Para que un proyecto de implantación del pago cashless en tu evento sea un éxito, hay que tomar una serie de medidas imprescindibles. ¡Sigue nuestros consejos para que todo fluya!
Abre la mente y busca inspiración
La implantación de un sistema de pago cashless implica la toma de numerosas decisiones. Cada evento es un mundo y tiene sus características particulares; por eso, es fundamental nutrirse de lo que hacen los demás, para alimentar la reflexión y quedarse con lo mejor de cada uno.
Ya hay numerosos eventos que han dado el salto al cashless y cada uno de ellos tiene su manera de hacer las cosas, en función del aforo, el tipo de público, la ubicación, las experiencias anteriores, los valores de la organización, etc. Hay muchas buenas ideas de las que apropiarse y otras tantas que descartar rotundamente.
Desplazarse para verlo en directo, reunirse con los compañeros de otras organizaciones para que te cuenten sus experiencias y pedirles consejo son las mejores formas de empezar un proyecto de implantación del cashless. Quienes ya han probado el sistema son la mejor fuente de información.
Cuida la comunicación con los asistentes
En todos los cambios importantes, y el cashless no iba a ser menos, la comunicación es un factor clave. Hay que dejar muy claras las razones, las ventajas y, sobre todo, el funcionamiento.
Lo ideal sería empezar a comunicar el proyecto al público dos meses antes del evento. Ya desde el primer momento, hay que dar a los asistentes una visión global del funcionamiento del sistema: tarjeta o pulsera, con o sin gastos de activación, posibilidad o no de recargas online, plazos de reembolso e incluso, por qué no, plano del recinto en el que aparezcan elementos importantes (puntos de información, bancos, barras, stands de colaboradores…).
También es conveniente motivar a los asistentes, explicándoles las ventajas directas que tendrán, como por ejemplo que las personas que carguen su cuenta cashless online antes del evento, tendrán su tarjeta o pulsera ya cargada esperándoles en la entrada, ahorrándose tener que hacer cola en los bancos.
Para animar a los asistentes a crearse una cuenta cashless con antelación, se puede establecer un «incentivo». Por ejemplo, 5€ de saldo gratis para las 1.000 primeras recargas. Si bien, el argumento de la reducción de los tiempos de espera suele ser un aliciente suficientemente convincente.
El tema de los reembolsos es otra fuente de dudas. Es importante comunicar de forma clara y desde el principio la forma de reembolso. Evidentemente, también es fundamental que la forma elegida sea sencilla y rápida. Si el proceso de reembolso es complicado (por ejemplo: obligatoriedad de crearse una cuenta de PayPal, paso por la web de terceros, plazos de solicitud muy cortos, etc.), los asistentes lo percibirán como un inconveniente.
Por último, no puede faltar la comunicación sobre la fiabilidad y la seguridad del sistema. Algunos asistentes tienen miedo de que les roben. Por eso, hay que explicar que el soporte NFC se puede bloquear para evitar un uso no autorizado del mismo, así como que la pulsera NFC conlleva un riesgo de pérdida menor que una tarjeta bancaria, etc.
Afronta la desconfianza y forma al equipo
Es posible que haya miembros del equipo que sean reticentes a la implantación del cashless, por diversas razones: miedo de la tecnología, falta de interés por el tema, cambio en la forma de trabajar habitual, inversión que consideran injustificada, miedo a que peligre su puesto de trabajo, etc.
La verdad es que muy a menudo se trata de desconocimiento y falta de información. Así pues, estos miedos se pueden contrarrestar fácilmente con sólo explicar el funcionamiento del sistema.
Una buena práctica puede ser organizar varias sesiones de formación antes del evento, implicando a todos los niveles de la organización. Los terminales cashless tienen un funcionamiento muy sencillo, pero es importante explicárselo a todos los miembros del equipo para darles seguridad antes de incorporarse a su puesto el día D.
También hay que dar formación al equipo de administración para que pueda tomar las riendas del sistema de gestión. De esta forma, tendrán la oportunidad de plantear todas sus dudas con antelación. No esperes al día D para solucionarlas.
Es curioso que, muy a menudo, los inicialmente detractores del cashless se convierten en sus más fervientes defensores tras el evento.
Mantén los buenos hábitos el día D
La organización y la comunicación interna son dos pilares que sustentan el éxito de un proyecto cashless.
El reparto y la instalación del material tienen que hacerse de forma metódica y funcional. Repartir cientos de terminales cashless en unos minutos es una utopía. Aconsejamos, mejor, designar un punto de recogida (se le puede llamar «tienda»). De la misma forma que se hace muchas veces para los walkie-talkies, el responsable de cada equipo va a recoger el material para todo el personal a su cargo y lo devuelve al final de la jornada. De esta forma, los equipos asumen su responsabilidad y te aseguras de que el material estará donde tiene que estar, cuando tiene que estarlo, además de crear un punto de referencia permanente al que los responsables pueden acudir, en busca del proveedor, ante cualquier duda.
Del mismo modo, la comunicación interna es un elemento clave. Es perfectamente normal tener que dar alguna contraorden o introducir ligeros cambios en el operativo previsto inicialmente. Para que todo fluya correctamente, los responsables de área tienen que tener interiorizado el reflejo de informar al resto del equipo de los eventuales ajustes realizados. Por ejemplo, si los soportes NFC se tienen que entregar en los accesos y durante unos minutos el equipo no ha estado entregándolos, hay que avisar a los responsables de barras y bancos para que puedan dar una respuesta apropiada.
Cuidado con los ahorros engañosos
Ahorrar es algo que normalmente se percibe como positivo, pero asegúrate de que no te deje en una situación complicada.
Ya hemos visto cómo la implantación del cashless conlleva ciertos costes indirectos como, en una situación ideal, el despliegue de una red wifi en el recinto y puede que la instalación de nuevas estructuras para los bancos e incluso los accesos.
Aunque la mayoría de los proveedores de sistemas cashless ofrecen la posibilidad de utilizar el sistema offline, muchas veces esto va de la mano con una experiencia de usuario de mucho menor calidad, de forma que prescindir de wifi puede acabar siendo una jugada más mala que buena. Sin internet, no hay posibilidad para el asistente de hacer un seguimiento a través de la app de lo consumido, ni para el organizador de hacer un seguimiento de las ventas en tiempo real, etc. La ausencia de acceso a internet también significa más gente en los bancos y menor seguridad. En definitiva, las funciones vitales están aseguradas sin wifi, pero también significa privarse de la cara más interesante del cashless.
Pasa lo mismo con las previsiones de bancos y accesos. Cuidado con quedarse demasiado corto, sobre todo en una primera edición. Ahorrarse unos pocos empleados o unos pocos metros de estructura, en detrimento de la experiencia del asistente, suele ser un cálculo nada positivo, además de una apuesta que no beneficia al futuro del evento.
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¡Nos vemos por weezevent.com!
