Cashless: Una fórmula para cada evento

Cada even­to con­cibe e implan­ta el sis­tema cash­less a su man­era, no hay ningu­na fór­mu­la mág­i­ca que sir­va para todos. La mejor rec­eta es la que tiene en cuen­ta las especi­fi­ci­dades del even­to y lo que bus­ca el orga­ni­zador, para dar con un oper­a­ti­vo adap­ta­do.

¿Qué ecosistema de pago escojo?

Una de las primeras deci­siones que hay que tomar es la elec­ción del eco­sis­tema de pago. 

Hay tres esce­nar­ios posi­bles:

• 100% cash­less: Es el for­ma­to más exten­di­do actual­mente por ser, además, el más sen­cil­lo y claro para los asis­tentes. El cash­less es la úni­ca for­ma de pago acep­ta­da en todos los pun­tos de ven­ta. Con este esce­nario, las transac­ciones son ráp­i­das, además de ofre­cer la posi­bil­i­dad de tra­ba­jar total­mente offline, si hiciera fal­ta. La comu­ni­cación, algo fun­da­men­tal en una primera edi­ción, tam­bién se sim­pli­fi­ca.
  
• No cash: Se tra­ta de un for­ma­to híbri­do en el que los asis­tentes pueden realizar sus pagos en los pun­tos de ven­ta tan­to con su tar­je­ta ban­car­ia como con su soporte cash­less, o inclu­so con su móvil a través de medios de pago como Lyf­Pay o PayLib. Es la rec­eta que se escogió, por ejem­p­lo para la Fan­zone de París en la Euro­co­pa 2016. La ven­ta­ja de este sis­tema es la elim­i­nación del efec­ti­vo en todos los pun­tos de ven­ta, sin por ello obligar a todos los asis­tentes a adquirir un soporte cash­less.
  
• Pay as you like: Se acep­tan todas las for­mas de pago, además del cash­less. Esta for­ma de implantación se suele escoger cuan­do sólo hacen uso del cash­less los miem­bros de un club o un grupo reduci­do de per­sonas. En este caso, hay que incen­ti­var el uso del cash­less medi­ante ven­ta­jas como colas exclu­si­vas o pro­mo­ciones especí­fi­cas. Aunque este esce­nario pue­da pare­cer tran­quil­izador para el asis­tente porque deja abier­ta la puer­ta al uso de los medios de pago habit­uales, en la prác­ti­ca se tra­duce en una uti­lización muy lim­i­ta­da del cash­less, lo que es con­trapro­duc­ti­vo si ten­emos en cuen­ta la inver­sión real­iza­da y los ben­efi­cios que no se están aprovechan­do.

¿Qué política de gastos implanto?

La políti­ca de gas­tos tam­bién es de la elec­ción del orga­ni­zador. ¿Cobro gas­tos de acti­vación? ¿Cobro gas­tos de reem­bol­so? ¿Qué pla­zos pon­go para las solic­i­tudes de reem­bol­so?

Exis­ten fór­mu­las para todos los gus­tos:

• En Fran­cia es habit­u­al y está común­mente acep­ta­do aplicar 1€ de gas­tos de acti­vación, mien­tras que la apli­cación de gas­tos de reem­bol­so es mar­gin­al y suele estar mal vista por el públi­co, lo que no favorece la acogi­da del sis­tema NFC.
• En España, suele ser al revés: el públi­co tiende a acep­tar que haya un mín­i­mo estable­ci­do para poder solic­i­tar el reem­bol­so, mien­tras que no ve con buenos ojos pagar gas­tos de acti­vación.

Inde­pen­di­en­te­mente del mod­e­lo de gas­tos elegi­do, recomen­damos dar a los asis­tentes un pla­zo de 2 sem­anas des­de la final­ización del even­to para solic­i­tar sus reem­bol­sos online.

Hay even­tos, como el fes­ti­val francés Vieilles Char­rues, que han opta­do inclu­so por un sis­tema com­ple­ta­mente gra­tu­ito para los fes­ti­valeros, y proce­den al reem­bol­so automáti­co del sal­do restante en la cuen­ta cash­less de cada asis­tente tras finalizar el fes­ti­val; en con­cre­to a través de la tar­je­ta ban­car­ia reg­istra­da en la cuen­ta cash­less del usuario.

¿Le pongo un nombre?

Casi todos los orga­ni­zadores uti­lizan el tér­mi­no “cash­less” para nom­brar su sis­tema de pago, pero ¡tam­bién hay quien se ha atre­v­i­do a dar­le un nom­bre exclu­si­vo y pon­er­le un logo!

Estos son algunos ejem­p­los de brand­ing y nam­ing cash­less que refuerzan el uni­ver­so crea­do para el even­to:

• Mon­eiz: Fes­ti­val Vieilles Char­rues
• Mon­ey Verte: Club de fút­bol francés Saint-Eti­enne
• Gwengam­pezh: Club de fút­bol francés En Avant de Guingamp
• P2N Pay&Play: Fes­ti­val Papil­lons de Nuit
• Money­lac: Fes­ti­val Musi­lac
• John E‑Cash: Fes­ti­val Beau­re­gard
• Carte K7: Fes­ti­val Ter­res du Son
• Deferl’Cash: Fes­ti­val Les Défer­lantes
• Celti’Cash: Fes­ti­val Inter­cel­tique de Lori­ent
• Cash-Cache: Fes­ti­val Nuits Secrètes
• Bobi­cash: Fes­ti­val Bobital
• Kartenn’Go: Fes­ti­val Roi Arthur
• No Cash In Hell: Fes­ti­val Hellfest
• Bich’Cash: Fes­ti­val Les Bichois­eries
• Ecau­cash: Fes­ti­val Ecaussys­tème

Estos nom­bres facil­i­tan la inte­gración del sis­tema NFC en la comu­ni­cación glob­al del even­to. Un tér­mi­no diver­tido, cer­cano a la iden­ti­dad del even­to favorece la adop­ción del cash­less. Por el con­trario, el tér­mi­no “cash­less” es neu­tro, o inclu­so podría lle­gar a percibirse de for­ma neg­a­ti­va por su raíz “cash” que podría evo­car en exce­so el dinero.

Esta estrate­gia es tan efi­caz que es habit­u­al oír hablar, por ejem­p­lo, de Mon­eiz (el cash­less del fes­ti­val Vieilles Char­rues) en otros fes­ti­vales de la zona.

¿Qué tipo de soporte NFC utilizo?

Los chips NFC se pueden inte­grar en muchísi­mos obje­tos difer­entes: llaveros, gafas, col­gantes, relo­jes de sil­i­cona o inclu­so en sim­ples pegati­nas.

Pero en el mar­co de los even­tos cul­tur­ales y los fes­ti­vales, las tar­je­tas y pulseras de tela son la opción preferi­da por parte de la may­oría de los orga­ni­zadores y asis­tentes.

Estas son algu­nas pis­tas para escoger el mejor soporte NFC para tus necesi­dades:

¿Dónde entrego los soportes NFC?

La implantación del cash­less va de la mano con la entre­ga de los soportes NFC a los asis­tentes, y más aún si se ha escogi­do una fór­mu­la que per­mi­ta las recar­gas online pre­vias al even­to. Pero, ojo, no olvidemos que ¡las prome­sas del cash­less son la rapi­dez y la flu­idez! Por eso, este paso es cru­cial en la expe­ri­en­cia de los asis­tentes.

Podemos hablar de 5 for­mas de entre­ga de los soportes NFC:

• En los ban­cos cash­less: Al realizar su primera recar­ga en cualquier ban­co cash­less, el asis­tente recibe su soporte NFC con el sal­do cor­re­spon­di­ente. Los que han car­ga­do sus cuen­tas cash­less antes del even­to, acud­irán al ban­co cash­less para recoger su soporte NFC con el sal­do que hayan car­ga­do online. Esta for­ma resul­ta un tan­to decep­cio­nante para estos últi­mos, ya que están oblig­a­dos a hac­er cola de la mis­ma for­ma que quienes no se han toma­do la moles­tia de hac­er una recar­ga con antelación; no se les da ningu­na rec­om­pen­sa.
• En el con­trol de acce­so: El asis­tente pre­sen­ta su entra­da en el con­trol de acce­so y se le entre­ga de inmedi­a­to su soporte NFC. En caso de que haya car­ga­do su cuen­ta cash­less, se le entre­ga pre­car­ga­do. De esta for­ma, este últi­mo sólo tiene que hac­er cola una vez y, nada más entrar al recin­to, ya está lis­to para empezar a con­sumir, sin más esperas. La prome­sa de flu­idez se cumple sin duda. El asis­tente no tiene ni que pre­gun­tarse dónde recoger su soporte NFC. ¡Magia! Sin embar­go, el pro­ce­so de acce­so, sobre todo el primer día, es un poco más largo que un sim­ple esca­neo, por lo que hay que ten­er­lo en cuen­ta y adap­tar el oper­a­ti­vo.
• Tras el con­trol de acce­so: El asis­tente pre­sen­ta su entra­da una primera vez en el con­trol de acce­so y una segun­da vez, unos met­ros más ade­lante, para recoger su soporte NFC. En caso de que haya car­ga­do su cuen­ta cash­less, se le entre­ga pre­car­ga­do. En la prác­ti­ca, este for­ma­to es bas­tante flu­i­do para el asis­tente, pero con­sume bas­tantes recur­sos humanos, ya que hay que desple­gar un equipo doble en las entradas.

En caso de haber autor­iza­do las recar­gas por ade­lan­ta­do, se podrían añadir otros dos sis­temas enfo­ca­dos exclu­si­va­mente a la entre­ga de soportes NFC pre­vi­a­mente car­ga­dos:

• En zonas de recogi­da especí­fi­cas: El asis­tente pre­sen­ta su entra­da en un puesto ded­i­ca­do exclu­si­va­mente a entre­gar los soportes NFC pre­vi­a­mente car­ga­dos. Es un for­ma­to atrac­ti­vo sobre el papel pero que puede defrau­dar ráp­i­da­mente si el tamaño de las zonas no se ha cal­cu­la­do bien o si estas zonas son difí­ciles de encon­trar o de iden­ti­ficar. La peor situación sería ten­er menos cola en los ban­cos cash­less que en los puestos de soportes NFC pre­vi­a­mente car­ga­dos. Además, en los even­tos que duran var­ios días, estas zonas quedan casi inuti­lizadas los días pos­te­ri­ores al de aper­tu­ra.
• A domi­cilio (envío por correo): El asis­tente recibe su soporte NFC por correo postal en su domi­cilio. Este for­ma­to extiende la expe­ri­en­cia, antic­i­pan­do la emo­ción del even­to, pero aumen­ta con­sid­er­able­mente los costes. Este sis­tema enca­ja espe­cial­mente bien en los even­tos para los que se agotan todas las entradas con mucha antelación.

¿Cuántos bancos cashless instalo?

En teoría, parece evi­dente que es una bue­na opción mul­ti­plicar los ban­cos por todo el recin­to. Al fin y al cabo, cuan­tos más ban­cos haya en las dis­tin­tas zonas, mejor será la expe­ri­en­cia de los asis­tentes. No ten­drán que cam­i­nar para encon­trar un ban­co.

Pero la prác­ti­ca demues­tra lo con­trario. Una gran can­ti­dad de ban­cos tiene como con­se­cuen­cia una dis­pari­dad de tiem­pos de espera. Algunos ban­cos están a rebosar mien­tras que otros ape­nas tienen movimien­to. Esto se acen­túa en fun­ción de la pro­gra­mación y los desplaza­mien­tos del públi­co de un espa­cio a otro.

Es preferi­ble insta­lar un úni­co ban­co de gran tamaño en una zona que no suela estar abar­ro­ta­da, aunque se haga cam­i­nar un poco más a los asis­tentes. Este planteamien­to con­tribuirá tam­bién a reducir el número de recar­gas, lo que reduce los costes en infraestruc­turas y seguri­dad.

La creación de un pun­to de infor­ma­ción y recla­ma­ciones con zona wifi, cer­ca del úni­co ban­co, es muy útil para que los asis­tentes puedan recar­gar su cuen­ta online sin difi­cul­tad.

¿Qué tipo de aparato de cobro empleo?

La elec­ción del apara­to de cobro cash­less tiene un fuerte impacto en la expe­ri­en­cia de los asis­tentes. Hay dos tipos de ter­mi­nales para el cobro:

• Cajas fijas: De difí­cil implantación ya que hace fal­ta conex­ión a la red eléc­tri­ca, hay que fijar­las a las bar­ras y es nece­saria la super­visión por parte de per­son­al de seguri­dad durante toda la noche, las cajas fijas se uti­lizan sobre todo en even­tos de larga duración o en espa­cios per­ma­nentes. Tam­bién tienen la desven­ta­ja de no estar bien adap­tadas al uso de las pulseras NFC, ya que los asis­tentes se ten­drían que desplazar has­ta la caja. Además, suele haber un número de cajas infe­ri­or al número de camareros, lo que baja el rit­mo del ser­vi­cio, con su con­se­cuente impacto en la expe­ri­en­cia de los asis­tentes y en tu bol­sil­lo.
• Ter­mi­nales móviles: Por el con­trario, los ter­mi­nales móviles con­ll­e­van una implantación y un trans­porte fáciles. Al fun­cionar con batería, los camareros pueden moverse con may­or lib­er­tad. Además, se encar­gan de acer­car el ter­mi­nal cash­less a la pulsera del asis­tente y no a la inver­sa. Cada camarero tiene su pro­pio ter­mi­nal, de for­ma que no se retrasa esperan­do a que sus com­pañeros cobren a los clientes ante­ri­ores.

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¡Nos vemos por weezevent.com!