Este año, Weezevent ha vuelto a estar presente en el BIME PRO 2022, el encuentro de los profesionales de la música en Bilbao y lo ha hecho con una participación más activa que nunca, ofreciendo una ponencia y participando en dos mesas redondas. Han sido unos días en los que compartir experiencias, proyectos y también know-how.
En esta edición, décimo aniversario del encuentro, Weezevent ha saltado al estrado en forma de presentación y mesas redondas, compartiendo con los asistentes su conocimiento sobre el sector, en base a la experiencia acumulada en eventos de todo tipo y tamaño desde el 2009, y de forma muy reciente durante un verano 2022 que ha batido todos los récords.
¡Descubre los puntos clave de estas intervenciones!
Presentación – El cashless en Europa: tendencias y buenas prácticas
Fruto de nuestra experiencia en grandes eventos en Europa, Amandine Depierre (Executive VP Spain de Weezevent) compartió en esta presentación las tendencias observadas y las mejores prácticas a la hora de implementar y sacar todo el partido a un sistema de pago cashless.
Para ilustrar las buenas prácticas y compartir su experiencia, le acompañó Carles Martínez, CMO del Mallorca Live Festival.
Datos de consumo y tendencias
En la primera parte de esta ponencia, Amandine presentó un resumen de los datos de consumo y tendencias extraídos del uso de nuestras soluciones de ticketing, control de acceso y cashless de festivales de 7 países (España, Francia, Bélgica, Reino Unido, Alemania y Austria) durante el verano de 2022 y comparando con un estudio similar realizado en 2018:
¿Cuál es la evolución de los precios de las entradas y del gasto diario del asistente? ¿Cómo se reparten los ingresos de los festivales (barras, restauración, merchandising, otros…)? ¿Cuál es la proporción de público VIP frente a público general y qué supone? ¿Cómo sacar partido de los hábitos de consumo de los festivaleros y de una creciente adopción de lo digital?
Las principales conclusiones extraídas de este estudio son las siguientes:
- El precio de los productos aumenta.
- La demanda de experiencias Premium aumenta.
- La demanda aumenta de forma más acusada en restauración que en barras.
- El público pide una experiencia digital.
Descubre todos los datos, las conclusiones y recomendaciones descargando la presentación:
¿Cómo sacar el máximo partido al cashless?
Partiendo de esta base y de la experiencia de Weezevent implementando el sistema cashless en festivales desde 2015, Amandine presentó, junto a Carles Martínez (CMO del festival Mallorca Live) las claves para sacar el máximo partido a este sistema cuyos beneficios van mucho más allá de la gestión de los pagos en el festival:
«El cashless permite a un promotor controlar sus operaciones al detalle: por producto, por punto de venta, por día, por camarero… El objetivo es reducir el flujo de dinero en el recinto ya que es positivo tanto a nivel de coste y como de seguridad. El sistema cashless también permite mejorar la experiencia del público y ofrece grandes posibilidades a nivel de acceso y análisis de datos (business intelligence) que hay que explotar para sacarle todo el partido. Por último, es un hecho que el cashless genera ingresos directos e indirectos».
Amandine Delpierre, Executive VP Spain de Weezevent
«Cada segundo que la persona que está en nuestro festival y está haciendo una cola, es dinero que estamos perdiendo. Que gaste rápido, que consuma rápido, que recargue rápido… Y todo eso se transforma en dinero».
Carles Martínez, CMO de Mallorca Live Festival
Para ello, las recomendaciones aportadas y ejemplificadas con el caso de Mallorca Live, se dividieron en 4 bloques:
Comunicar
La comunicación es un elemento clave en el éxito de la implementación de un sistema cashless, tanto a nivel externo como interno.
Amandine presentó los principales canales de comunicación y las mejores prácticas para hacerlo, desde una página con FAQs hasta el naming del sistema cashless, pasando por los mailings segmentados, la señalética en el recinto, o las redes sociales.
«Nosotros empezamos a comunicar el cashless 2 meses antes del evento, para que la gente se pueda registrar y hacer la activación y la recarga previa de su cuenta cashless. Esto es muy importante por 2 motivos: que la gente se familiarice con lo que es una pulsera cashless y también nos permite recibir ingresos que de otra forma se generarían el mismo día del festival, aumentando nuestro cash flow.
Esta comunicación previa también hace que la gente llegue de forma mucho más cómoda al festival».
Carles Martínez, CMO de Mallorca Live Festival
Business Intelligence
Una de las grandes ventajas del cashless es el big data que genera. Estos datos permiten optimizar los recursos y controlar las operaciones en tiempo real o de cara a ediciones posteriores del festival, así como fidelizar a través de comunicaciones y promociones. Amandine destacó la «importancia de trabajar de la mano con vuestro proveedor cashless, que puede ayudaros mucho a definir los KPIs y alcanzar vuestros objetivos a través de su tecnología, informes y recomendaciones. Sin olvidar que hay muchas formas de trabajar internamente y asignar recursos a esto».
«Los datos no mienten. Puedes leerlos mal, pero no mienten. Nosotros trabajamos con un visualizador de datos en el que metemos toda la información que nos llega desde Weezevent respecto a las barras, los datos de accesos y también los KPIs y los objetivos. Montamos un módulo que llamamos “La nave del misterio” en el que tenemos una pantalla por barra y una pantalla general. Esto nos ayuda a tomar decisiones.
Este año, teníamos 30 minutos entre la actuación de Rigoberta Bandini y la de C. Tangana. Teníamos 25 000 personas dentro del recinto que tenían que hidratarse todos a la vez en 30 minutos. Los datos nos ayudaron a gestionarlo, y aun y todo, no llegamos.
Toda esa información en tiempo real, además de la gestión de las barras, también nos permite hablar con los sponsors para ver qué productos están funcionando mejor, incluso por horas, y poder mejorar los siguientes días de festival y tomar decisiones para las activaciones de marca.
Hay que hacer una inversión en equipo humano y técnico, pero los resultados que obtenemos valen la pena. El coste de la “Nave del Misterio” por la maximización de ingresos, a nosotros nos sale a cuenta».
Carles Martínez, CMO del Mallorca Live Festival
Fomentar la experiencia digital
Como hemos observado en el estudio presentado en la primera parte de la presentación, la experiencia digital crece de forma exponencial y, pese a ser opcional, Amandine insistió en su enorme importancia y potencial para:
- Reducir las infraestructuras en el recinto.
- Ofrecer una experiencia mejorada a los asistentes y aumentar los ingresos.
- Recoger el máximo de datos.
Amandine compartió el caso del festival Cruïlla, un ejemplo modelo y gran caso de éxito, que eliminó por completo los puntos de recarga en el festival, con el correspondiente ahorro y aumento en el uso del sistema. Un festival 100% cashless online convencido de los beneficios de este tipo de operativa.
Gestión de proyecto
La implementación del cashless en un festival es un proyecto transversal que afecta a muchas áreas (producción, finanzas, marketing, patrocinio…), por lo que la gestión de proyecto es clave para que sea un éxito y se aprovechen todas sus ventajas. Amandine recomendó, en base a lo observado, la designación de una persona en la organización del festival que se encargue de la coordinación y seguimiento del proyecto cashless en su globalidad.
«Si quieres maximizar los ingresos, tienes que tomarte el cashless casi como una unidad de negocio y asignar recursos, roles… Entonces podrás maximizar los beneficios directos, el dinero, y los beneficios indirectos, los datos».
Carles Martínez, CMO del Mallorca Live Festival
En conclusión, para una buena implementación del cashless, no pierdas de vista estos 4 verbos: diversificar, comunicar, invertir (recursos, no solo dinero) y medir, medir, medir.
Mesas redondas – Del ticketing a los datos para mejorar la experiencia del fan
Amandine Delpierre participó también en dos mesas redondas junto a otros profesionales del sector, en las que pudo debatir sobre diferentes temas relacionados con la tecnología al servicio de los festivales, con un foco especial en la venta de entradas y en la recogida y uso de datos clave para mejorar la experiencia del fan.
Sold out! Más allá de la venta de tickets
Amandine Delpierre debatió con otros tres profesionales de la venta de entradas sobre cómo ha cambiado el mundo del ticketing y hacia dónde va, aportando valiosa información para afrontar con éxito los próximos lanzamientos y aprovechar todas las ventajas y oportunidades que ofrece esta tecnología.
«Las ticketeras somos muy importantes porque somos el punto de entrada, el primer contacto que tiene un fan con un festival es la compra de su entrada, el primer punto en el acceso al festival somos nosotros con la validación. Gestionamos el dinero de los promotores. Somos una parte fundamental del sector».
Amandine Delpierre, Executive VP Spain de Weezevent
La experiencia del fan en festivales
¿Cómo utilizar los datos de clientes y el marketing para incrementar la venta de tickets y mejorar la experiencia de los asistentes a un festival? En esta charla organizada por la Asociación de Promotores Musicales, Amandine Delpierre conversó con otros profesionales del sector, sobre el uso de los datos de clientes y el marketing para incrementar la venta de tickets y mejorar la experiencia de los asistentes a un festival.
«Aparte de la singularización de la experiencia, que es hacia donde hay que ir, a veces nos olvidamos de la base de esa experiencia: tener un control de acceso fluido, no hacer una hora de colas… Para eso también están los datos. Al observar que tienes mucha gente que no ha entrado y se está montando cola, que tienes una barra colapsada… tienes que tener mecanismos preparados para actuar en base a lo observado. Suele haber cierta reticencia porque supone una inversión pero, como hemos observado en los festivales con los que trabajamos, utilizar los datos siempre es rentable».
Amandine Delpierre, Executive VP Spain de Weezevent
Premios Fest – Reconocimiento a los festivales de música
Durante el BIME PRO, se celebran también los Premios Fest: un reconocimiento dedicado en exclusiva a los festivales de música.
Este año, nos alegra ver cómo varios de los festivales con los que hemos trabajado este verano (o incluso con los que llevamos más tiempo trabajando) han visto reconocidos sus esfuerzos por crear festivales inolvidables, tanto recibiendo el galardón como quedando finalistas en diversas categorías.
¡No podemos cerrar este artículo sin darles nuestra más sincera enhorabuena!
- PortAmérica
- Mejor festival de mediano formato (Ganador)
- Festival con mejor zona de restauración (Ganador)
- Festival con mejor zona de acampada (Finalista)
- Festival más sostenible (Finalista)
- Diversidad e igualdad de género (Finalista)
- Cala Mijas
- Festival revelación (Ganador)
- Festival producción (Finalista)
- Cruïlla
- Mejor festival de gran formato (Finalista)
- Mejor festival por innovación (Finalista)
- Tomavistas
- Mejor festival de mediano formato (Finalista)
- O Son Do Camiño
- Festival con mejor zona de acampada (Finalista)
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Imagen de portada: © Javier Rosa
Imagen interior: BIME PRO
