7 idées d’emails à envoyer à vos participants pour votre événement

7 idées d’emails à envoyer à vos participants pour votre événement

Les nou­veaux moyens de com­mu­ni­ca­tion ont beau se mul­ti­pli­er, l’email reste l’un des canaux les plus adap­tés à la com­mu­ni­ca­tion avec vos par­tic­i­pants. Cepen­dant, il est par­fois dif­fi­cile de choisir quel type d’email envoy­er et quel mes­sage y inté­gr­er. Surtout, il est pri­mor­dial de faire le max­i­mum pour sor­tir du lot par­mi tous les emails reçus par vos par­tic­i­pants. Une règle d’or s’applique alors : vos emails doivent être con­cis et con­va­in­cants.

Des cen­taines d’organisateurs envoient au quo­ti­di­en des mil­liers d’emails grâce à notre solu­tion d’emailing dédiée aux événe­ments. Nous tirons de ces don­nées 7 idées d’emails à envoy­er à vos par­tic­i­pants afin de bien com­mu­ni­quer avant, pen­dant et après votre événe­ment.

Som­maire

  1. Annonce de la pro­gram­ma­tion et des nou­veautés
  2. Ouver­ture de la bil­let­terie
  3. Con­fir­ma­tion d’achat ou d’inscription
  4. Épuise­ment des stocks de préventes
  5. Rap­pel et infor­ma­tions de dernière minute
  6. Remer­ciements et enquête de sat­is­fac­tion
  7. Annu­la­tion ou report de l’événement

Cet arti­cle abor­de plusieurs fonc­tion­nal­ités de notre out­il d’emailing et mar­ket­ing. Décou­vrez com­ment faire vos pre­miers pas sur Weez­Tar­get.

1. Annonce de la programmation et des nouveautés

Lorsque vous dévoilez une tête d’affiche ou une nou­velle activ­ité au pro­gramme de votre événe­ment, prof­itez-en pour pro­pos­er aux futurs par­tic­i­pants de sug­gér­er des idées com­plé­men­taires. Cela vous pro­cure deux avan­tages : créer un stock de pro­jets pour cet événe­ment ou le suiv­ant, et surtout don­ner une voix au pub­lic qui vous sou­tient. À mesure que votre événe­ment se rap­proche, trou­vez égale­ment des occa­sions pour annon­cer des nou­veautés. Main­tenez ain­si l’attention de vos publics pour ven­dre plus de bil­lets et provo­quer l’enthousiasme des par­tic­i­pants jusqu’au jour J et après.

2. Ouverture de la billetterie

Dès l’ouverture de votre bil­let­terie, envoy­er un e‑mail à votre base de con­tacts via Weez­Tar­get vous per­me­t­tra de mesur­er l’impact de votre cam­pagne de lance­ment. Suiv­ez le nom­bre de bil­lets ven­dus et le chiffre d’affaires généré par les acheteurs qui ont ouvert cet email. Cela vous don­nera une bonne indi­ca­tion de l’attractivité de votre événe­ment afin d’adapter vos futures cam­pagnes de com­mu­ni­ca­tion.

3. Confirmation d’achat ou d’inscription

Lorsqu’un par­tic­i­pant achète un bil­let en ligne, il est néces­saire de lui fournir une preuve de son achat par email. Cer­taines infor­ma­tions essen­tielles et pra­tiques doivent y fig­ur­er : n° de com­mande, prix, heure, date, lieu, con­di­tions générales de vente… La solu­tion de bil­let­terie de Weezevent vous offre cette fonc­tion­nal­ité par défaut. Délivr­er un email automa­tique­ment à chaque com­mande vous per­met de com­mu­ni­quer toutes les infor­ma­tions essen­tielles et vous aide à gér­er les éventuels lit­iges. Prof­itez de ce moyen de com­mu­ni­ca­tion per­son­nal­is­able aux couleurs de votre charte graphique pour faire grandir votre com­mu­nauté en inté­grant des liens redirigeant vers vos réseaux soci­aux.

4. Épuisement des stocks de préventes

Ven­dre des bil­lets à un tarif ear­ly bird est un bon moyen d’attirer une pre­mière vague de par­tic­i­pants à votre événe­ment grâce à un tarif attrac­t­if. Assurez-vous d’écouler tout votre stock de préventes afin de d’atteindre un min­i­mum sat­is­faisant de votre jauge. Pour cela, accélérez le rythme des ventes en plan­i­fi­ant une cam­pagne de relance avant rup­ture de stock des­tinée à vos con­tacts qui n’ont pas encore acheté de bil­lets. Réalisez cette opéra­tion très sim­ple­ment avec Weez­Tar­get, sans import ni export de fichiers. Vous n’avez qu’à créer en quelques clics un groupe de con­tacts fil­tré sur ce pub­lic.

5. Rappel et informations de dernière minute

Envoy­er un email de dernière minute vous per­met de rap­pel­er quelques infor­ma­tions pra­tiques (heure, lieu, accès…) qui fer­ont gag­n­er du temps à vos par­tic­i­pants et à vous-même, car vous n’aurez pas à gér­er les éventuelles ques­tions liées à un manque d’informations. C’est égale­ment l’occasion pour vous de pro­pos­er des options pre­mi­ums à vos par­tic­i­pants : accès coupe file, espace VIP, repas gas­tronomique… En effet, c’est à ce moment qu’ils se pro­jet­tent le plus vis-à-vis de votre événe­ment, celui-ci ayant lieu seule­ment quelques heures plus tard.

6. Remerciements et enquête de satisfaction

Votre événe­ment est ter­miné et vous avez la sen­sa­tion du devoir accom­pli ? C’est for­mi­da­ble, mais tout ne s’arrête pas là. Con­tin­uez sur votre bonne lancée en envoy­ant un email sincère à vos par­tic­i­pants afin de les remerci­er de leur présence et de leur ent­hou­si­asme lors de votre événe­ment. Glissez‑y une enquête de sat­is­fac­tion pour récolter leurs ressen­tis afin de pré­par­er au mieux vos futurs événe­ments

7. Annulation ou report de l’événement

Annuler ou reporter un événe­ment n’est pas une tâche facile, surtout lorsqu’il s’agit de com­mu­ni­quer la mau­vaise nou­velle aux par­tic­i­pants. Nos deux arti­cles de blog ci-dessous vous aideront à gér­er au mieux cette sit­u­a­tion, dont le volet com­mu­ni­ca­tion :

Cet arti­cle vous livre quelques idées pour vous aider à entretenir une bonne com­mu­ni­ca­tion avec vos publics. En par­al­lèle, notre out­il Weez­Tar­get pro­pose des mod­èles d’emails prêts à l’emploi afin de vous accom­pa­g­n­er au quo­ti­di­en dans votre com­mu­ni­ca­tion et dans la pré­pa­ra­tion de vos événe­ments. Pour les utilis­er, ren­dez-vous sur votre compte Weezevent et cliquez sur l’onglet Appli­ca­tions > CRM.

Les mod­èles d’emails sont disponibles dans Com­mu­ni­ca­tions > Tem­plates > Tem­plates publiques. Vous pou­vez égale­ment créer vos pro­pres tem­plates. Décou­vrez toutes les autres fonc­tion­nal­ités offertes par Weez­Tar­get en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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