Cashless: Medidas clave para que el proyecto sea un éxito

Cashless: Medidas clave para que el proyecto sea un éxito

Para que un proyecto de implan­tación del pago cashless en tu evento sea un éxito, hay que tomar una serie de medidas impres­cin­dibles. ¡Sigue nuestros consejos para que todo fluya!

Abre la mente y busca inspiración

La implan­tación de un sistema de pago cashless implica la toma de numerosas decisiones. Cada evento es un mundo y tiene sus carac­te­rís­ticas parti­cu­lares; por eso, es funda­mental nutrirse de lo que hacen los demás, para alimentar la reflexión y quedarse con lo mejor de cada uno.

Ya hay numerosos eventos que han dado el salto al cashless y cada uno de ellos tiene su manera de hacer las cosas, en función del aforo, el tipo de público, la ubicación, las experiencias anteriores, los valores de la organi­zación, etc. Hay muchas buenas ideas de las que apropiarse y otras tantas que descartar rotun­da­mente.

Despla­zarse para verlo en directo, reunirse con los compa­ñeros de otras organi­za­ciones para que te cuenten sus experiencias y pedirles consejo son las mejores formas de empezar un proyecto de implan­tación del cashless. Quienes ya han probado el sistema son la mejor fuente de infor­mación.

 

Cuida la comunicación con los asistentes

En todos los cambios impor­tantes, y el cashless no iba a ser menos, la comuni­cación es un factor clave. Hay que dejar muy claras las razones, las ventajas y, sobre todo, el funcio­na­miento.

Lo ideal sería empezar a comunicar el proyecto al público dos meses antes del evento. Ya desde el primer momento, hay que dar a los asistentes una visión global del funcio­na­miento del sistema: tarjeta o pulsera, con o sin gastos de activación, posibi­lidad o no de recargas online, plazos de reembolso e incluso, por qué no, plano del recinto en el que aparezcan elementos impor­tantes (puntos de infor­mación, bancos, barras, stands de colabo­ra­dores…).

También es conve­niente motivar a los asistentes, expli­cán­doles las ventajas directas que tendrán, como por ejemplo que las personas que carguen su cuenta cashless online antes del evento, tendrán su tarjeta o pulsera ya cargada esperán­doles en la entrada, ahorrándose tener que hacer cola en los bancos.

Para animar a los asistentes a crearse una cuenta cashless con antelación, se puede establecer un «incentivo». Por ejemplo, 5€ de saldo gratis para las 1.000 primeras recargas. Si bien, el argumento de la reducción de los tiempos de espera suele ser un aliciente suficien­te­mente convin­cente.

El tema de los reembolsos es otra fuente de dudas. Es impor­tante comunicar de forma clara y desde el principio la forma de reembolso. Eviden­te­mente, también es funda­mental que la forma elegida sea sencilla y rápida. Si el proceso de reembolso es complicado (por ejemplo: obliga­to­riedad de crearse una cuenta de PayPal, paso por la web de terceros, plazos de solicitud muy cortos, etc.), los asistentes lo perci­birán como un incon­ve­niente.

Por último, no puede faltar la comuni­cación sobre la fiabi­lidad y la seguridad del sistema. Algunos asistentes tienen miedo de que les roben. Por eso, hay que explicar que el soporte NFC se puede bloquear para evitar un uso no autorizado del mismo, así como que la pulsera NFC conlleva un riesgo de pérdida menor que una tarjeta bancaria, etc.

 

Afronta la desconfianza y forma al equipo

Es posible que haya miembros del equipo que sean reticentes a la implan­tación del cashless, por diversas razones: miedo de la tecno­logía, falta de interés por el tema, cambio en la forma de trabajar habitual, inversión que consi­deran injus­ti­ficada, miedo a que peligre su puesto de trabajo, etc.

La verdad es que muy a menudo se trata de desco­no­ci­miento y falta de infor­mación. Así pues, estos miedos se pueden contra­rrestar fácil­mente con sólo explicar el funcio­na­miento del sistema.

Una buena práctica puede ser organizar varias sesiones de formación antes del evento, impli­cando a todos los niveles de la organi­zación. Los termi­nales cashless tienen un funcio­na­miento muy sencillo, pero es impor­tante expli­cárselo a todos los miembros del equipo para darles seguridad antes de incor­po­rarse a su puesto el día D.

También hay que dar formación al equipo de adminis­tración para que pueda tomar las riendas del sistema de gestión. De esta forma, tendrán la oportu­nidad de plantear todas sus dudas con antelación. No esperes al día D para solucio­narlas.

Es curioso que, muy a menudo, los inicial­mente detrac­tores del cashless se convierten en sus más fervientes defen­sores tras el evento.

Mantén los buenos hábitos el día D

La organi­zación y la comuni­cación interna son dos pilares que sustentan el éxito de un proyecto cashless.

El reparto y la insta­lación del material tienen que hacerse de forma metódica y funcional. Repartir cientos de termi­nales cashless en unos minutos es una utopía. Aconse­jamos, mejor, designar un punto de recogida (se le puede llamar «tienda»). De la misma forma que se hace muchas veces para los walkie-talkies, el respon­sable de cada equipo va a recoger el material para todo el personal a su cargo y lo devuelve al final de la jornada. De esta forma, los equipos asumen su respon­sa­bi­lidad y te aseguras de que el material estará donde tiene que estar, cuando tiene que estarlo, además de crear un punto de referencia perma­nente al que los respon­sables pueden acudir, en busca del proveedor, ante cualquier duda.

Del mismo modo, la comuni­cación interna es un elemento clave. Es perfec­ta­mente normal tener que dar alguna contra­orden o intro­ducir ligeros cambios en el operativo previsto inicial­mente. Para que todo fluya correc­ta­mente, los respon­sables de área tienen que tener interio­rizado el reflejo de informar al resto del equipo de los eventuales ajustes reali­zados. Por ejemplo, si los soportes NFC se tienen que entregar en los accesos y durante unos minutos el equipo no ha estado entre­gán­dolos, hay que avisar a los respon­sables de barras y bancos para que puedan dar una respuesta apropiada.

 

Cuidado con los ahorros engañosos

Ahorrar es algo que normal­mente se percibe como positivo, pero asegúrate de que no te deje en una situación complicada.

Ya hemos visto cómo la implan­tación del cashless conlleva ciertos costes indirectos como, en una situación ideal, el despliegue de una red wifi en el recinto y puede que la insta­lación de nuevas estruc­turas para los bancos e incluso los accesos.

Aunque la mayoría de los provee­dores de sistemas cashless ofrecen la posibi­lidad de utilizar el sistema offline, muchas veces esto va de la mano con una experiencia de usuario de mucho menor calidad, de forma que prescindir de wifi puede acabar siendo una jugada más mala que buena. Sin internet, no hay posibi­lidad para el asistente de hacer un segui­miento a través de la app de lo consumido, ni para el organi­zador de hacer un segui­miento de las ventas en tiempo real, etc. La ausencia de acceso a internet también significa más gente en los bancos y menor seguridad. En definitiva, las funciones vitales están asegu­radas sin wifi, pero también significa privarse de la cara más intere­sante del cashless.

Pasa lo mismo con las previ­siones de bancos y accesos. Cuidado con quedarse demasiado corto, sobre todo en una primera edición. Ahorrarse unos pocos empleados o unos pocos metros de estructura, en detri­mento de la experiencia del asistente, suele ser un cálculo nada positivo, además de una apuesta que no beneficia al futuro del evento.

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¡Nos vemos por weezevent.com!

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