9 preguntas que hacerse a la hora de escoger una solución de e‑mailing para eventos

9 preguntas que hacerse a la hora de escoger una solución de e‑mailing para eventos

Enviar e‑mails es nece­sario para cualquier orga­ni­zador de even­tos. Asis­tentes, colab­o­radores, provee­dores, patroci­nadores… Comu­nicar y trans­mi­tir infor­ma­ción a todos tus inter­locu­tores con­sti­tuyen una bue­na parte de tu tra­ba­jo. Pero a medi­da que el número de e‑mails que tienes que enviar aumen­ta con el crec­imien­to de tu activi­dad, con­viene escoger una solu­ción de e‑mailing que se adapte a tus necesi­dades. Aquí tienes las 9 pre­gun­tas que deberías hac­erte a la hora de escoger una solu­ción de e‑mailing para tus even­tos.

Índice

  1. ¿La solu­ción está sin­croniza­da con tus datos de ven­ta de entradas, con­trol de acce­so y cash­less?
  2. ¿La her­ramien­ta de e‑mailing es fácil de empezar a uti­lizar?
  3. ¿Cómo se impor­tan y orga­ni­zan los con­tac­tos?
  4. ¿Quién es dueño de los datos?
  5. ¿Lle­garán mis e‑mails a buen puer­to?
  6. ¿Qué estadís­ti­cas ofrece?
  7. ¿Puedo pro­gra­mar cam­pañas automáti­cas?
  8. ¿Qué fun­cional­i­dades me per­mi­tirán inno­var?
  9. ¿Puedo pro­bar la solu­ción antes de lan­zarme?

1. ¿La solución está sincronizada con tus datos de venta de entradas, control de acceso y cashless?

Entre todas las her­ramien­tas disponibles online, no exis­ten muchas solu­ciones de e‑mailing especí­fi­cas para even­tos. En gen­er­al, los pro­gra­mas más uti­liza­dos son gen­er­al­is­tas y tan solo per­miten el envío de e‑mails com­er­ciales y newslet­ters. Por lo tan­to, los orga­ni­zadores de even­tos tienen que dedicar una gran parte de su pre­ci­a­do tiem­po a expor­tar, impor­tar y fil­trar sus bases de datos. Todas estas manip­u­la­ciones se comen el tiem­po que se podría emplear en tar­eas que apor­tarían más val­or a sus even­tos.

Con una her­ramien­ta de mar­ket­ing com­ple­ta, los orga­ni­zadores de even­tos pueden ser más efi­cientes en la relación con sus clientes y así uti­lizar su tiem­po de mejor man­era. Así, una de las fun­cional­i­dades impor­tantes para una her­ramien­ta de e‑mailing es la capaci­dad que ten­ga de sin­cronizar todos tus datos de ven­ta de entradas online, con­trol de acce­so y cash­less direc­ta­mente en la solu­ción. De esta for­ma, tú podrás con­cen­trarte en acciones con más val­or aña­di­do.

2. ¿La herramienta de e‑mailing es fácil de empezar a utilizar?

Un orga­ni­zador de even­tos tiene que ser mul­titarea y capaz de uti­lizar gran can­ti­dad de her­ramien­tas. Sin embar­go, no puede per­mi­tirse pasar demasi­a­do tiem­po for­mán­dose en estas her­ramien­tas. Elige una solu­ción de e‑mailing fácil de empezar a uti­lizar, con la que puedas crear y con­fig­u­rar newslet­ters en tiem­po récord. ¿Por qué com­pli­carse cuan­do puede ser fácil?

Com­prue­ba tam­bién que la her­ramien­ta de e‑mailing escogi­da sin­cron­ice tus datos de ven­ta de entradas automáti­ca­mente y que la creación de e‑mails com­er­ciales sea intu­iti­va —para ti y para todas las per­sonas de tu equipo que podrían ten­er que uti­lizarla—.

3. ¿Cómo se importan y organizan los contactos?

Con una her­ramien­ta de e‑mailing tradi­cional, los orga­ni­zadores de even­tos sue­len ten­er que expor­tar sus bases de datos de ven­ta de entradas para poder, a con­tin­uación, fil­trar las direc­ciones de correo elec­tróni­co. Es un pro­ce­so largo y repet­i­ti­vo que con­ll­e­va ries­gos de error. COn una her­ramien­ta de e‑mailing para even­tos, tus con­tac­tos estarán sin­croniza­dos automáti­ca­mente en fun­ción de las com­pras real­izadas en tu platafor­ma de ven­ta de entradas online. Podrás inclu­so clasi­ficar tus públi­cos obje­tivos según difer­entes cri­te­rios en un abrir y cer­rar de ojos: even­tos, can­ti­dad de entradas com­pradas, fecha de com­pra, tipo de entra­da com­pra­da, entra­da escanea­da o no en el acce­so a tu even­to, etc.

Estos gru­pos de con­tac­tos pueden ser dinámi­cos, es decir que se pueden ir aña­di­en­do asis­tentes que cum­plan los cri­te­rios automáti­ca­mente, sin que tú ten­gas que hac­er nada. Para hac­er­lo, la her­ramien­ta de mar­ket­ing actu­al­iza la ficha de con­tac­to del com­prador des­de el momen­to en que este real­iza una com­pra para alguno de tus even­tos y lo añade al instante al grupo en el que cumpla con los cri­te­rios que hayas estable­ci­do.

4. ¿Quién es propietario de los datos?

Antes de escoger una solu­ción de e‑mailing para tus even­tos, asegúrate de que esta no comu­nique los datos de tus bases de datos a otras orga­ni­za­ciones ni per­mi­ta que otros even­tos puedan uti­lizar como obje­ti­vo de comu­ni­cación a tus asis­tentes. Tienes que ser el úni­co propi­etario de tus bases de datos y estas tienen que estar pro­te­gi­das.

5. ¿Llegarán mis e‑mails a buen puerto?

Enviar e‑mails está bien; que lleguen a sus des­ti­natar­ios es lo suyo. La capaci­dad de entre­gar los e‑mails tiene espe­cial impacto cuan­do estás envian­do infor­ma­ción prác­ti­ca para un even­to y más tenien­do en cuen­ta que, en oca­siones, te verás en la necesi­dad de comu­ni­car­la a últi­ma hora.

6. ¿Qué estadísticas ofrece?

Todas las her­ramien­tas de e‑mailing te pueden ofre­cer las estadís­ti­cas clási­cas: tasa de aper­tu­ra, tasa de clics, tasa de bajas… Una her­ramien­ta de e‑mailing para even­tos te dará más estadís­ti­cas, espe­cial­mente intere­santes para ti, tras el envío de cada cam­paña: número de pedi­dos real­iza­dos, número de entradas com­pradas, ces­ta media, ingre­sos gen­er­a­dos. ¡Y todo esto sin ten­er que con­fig­u­rar nada!

7. ¿Puedo programar campañas automáticas?

La ten­den­cia gen­er­al en comu­ni­cación y la relación con clientes con­siste en per­son­alizar las inter­ac­ciones con los des­ti­natar­ios de los men­sajes. En el caso de los even­tos, esto se podría tra­ducir como tu capaci­dad para comu­nicar con los asis­tentes a tu even­to en fun­ción de las acciones lle­vadas a cabo a través de tu platafor­ma de ven­ta de entradas. ¿Un asis­tente se ha inscrito a uno de tus even­tos? Envíale un e‑mail de con­fir­ma­ción instan­tá­neo y otro 48 horas más tarde para que invite a sus ami­gos.

Con una solu­ción de e‑mailing para even­tos, pro­gra­ma este tipo de cam­paña sin ten­er ningún tipo de conocimien­to de códi­go infor­máti­co. No tienes más que crear una cam­paña automáti­ca que des­en­ca­dene el envío de un e‑mail en par­tic­u­lar en fun­ción de la acción real­iza­da por cada asis­tente.

8. ¿Qué funcionalidades me permitirán innovar?

Seg­mentación de los con­tac­tos al detalle y dinámi­ca, cam­pañas automáti­cas, seguimien­to del rendimien­to, envío de invita­ciones a los asis­tentes a edi­ciones ante­ri­ores… Man­tente al día de las fun­cional­i­dades que te ayu­darán a rein­ven­tar tu comu­ni­cación, pero tam­bién tu even­to. Tra­ta de ir siem­pre más lejos para pro­pon­er nuevas ofer­tas y nuevas expe­ri­en­cias a los asis­tentes.

9. ¿Puedo probar la solución antes de lanzarme?

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