Cashless: Una fórmula para cada evento

Cashless: Una fórmula para cada evento

Cada evento concibe e implanta el sistema cashless a su manera, no hay ninguna fórmula mágica que sirva para todos. La mejor receta es la que tiene en cuenta las especi­fi­ci­dades del evento y lo que busca el organi­zador, para dar con un operativo adaptado.

¿Qué ecosistema de pago escojo?

Una de las primeras decisiones que hay que tomar es la elección del ecosistema de pago. 

Hay tres escenarios posibles:

  • 100% cashless: Es el formato más extendido actual­mente por ser, además, el más sencillo y claro para los asistentes. El cashless es la única forma de pago aceptada en todos los puntos de venta. Con este escenario, las transac­ciones son rápidas, además de ofrecer la posibi­lidad de trabajar total­mente offline, si hiciera falta. La comuni­cación, algo funda­mental en una primera edición, también se simplifica.
  • No cash: Se trata de un formato híbrido en el que los asistentes pueden realizar sus pagos en los puntos de venta tanto con su tarjeta bancaria como con su soporte cashless, o incluso con su móvil a través de medios de pago como LyfPay o PayLib. Es la receta que se escogió, por ejemplo para la Fanzone de París en la Eurocopa 2016. La ventaja de este sistema es la elimi­nación del efectivo en todos los puntos de venta, sin por ello obligar a todos los asistentes a adquirir un soporte cashless.
  • Pay as you like: Se aceptan todas las formas de pago, además del cashless. Esta forma de implan­tación se suele escoger cuando sólo hacen uso del cashless los miembros de un club o un grupo reducido de personas. En este caso, hay que incen­tivar el uso del cashless mediante ventajas como colas exclu­sivas o promo­ciones especí­ficas. Aunque este escenario pueda parecer tranqui­li­zador para el asistente porque deja abierta la puerta al uso de los medios de pago habituales, en la práctica se traduce en una utili­zación muy limitada del cashless, lo que es contra­pro­ductivo si tenemos en cuenta la inversión realizada y los beneficios que no se están aprove­chando.

 

¿Qué política de gastos implanto?

La política de gastos también es de la elección del organi­zador. ¿Cobro gastos de activación? ¿Cobro gastos de reembolso? ¿Qué plazos pongo para las solici­tudes de reembolso?

Existen fórmulas para todos los gustos:

  • En Francia es habitual y está común­mente aceptado aplicar 1€ de gastos de activación, mientras que la aplicación de gastos de reembolso es marginal y suele estar mal vista por el público, lo que no favorece la acogida del sistema NFC.
  • En España, suele ser al revés: el público tiende a aceptar que haya un mínimo establecido para poder solicitar el reembolso, mientras que no ve con buenos ojos pagar gastos de activación.

Indepen­dien­te­mente del modelo de gastos elegido, recomen­damos dar a los asistentes un plazo de 2 semanas desde la finali­zación del evento para solicitar sus reembolsos online.

Hay eventos, como el festival francés Vieilles Charrues, que han optado incluso por un sistema comple­ta­mente gratuito para los festi­va­leros, y proceden al reembolso automático del saldo restante en la cuenta cashless de cada asistente tras finalizar el festival; en concreto a través de la tarjeta bancaria regis­trada en la cuenta cashless del usuario.

 

¿Le pongo un nombre?

Casi todos los organi­za­dores utilizan el término «cashless» para nombrar su sistema de pago, pero ¡también hay quien se ha atrevido a darle un nombre exclusivo y ponerle un logo!

Estos son algunos ejemplos de branding y naming cashless que refuerzan el universo creado para el evento:

  • Moneiz: Festival Vieilles Charrues
  • Money Verte: Club de fútbol francés Saint-Etienne
  • Gwengampezh: Club de fútbol francés En Avant de Guingamp
  • P2N Pay&Play: Festival Papillons de Nuit
  • Moneylac: Festival Musilac
  • John E-Cash: Festival Beauregard
  • Carte K7: Festival Terres du Son
  • Deferl’Cash: Festival Les Défer­lantes
  • Celti’Cash: Festival Inter­cel­tique de Lorient
  • Cash-Cache: Festival Nuits Secrètes
  • Bobicash: Festival Bobital
  • Kartenn’Go: Festival Roi Arthur
  • No Cash In Hell: Festival Hellfest
  • Bich’Cash: Festival Les Bichoi­series
  • Ecaucash: Festival Ecaussystème

Estos nombres facilitan la integración del sistema NFC en la comuni­cación global del evento. Un término divertido, cercano a la identidad del evento favorece la adopción del cashless. Por el contrario, el término «cashless» es neutro, o incluso podría llegar a perci­birse de forma negativa por su raíz «cash» que podría evocar en exceso el dinero.

Esta estra­tegia es tan eficaz que es habitual oír hablar, por ejemplo, de Moneiz (el cashless del festival Vieilles Charrues) en otros festi­vales de la zona.

 

¿Qué tipo de soporte NFC utilizo?

Los chips NFC se pueden integrar en muchí­simos objetos diferentes: llaveros, gafas, colgantes, relojes de silicona o incluso en simples pegatinas.

Pero en el marco de los eventos cultu­rales y los festi­vales, las tarjetas y pulseras de tela son la opción preferida por parte de la mayoría de los organi­za­dores y asistentes.

Estas son algunas pistas para escoger el mejor soporte NFC para tus necesi­dades:

 

                          Ventajas                                     Desven­tajas
Tarjeta     NFC
  • Bajo coste
  • Se puede prestar (ej: una tarjeta para todos los miembros de una familia)
  • Mayor espacio de comuni­cación (ej: para patro­ci­na­dores)
  • Mayor riesgo de pérdida
  • No aprove­chable para el control de acceso
Pulsera     NFC
  • Comodidad de uso valorada por el público
  • Reducción del fraude
  • Menor riesgo de pérdida
  • Aprove­chable para el control de acceso
  • Mayor coste
  • No se puede prestar (ej: no te la puedes quitar para dejársela a otra persona)
  • Algunas recla­ma­ciones posibles (ej: tener que sustituir las pulseras que se han ajustado demasiado)

 

¿Dónde entrego los soportes NFC?

La implan­tación del cashless va de la mano con la entrega de los soportes NFC a los asistentes, y más aún si se ha escogido una fórmula que permita las recargas online previas al evento. Pero, ojo, no olvidemos que ¡las promesas del cashless son la rapidez y la fluidez! Por eso, este paso es crucial en la experiencia de los asistentes.

Podemos hablar de 5 formas de entrega de los soportes NFC:

  • En los bancos cashless: Al realizar su primera recarga en cualquier banco cashless, el asistente recibe su soporte NFC con el saldo corres­pon­diente. Los que han cargado sus cuentas cashless antes del evento, acudirán al banco cashless para recoger su soporte NFC con el saldo que hayan cargado online. Esta forma resulta un tanto decep­cio­nante para estos últimos, ya que están obligados a hacer cola de la misma forma que quienes no se han tomado la molestia de hacer una recarga con antelación; no se les da ninguna recom­pensa.
  • En el control de acceso: El asistente presenta su entrada en el control de acceso y se le entrega de inmediato su soporte NFC. En caso de que haya cargado su cuenta cashless, se le entrega precargado. De esta forma, este último sólo tiene que hacer cola una vez y, nada más entrar al recinto, ya está listo para empezar a consumir, sin más esperas. La promesa de fluidez se cumple sin duda. El asistente no tiene ni que pregun­tarse dónde recoger su soporte NFC. ¡Magia! Sin embargo, el proceso de acceso, sobre todo el primer día, es un poco más largo que un simple escaneo, por lo que hay que tenerlo en cuenta y adaptar el operativo.
  • Tras el control de acceso: El asistente presenta su entrada una primera vez en el control de acceso y una segunda vez, unos metros más adelante, para recoger su soporte NFC. En caso de que haya cargado su cuenta cashless, se le entrega precargado. En la práctica, este formato es bastante fluido para el asistente, pero consume bastantes recursos humanos, ya que hay que desplegar un equipo doble en las entradas.


En caso de haber autorizado las recargas por adelantado, se podrían añadir otros dos sistemas enfocados exclu­si­va­mente a la entrega de soportes NFC previa­mente cargados:

  • En zonas de recogida especí­ficas: El asistente presenta su entrada en un puesto dedicado exclu­si­va­mente a entregar los soportes NFC previa­mente cargados. Es un formato atractivo sobre el papel pero que puede defraudar rápida­mente si el tamaño de las zonas no se ha calculado bien o si estas zonas son difíciles de encontrar o de identi­ficar. La peor situación sería tener menos cola en los bancos cashless que en los puestos de soportes NFC previa­mente cargados. Además, en los eventos que duran varios días, estas zonas quedan casi inuti­li­zadas los días poste­riores al de apertura.
  • A domicilio (envío por correo): El asistente recibe su soporte NFC por correo postal en su domicilio. Este formato extiende la experiencia, antici­pando la emoción del evento, pero aumenta consi­de­ra­ble­mente los costes. Este sistema encaja especial­mente bien en los eventos para los que se agotan todas las entradas con mucha antelación.

¿Cuántos bancos cashless instalo?

En teoría, parece evidente que es una buena opción multi­plicar los bancos por todo el recinto. Al fin y al cabo, cuantos más bancos haya en las distintas zonas, mejor será la experiencia de los asistentes. No tendrán que caminar para encontrar un banco.

Pero la práctica demuestra lo contrario. Una gran cantidad de bancos tiene como conse­cuencia una dispa­ridad de tiempos de espera. Algunos bancos están a rebosar mientras que otros apenas tienen movimiento. Esto se acentúa en función de la progra­mación y los despla­za­mientos del público de un espacio a otro.

Es prefe­rible instalar un único banco de gran tamaño en una zona que no suela estar abarrotada, aunque se haga caminar un poco más a los asistentes. Este plantea­miento contri­buirá también a reducir el número de recargas, lo que reduce los costes en infra­es­truc­turas y seguridad.

La creación de un punto de infor­mación y recla­ma­ciones con zona wifi, cerca del único banco, es muy útil para que los asistentes puedan recargar su cuenta online sin dificultad.

 

¿Qué tipo de aparato de cobro empleo?

La elección del aparato de cobro cashless tiene un fuerte impacto en la experiencia de los asistentes. Hay dos tipos de termi­nales para el cobro:

  • Cajas fijas: De difícil implan­tación ya que hace falta conexión a la red eléctrica, hay que fijarlas a las barras y es necesaria la super­visión por parte de personal de seguridad durante toda la noche, las cajas fijas se utilizan sobre todo en eventos de larga duración o en espacios perma­nentes. También tienen la desventaja de no estar bien adaptadas al uso de las pulseras NFC, ya que los asistentes se tendrían que desplazar hasta la caja. Además, suele haber un número de cajas inferior al número de camareros, lo que baja el ritmo del servicio, con su conse­cuente impacto en la experiencia de los asistentes y en tu bolsillo.
  • Termi­nales móviles: Por el contrario, los termi­nales móviles conllevan una implan­tación y un trans­porte fáciles. Al funcionar con batería, los camareros pueden moverse con mayor libertad. Además, se encargan de acercar el terminal cashless a la pulsera del asistente y no a la inversa. Cada camarero tiene su propio terminal, de forma que no se retrasa esperando a que sus compa­ñeros cobren a los clientes anteriores.

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¡Nos vemos por weezevent.com!

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