7 ideas de e‑mails que enviar a los asistentes a tu evento

7 ideas de e‑mails que enviar a los asistentes a tu evento

Por mucho que se estén mul­ti­pli­can­do los canales de comu­ni­cación, el e‑mail sigue sien­do uno de los mejor adap­ta­dos para la comu­ni­cación con los asis­tentes a tu even­to. Sin embar­go, a veces es difí­cil ele­gir qué tipo de e‑mail enviar y con qué men­saje. Es fun­da­men­tal, sobre todo, destacar de entre todos los e‑mails que reciben a diario cada uno de ellos. Para ello, hay una regla de oro: tus e‑mails tienen que ser con­cisos y con­vin­centes.

Cien­tos de orga­ni­zadores envían a diario miles de e‑mails gra­cias a nues­tra solu­ción de e‑mailing espe­cial­mente pen­sa­da para even­tos y activi­dades. A par­tir de estos datos, hemos extrai­do 7 ideas de e‑mail que puedes enviar a los asis­tentes a tu even­to para comu­nicar cor­rec­ta­mente antes, durante y después del even­to.

Índice

  1. Anun­cio de la pro­gra­mación y de novedades
  2. Lan­za­mien­to de la ven­ta de entradas
  3. Con­fir­ma­ción de la com­pra o inscrip­ción
  4. Sold out de las entradas en pre­ven­ta
  5. Recorda­to­rio e infor­ma­ción de últi­ma hora
  6. Agradec­imien­tos y encues­ta de sat­is­fac­ción
  7. Can­celación o aplaza­mien­to del even­to

Este artícu­lo cubre varias fun­cional­i­dades de nues­tra her­ramien­ta de e‑mailing y mar­ket­ing. Des­cubre cómo dar tus primeros pasos en Weez­Tar­get.

1. Anuncio de la programación y de novedades

Cuan­do anun­cies un cabeza de car­tel o una nue­va activi­dad en el pro­gra­ma de tu even­to, aprovecha para dar pie a que los futur­os asis­tentes pro­pon­gan ideas com­ple­men­tarias. Esto te trae dos ven­ta­jas: crear un stock de proyec­tos para ese mis­mo even­to o para el sigu­iente y, sobre todo, dar voz al públi­co que hace tu even­to posi­ble. A medi­da que se acerque la fecha de tu even­to, bus­ca tam­bién momen­tos para anun­ciar novedades. De esta for­ma, con­seguirás man­ten­er la aten­ción de tu públi­co para vender más entradas y gener­arás entu­si­as­mo entre los asis­tentes has­ta el día D e inclu­so después.

2. Lanzamiento de la venta de entradas

Enviar un e‑mail a tu base de datos de con­tac­tos a través de Weez­Tar­get, des­de el momen­to del lan­za­mien­to de la ven­ta de las entradas para tu even­to, te per­mi­tirá medir el impacto de tu cam­paña de lan­za­mien­to. Haz el seguimien­to del número de entradas ven­di­das y los ingre­sos gen­er­a­dos a par­tir de los com­pradores que han abier­to ese e‑mail. Esto te dará una bue­na idea de cómo de atrac­ti­vo resul­ta tu even­to para así adap­tar tus cam­pañas de comu­ni­cación futuras.

3. Confirmación de la compra o inscripción

Cuan­do un asis­tente com­pra una entra­da online, es nece­sario dar­le por e‑mail una prue­ba de su com­pra. En esta prue­ba, tiene que apare­cer cier­ta infor­ma­ción esen­cial y prác­ti­ca: nº de pedi­do, pre­cio, hora, fecha, lugar, condi­ciones gen­erales de ven­ta… Weezevent te ofrece esta fun­cional­i­dad por defec­to. Enviar un e‑mail automáti­ca­mente cada vez que se for­mal­iza un pedi­do te per­mite comu­nicar toda la infor­ma­ción fun­da­men­tal y te ayu­da a ges­tionar even­tuales prob­le­mas. Si quieres ir más allá, per­son­al­iza tus e‑mails con los col­ores de tu even­to y haz cre­cer tu comu­nidad inte­gran­do enlaces que rediri­jan a tus redes sociales.

4. Sold out de las entradas en preventa

Vender entradas con tar­i­fas espe­ciales ear­ly bird es una bue­na for­ma de atraer una primera ola de asis­tentes a tu even­to, gra­cias a un pre­cio más atrac­ti­vo. Asegúrate de ago­tar todo tu stock de entradas en pre­ven­ta para alcan­zar un mín­i­mo de aforo que te sea sufi­ciente. Para ello, acel­era el rit­mo de las ven­tas plan­i­f­i­can­do una cam­paña de recorda­to­rio des­ti­na­da a los con­tac­tos que aún no han com­pra­do entradas, antes de que se agote el cupo. Con Weez­Tar­get, es muy fácil realizar esta cam­paña, sin necesi­dad de impor­tar ni expor­tar ningún archi­vo. Bas­ta con crear, en un par de clics, un seg­men­to fil­tran­do el públi­co en cuestión.

5. Recordatorio e información de última hora

Enviar un e‑mail de últi­ma hora te per­mite recor­dar infor­ma­ción prác­ti­ca (hora, lugar, acce­so…) que harán ganar tiem­po tan­to a los asis­tentes como a ti, ya que te ahor­rarás muchas pre­gun­tas que podrían sur­gir por fal­ta de infor­ma­ción. Tam­bién es buen momen­to para ofre­cer opciones Pre­mi­um a los asis­tentes: acce­sos pri­or­i­tar­ios, zona VIP, ofer­tas gas­tronómi­cas… En este momen­to, los asis­tentes se están proyectan­do con más fuerza en el even­to, ya que ten­drá lugar muy poco tiem­po después (un día, unas horas…).

6. Agradecimientos y encuesta de satisfacción

¿Ya ha pasa­do tu even­to y sientes el deber cumpli­do? ¡Estu­pen­do, pero no todo aca­ba ahí! Man­tén la bue­na línea de comu­ni­cación que empeza­ste envian­do un e‑mail a los asis­tentes para agrade­cer­les su pres­en­cia y su entu­si­as­mo en tu even­to. Aprovecha tam­bién para incluir una encues­ta de sat­is­fac­ción para recoger las sen­sa­ciones de los asis­tentes y seguir mejo­ran­do en tus futur­os even­tos.

7. Cancelación o aplazamiento del evento

Can­ce­lar o aplazar un even­to no es una tarea fácil, sobre todo cuan­do se tra­ta de comu­nicar la mala noti­cia a los asis­tentes. Nue­stros dos artícu­los de blog a con­tin­uación te ayu­darán a ges­tionar esta situación lo mejor posi­ble, conc­re­ta­mente la parte rel­a­ti­va a la comu­ni­cación:

En este artícu­lo te damos ideas para comu­ni­carte con tu públi­co, pero seguro que tú tienes más y tu for­ma propia de hac­er­lo. No te pier­das todas las fun­cional­i­dades que te ofrece nues­tra her­ramien­ta de e‑mailing y mar­ket­ing Weez­Tar­get para ges­tionar tu comu­ni­cación hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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