Por mucho que se estén multiplicando los canales de comunicación, el e-mail sigue siendo uno de los mejor adaptados para la comunicación con los asistentes a tu evento. Sin embargo, a veces es difícil elegir qué tipo de e-mail enviar y con qué mensaje. Es fundamental, sobre todo, destacar de entre todos los e-mails que reciben a diario cada uno de ellos. Para ello, hay una regla de oro: tus e-mails tienen que ser concisos y convincentes.
Cientos de organizadores envían a diario miles de e-mails gracias a nuestra solución de e-mailing especialmente pensada para eventos y actividades. A partir de estos datos, hemos extraido 7 ideas de e-mail que puedes enviar a los asistentes a tu evento para comunicar correctamente antes, durante y después del evento.
Índice
- Anuncio de la programación y de novedades
- Lanzamiento de la venta de entradas
- Confirmación de la compra o inscripción
- Sold out de las entradas en preventa
- Recordatorio e información de última hora
- Agradecimientos y encuesta de satisfacción
- Cancelación o aplazamiento del evento
Este artículo cubre varias funcionalidades de nuestra herramienta de e-mailing y marketing. Descubre cómo dar tus primeros pasos en WeezTarget.
1. Anuncio de la programación y de novedades
Cuando anuncies un cabeza de cartel o una nueva actividad en el programa de tu evento, aprovecha para dar pie a que los futuros asistentes propongan ideas complementarias. Esto te trae dos ventajas: crear un stock de proyectos para ese mismo evento o para el siguiente y, sobre todo, dar voz al público que hace tu evento posible. A medida que se acerque la fecha de tu evento, busca también momentos para anunciar novedades. De esta forma, conseguirás mantener la atención de tu público para vender más entradas y generarás entusiasmo entre los asistentes hasta el día D e incluso después.
2. Lanzamiento de la venta de entradas
Enviar un e-mail a tu base de datos de contactos a través de WeezTarget, desde el momento del lanzamiento de la venta de las entradas para tu evento, te permitirá medir el impacto de tu campaña de lanzamiento. Haz el seguimiento del número de entradas vendidas y los ingresos generados a partir de los compradores que han abierto ese e-mail. Esto te dará una buena idea de cómo de atractivo resulta tu evento para así adaptar tus campañas de comunicación futuras.
3. Confirmación de la compra o inscripción
Cuando un asistente compra una entrada online, es necesario darle por e-mail una prueba de su compra. En esta prueba, tiene que aparecer cierta información esencial y práctica: nº de pedido, precio, hora, fecha, lugar, condiciones generales de venta… Weezevent te ofrece esta funcionalidad por defecto. Enviar un e-mail automáticamente cada vez que se formaliza un pedido te permite comunicar toda la información fundamental y te ayuda a gestionar eventuales problemas. Si quieres ir más allá, personaliza tus e-mails con los colores de tu evento y haz crecer tu comunidad integrando enlaces que redirijan a tus redes sociales.
4. Sold out de las entradas en preventa
Vender entradas con tarifas especiales early bird es una buena forma de atraer una primera ola de asistentes a tu evento, gracias a un precio más atractivo. Asegúrate de agotar todo tu stock de entradas en preventa para alcanzar un mínimo de aforo que te sea suficiente. Para ello, acelera el ritmo de las ventas planificando una campaña de recordatorio destinada a los contactos que aún no han comprado entradas, antes de que se agote el cupo. Con WeezTarget, es muy fácil realizar esta campaña, sin necesidad de importar ni exportar ningún archivo. Basta con crear, en un par de clics, un segmento filtrando el público en cuestión.
5. Recordatorio e información de última hora
Enviar un e-mail de última hora te permite recordar información práctica (hora, lugar, acceso…) que harán ganar tiempo tanto a los asistentes como a ti, ya que te ahorrarás muchas preguntas que podrían surgir por falta de información. También es buen momento para ofrecer opciones Premium a los asistentes: accesos prioritarios, zona VIP, ofertas gastronómicas… En este momento, los asistentes se están proyectando con más fuerza en el evento, ya que tendrá lugar muy poco tiempo después (un día, unas horas…).
6. Agradecimientos y encuesta de satisfacción
¿Ya ha pasado tu evento y sientes el deber cumplido? ¡Estupendo, pero no todo acaba ahí! Mantén la buena línea de comunicación que empezaste enviando un e-mail a los asistentes para agradecerles su presencia y su entusiasmo en tu evento. Aprovecha también para incluir una encuesta de satisfacción para recoger las sensaciones de los asistentes y seguir mejorando en tus futuros eventos.
7. Cancelación o aplazamiento del evento
Cancelar o aplazar un evento no es una tarea fácil, sobre todo cuando se trata de comunicar la mala noticia a los asistentes. Nuestros dos artículos de blog a continuación te ayudarán a gestionar esta situación lo mejor posible, concretamente la parte relativa a la comunicación:
- 6 trucos para comunicar correctamente cuando tu evento se aplaza
- Cancelación de tu evento: 5 claves para comunicar
En este artículo te damos ideas para comunicarte con tu público, pero seguro que tú tienes más y tu forma propia de hacerlo. No te pierdas todas las funcionalidades que te ofrece nuestra herramienta de e-mailing y marketing WeezTarget para gestionar tu comunicación haciendo clic en el siguiente botón:
