 

Cuidado con los ahorros engañosos

Ahor­rar es algo que nor­mal­mente se percibe como pos­i­ti­vo, pero asegúrate de que no te deje en una situación com­pli­ca­da.

Ya hemos vis­to cómo la implantación del cash­less con­ll­e­va cier­tos costes indi­rec­tos como, en una situación ide­al, el despliegue de una red wifi en el recin­to y puede que la insta­lación de nuevas estruc­turas para los ban­cos e inclu­so los acce­sos.

Aunque la may­oría de los provee­dores de sis­temas cash­less ofre­cen la posi­bil­i­dad de uti­lizar el sis­tema offline, muchas veces esto va de la mano con una expe­ri­en­cia de usuario de mucho menor cal­i­dad, de for­ma que pre­scindir de wifi puede acabar sien­do una juga­da más mala que bue­na. Sin inter­net, no hay posi­bil­i­dad para el asis­tente de hac­er un seguimien­to a través de la app de lo con­sum­i­do, ni para el orga­ni­zador de hac­er un seguimien­to de las ven­tas en tiem­po real, etc. La ausen­cia de acce­so a inter­net tam­bién sig­nifi­ca más gente en los ban­cos y menor seguri­dad. En defin­i­ti­va, las fun­ciones vitales están ase­gu­radas sin wifi, pero tam­bién sig­nifi­ca pri­varse de la cara más intere­sante del cash­less.

Pasa lo mis­mo con las pre­vi­siones de ban­cos y acce­sos. Cuida­do con quedarse demasi­a­do cor­to, sobre todo en una primera edi­ción. Ahor­rarse unos pocos emplea­d­os o unos pocos met­ros de estruc­tura, en detri­men­to de la expe­ri­en­cia del asis­tente, suele ser un cál­cu­lo nada pos­i­ti­vo, además de una apues­ta que no ben­e­fi­cia al futuro del even­to.

Para saber­lo TODO sobre el cash­less: DESCARGA nue­stro LIBRO BANCO GRATIS, aquí.

¡Nos vemos por weezevent.com!

Comparte este artículo en