Vendée Globe

Du 17 au 29 octobre 2020, le Village départ du Vendée Globe a accueilli 200 000 visiteurs. Au programme, des découvertes autour de la course : bateaux des skippers, stands des exposants, pavillon du tourisme, pavillon culinaire…

L’événement, auparavant en accès libre, a pour la première fois nécessité la mise en place d’un dispositif d’inscription gratuite pour répondre aux enjeux Covid-19 : être en mesure de contacter les participants et limiter le nombre de personnes sur site. 

Découvrez comment le Vendée Globe et Weezevent ont navigué avec réussite dans un contexte inédit, rempli d’incertitudes, avec une grande diversité de publics (grand public, équipes des skippers, partenaires, VIP, etc.) :

• Optimiser le nombre potentiel de visiteurs
• Maîtriser sa jauge en temps réel
• Collecter des données indispensables
• Mettre en place un dispositif d’accréditation 360° inédit
• Vendée Globe 2020 : précurseur dans la gestion des publics pendant le Covid-19

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Optimiser le nombre potentiel de visiteurs.

Un module d’inscription grand public intuitif

Les inscriptions grand public pour visiter le Village départ du Vendée Globe ont été mises en ligne sur le site internet de la course, afin que les futurs visiteurs puissent choisir le jour et le créneau horaire de leur venue sur un calendrier interactif. La durée de chaque créneau a été fixée à 30 minutes.

Le formulaire d’inscription a été personnalisé par l’organisateur pour collecter des informations indispensables : nom, prénom, email, n° de téléphone et département de résidence. Chaque participant a pu s’inscrire très rapidement et facilement sans création de compte.

Une solution agile et complète

Dans un contexte d’incertitude, autant pour les organisateurs que pour les publics, le Vendée Globe exigeait une solution d’inscription flexible. Avec Weezevent, l’organisation a facilement ajusté certains paramètres en temps réel pendant l’événement : réduire ou augmenter les jauges, ajouter ou supprimer des créneaux horaires, informer les visiteurs concernés…

Au total, 22 modules d’inscription et d’accréditation adressant les différentes typologies de publics ont été configurés, publiés et régulièrement mis à jour. Une gestion dans les détails qui a été facilitée par les interfaces Weezevent, aussi intuitives pour l’équipe du Vendée Globe que pour les publics.

Communiquer pour optimiser son remplissage

7 jours avant l’ouverture des inscriptions en ligne, des milliers de personnes ont renseigné leur adresse email sur un module dédié afin d’être informés du lancement des réservations. Un maximum de tickets a ainsi pu être réservé, garantissant un remplissage optimisé du Village. Pour les participants ne trouvant pas de créneau adapté, l’inscription à une newsletter spécifique a été mise en place afin de leur communiquer les annonces de nouveaux créneaux disponibles.

La veille de sa visite, chaque inscrit a reçu par email un rappel de son créneau d’accès, les consignes à respecter, un programme des animations de la journée et une option pour annuler sa venue en cas d’empêchement. De quoi augmenter significativement le taux de participation et le bon déroulement le jour-J !

Réduire le taux de non-participation

Limiter le taux de non-participation est un enjeu majeur lors d’un événement gratuit. Le Vendée Globe a donc proposé aux détenteurs de tickets un module leur permettant d’annuler leur venue à tout moment et de réserver un autre créneau en quelques clics. En renseignant son numéro unique de ticket, l’annulation était automatiquement prise en compte afin de remettre la place disponible à la réservation.

Cette option automatisée a permis à l’organisateur de réduire fortement son taux de non-participation, sans effort et malgré la gratuité de l’événement. La remise en ligne de ces précieux sésames lorsque certains créneaux étaient complets a fait de nombreux heureux !

Maîtriser sa jauge sur place en temps réel.

Définir une stratégie pour maintenir une jauge constante

Pour le Vendée Globe, il était essentiel de maîtriser avec précision les contrôles aux 3 accès du Village. Les restrictions sanitaires exigeaient de ne strictement pas dépasser 5000 personnes sur site, en comprenant le grand public, les équipes des skippers, les hospitalités et le staff de l’organisation. Les files d’attente devaient également être limitées. Cela a pu être réalisé grâce à la mise en place d’inscriptions permettant de sélectionner un créneau horaire de 30 minutes pour entrer dans le site.

La durée de visite variant d’un participant à l’autre, l’objectif était de maintenir une jauge constante selon une estimation de temps de visite moyen (3h). Le tout en accueillant un maximum de personnes, en limitant les files d’attente et en respectant la jauge “sanitaire”.

Adapter le rythme des entrées avec précision

Grâce aux données obtenues par les terminaux de scan Weezevent, le Vendée Globe a suivi en temps réel les entrées, sorties et nombre de visiteurs sur site via à un tableau de bord dédié. Cela a permis de calculer le rythme de passage sur chacune des 3 entrées, de connaître le taux réel de non-participation et de déterminer précisément le temps de visite moyen.

Au regard de ces observations, de nouvelles consignes ont été transmises aux équipes de contrôle des tickets pour optimiser en continu le flux à chaque porte d’accès. Les solutions flexibles de Weezevent ont facilité ces adaptations et un plus grand nombre de visiteurs ont pu profiter du Village. Une opportunité non négligeable pour la visibilité et l’image de marque du Vendée Globe.

Piloter les inscriptions en continu

L’agilité de nos solutions a permis de modifier la configuration du module d’inscription pour accueillir plus de visiteurs chaque jour tout en respectant la jauge fixée à 5000 visiteurs. Ajout de nouveaux créneaux horaires, augmentation des quotas ou campagnes d’emailing ont permis d’adresser le juste nombre de visiteurs à accueillir sur le site et d’atteindre un taux de remplissage quotidien de 98%. Un chiffre exceptionnel pour un événement gratuit !

Collecter des données indispensables.

Informer et créer un lien personnalisé

Grâce au dispositif d’inscription en ligne, le Vendée Globe a collecté toutes les informations nécessaires pour communiquer en direct avec ses participants. Une mesure indispensable pour annoncer des modifications en cas d’imprévus.

Avec notre outil d’emailing et CRM WeezTarget, un email a été automatiquement envoyé à chaque participant après visite pour le remercier et l’inviter à suivre la course en ligne à travers les vidéos en direct proposées chaque jour.

Un outil au service de la stratégie marketing

Une fois l’événement terminé, une enquête de satisfaction envoyée via WeezTarget a permis d’obtenir des milliers de retours d’expérience des visiteurs du Village. Le Vendée Globe connaît désormais mieux ses publics et peut les fidéliser pour les prochaines éditions.

D’autres informations, telles que le taux de participation, le nombre de billets par commande, le temps moyen des visites par jour ou le lieu de résidence des visiteurs, collectées directement via les outils Weezevent ont donné l’opportunité au Vendée Globe de prendre des décisions éclairées pour sa communication ou sa stratégie marketing.

Mettre en place un dispositif d’accréditation 360° inédit.

Offrir un parcours d’accréditation sans friction

Grâce à Weezevent, le Vendée Globe a proposé une plateforme d’accréditation dédiée à chaque typologie d’accrédités : médias, staff, prestataires, partenaires, équipes des skippers. Un quota a été attribué à chaque organisation dans un souci de gestion de jauge. Cette segmentation a fluidifié l’ensemble du processus pour les accrédités et le staff du Vendée Globe.

Sur toute la durée de l’événement, 5 500 accrédités ont entré leurs informations et chargé une photo dans un formulaire personnalisé. Avec ces informations collectées et une fonctionnalité de modération dédiée, l’organisateur a réalisé le filtrage en amont de l’événement et n’avait plus à s’en soucier le jour J.

Profiter d’une solution tout-en-un : accès, catering…

En plus du module d’accréditation et de modération, l’expertise Weezevent englobe également la création de badges personnalisés, utilisés pour les accès et le catering. Chaque badge dispose d’une puce NFC qui possède des droits uniques, lus en quelques secondes par nos terminaux de scan ultra performant équipant les différents points d’accès au site et intrasite. Le Vendée Globe avait la possibilité de modifier à distance ces droits d’accès selon les besoins.

Les badges des accrédités étaient chargés en tickets repas pour l’accès au catering. Aux points de restauration ou au centre d’accréditation, le staff du Vendée Globe a pu débiter ou recharger les badges grâce à nos TPE tout-en-un qui acceptent tous les moyens de paiement (cashless, CB, espèces). Pour le Vendée Globe, ce dispositif a facilité le suivi de la refacturation avec les prestataires et partenaires.