El fin de año se acerca y es el gran momento para celebrar el año que termina. La organización de una fiesta de Nochevieja requiere que se sigan una serie de pasos y que atiendas a los principales temas que garantizarán que tus invitados vivan una experiencia perfecta. ¿Estás pensando en organizar una fiesta con amigos o abierta al público? Descubre los 5 puntos esenciales para organizar tu fiesta de Nochevieja.
Índice
1. El presupuesto
Para organizar cualquier evento es imprescindible establecer un presupuesto; puede irse ajustando en función de las necesidades, pero sirve como guía que delimita lo que quieres y lo que es posible llevar a cabo. Organiza una fiesta de Nochevieja que esté al alcance de tus medios; es inútil tanto pasarse como reducir demasiado los costes y correr riesgos en algunos puntos importantes. Puedes establecer un presupuesto por persona y, si quieres, pedir una contribución en forma de pago de entrada o inscripción. Sea de pago o no, siempre puedes utilizar una plataforma de venta de entradas o inscripciones para ayudarte en la gestión de tu evento.
2. La planificación
¡La organización de un evento es cuestión de planificación! El tamaño de tu evento va determinar con cuánta antelación tienes que empezar las preparaciones y la cantidad de tareas a realizar. Es importante tomarse el tiempo de hacer una lista con todos los pasos, el estado de cada uno y planificarlos en el tiempo para tener una visión clara de las fechas límite y delegar si es necesario. Ten en todo momento muy claro y respeta qué tareas tienes que finalizar 1 mes antes de la fiesta, 2 semanas antes, 1 semana antes y el día anterior.
3. El espacio ideal
Uno de los primeros puntos que hay que atacar con tiempo es la búsqueda del espacio perfecto para tu fiesta. Esto puede ser complejo: hay muchas fiestas en fin de año y los organizadores se van a pelear por los lugares más atípicos e interesantes. Antes de ponerte a ello, tienes que tener claro cuáles son, para ti, las características imprescindibles que el espacio tiene que cumplir y cuáles serían un plus. Para definir estos criterios, ten en cuenta el número de asistentes previstos, tu presupuesto, el material que necesitas (equipo de audio, micrófono, proyector, pista de baile…), el tipo de ambiente en el que quieres que se desarrolle tu fiesta, etc.
4. Los proveedores
Empecemos por la comida y la bebida: es frecuente que se ofrezca junto con el alquiler del local, pero también puedes optar por el alquiler sin nada incluido y buscar proveedores externos: empresas de catering, bares, restaurantes… que se adapten al formato de tu fiesta, ya incluya cena, cocktail o directamente fiesta. La búsqueda de proveedores puede ser laboriosa; para ayudarte, te damos algunas pistas en este otro artículo.
Ya tenemos a los asistentes bien alimentados y con bebida disponible en las barras, ahora toca pensar en la música, si no está incluida con el alquiler del espacio. Escoge la opción que mejor se adapte a tu evento: una playlist, un DJ… Pregunta a tus amigos y contactos; pueden ser de gran ayuda.
¡Haz que tu fiesta sea memorable! Si quieres que tus invitados se lleven algún recuerdo, piensa en algo que suponga una experiencia: pon un fotomatón, algún juego para retarse entre amigos, un karaoke… ¡Cualquier idea que dé juego en la fiesta y que les ponga en un estado de ánimo de disfrute es buena! Hay espacios que te ofrecerán directamente este tipo de animaciones.
5. Los asistentes
Llegamos a un punto clave: ¡los asistentes! No te tomes a la ligera la comunicación de tu evento si quieres llegar a un público que vaya más allá de tus conocidos y, sobre todo, dar una buena imagen y enviar un mensaje atractivo.
Habla de tu evento a tu alrededor y en redes sociales, crea un evento en Facebook, envía la información con tiempo suficiente y mantén el contacto de forma constante para que los asistentes no se olviden de tu fiesta, tengan la información práctica a mano… y no cambien de plan.
Hay elementos que serán diferentes si tu fiesta va a ser entre amigos o abierta al público general, y es importante que los tengas en cuenta:
Para una fiesta abierta al público, tendrás que gestionar la venta de entradas. Es mucho más práctico tanto para los asistentes como para ti si vendes entradas online. Crea una web específica de la fiesta e integra ahí el widget de venta o utiliza el microsite que te ofrece de forma gratuita Weezevent. No olvides incluir también en este caso un formulario recogiendo los datos relevantes para la organización.
A la hora de enviar las invitaciones, aprovecha para recoger también información utilizando un formulario. Algunos datos que podrían serte útiles: alergias o intolerancias alimenticias, fechas en las que estarían disponibles para acudir a la fiesta (si aún no has fijado una), si van a venir acompañados o no… También puedes sondear las preferencias de tu público en cuanto a animaciones, etc.
Una fiesta entre amigos va a conllevar menos organización, pero no dejes de lado los puntos que te detallamos a continuación para que tu fiesta de Nochevieja sea perfecta:
¿Quieres que los invitados hagan una aportación económica para la organización de la fiesta? En ese caso, crea una plataforma de inscripción estableciendo una tarifa fija o libre, según si quieres pactar el importe o que cada uno aporte lo que pueda. El formulario, en este caso, también puede ser útil para organizaros entre vosotros. ¿Quieres asegurarte de que la información sobre tu fiesta y la posibilidad de apuntarse es 100% privada? Pon una contraseña a tu microsite y comunícasela a tus amigos.
¿Listo para organizar tu fiesta de Nochevieja?
