Vous avez de grandes ambitions pour votre événement ? Vous voulez attirer encore plus de participants ? Pensez au sponsoring !
1. Quel sponsor pour votre événement ?
2. Que pouvez-vous proposer à la marque ?
3. Comment monter son dossier de sponsoring
4. Prendre contact avec vos potentiels sponsors
1. Quel sponsor pour votre événement ?
Avant de contacter une entreprise, il faut savoir comment la convaincre ! Au préalable, définissez ce que vous partagez avec elle : une passion, un engagement etc. C’est ce qui va piquer la curiosité de la marque et la faire s’investir dans votre projet. Listez vos besoins : financement, visibilité, dotations, …
Les différents types de sponsoring
Il existe différents types de sponsoring en fonction de vos besoins :
- Sponsoring Financier : Dans ce cas vous faites appel à une entreprise pour qu’elle participe au financement de votre événement en échange d’espaces de visibilité de tailles proportionnelles à l’implication de la marque dans le budget.
- Sponsoring Matériel : Organiser un événement demande une quantité importante de matériel. Tentes, bars, mobiliers pour des espaces de détente, gobelets, scénographies, décoration… Ce type de sponsoring permet aux organisateurs d’alléger la facture en demandant à des marques de leur fournir le matériel nécessaire à la bonne installation de l’événement. L’intérêt de ce type de partenariat est que l’échange de visibilité va de soi. En effet, la marque peut fournir du matériel et y apposer directement son logo afin de s’assurer le contrôle de sa visibilité sur le site de l’événement.
- Sponsoring de Service : De nombreux frais sont liés à la publicité (encarts publicitaires dans les médias, conception d’un site web…), à la sécurité ou encore à la location du lieu. Mettre en place des partenariats avec des entreprises locales ou des collectivités territoriales pourra vous aider à réduire les frais. Le sponsoring de service vous permet d’obtenir d’importantes réductions sur les services du sponsor, en échange d’une visibilité sur vos plateformes de communication (affichage, réseaux sociaux, newsletter…). Pour ces acteurs, les événements sont de bonnes occasions d’augmenter leur visibilité.Les médias pratiquent également volontiers le sponsoring d’événement, puisqu’il leur apporte du contenu exclusif ainsi qu’une visibilité auprès de vos participants. Vous pouvez donc proposer des espaces de visibilité à des médias qui, en échange, vous donneront des espaces publicitaires et permettront ainsi à votre événement d’atteindre de nombreuses nouvelles cibles. Veillez toutefois à ne pas faire appel à des médias concurrents et à bien les cibler en fonction de votre propre identité et public.
Les objectifs à mettre en avant pour vos sponsors potentiels
Plusieurs objectifs peuvent guider la décision d’une entreprise à choisir le sponsoring :
- la notoriété (la marque veut être vue et retenue par le plus grand nombre)
- l’image (l’entreprise veut être associée à une identité, idée ou cause aux yeux de ses clients et prospects),
- l’acquisition (l’entreprise veut attirer de nouveaux clients et profite d’un événement pour présenter ses services, toucher une nouvelle audience)
Parcourez les sites des entreprises que vous souhaiteriez avoir comme sponsors et comprenez leur projet, leur identité. L’idée est ici de trouver tous les points de contacts possibles entre votre événement et la marque. Que peut-elle vous apporter et que pouvez-vous lui apporter en retour ?
S’il s’agit de la première édition de votre événement
Si vous cherchez un sponsor pour votre première édition, inutile de viser trop grand.
L’important n’est pas la taille du sponsor mais bien son implication dans le projet. Une petite entreprise aura parfois plus de volonté, de temps et de moyens pour sponsoriser votre événement qu’une grande entité.
2. Que pouvez-vous proposer à la marque ?
Estimez l’audience de votre événement et sa couverture médiatique. Bien quantifiées, ces données seront un véritable faire-valoir pour votre événement vis-à-vis des marques qui verront un grand intérêt à sponsoriser votre événement pour leur visibilité.
Quelles valeurs souhaitez-vous véhiculer à travers votre événement ? Quelle histoire racontez-vous ? Trouver des valeurs communes entre votre événement et la marque vous donnera un argument de plus pour prouver que vous aiderez la marque à renforcer son image.
Pensez également à des actions ou activations qu’elle pourrait mettre en place sur l’événement : distribution de goodies, prise de parole, … tout est à imaginer !
Enfin, quantifiez le nombre d’espaces que vous pourrez leur consacrer avec, si possible, une estimation du nombre de personnes qui verront le logo ou le slogan de la marque vous permettant de valoriser vos espaces de visibilité (physique comme virtuel, comptez tout : d’une affiche sur le site de l’événement à une bannière sur votre site web).
3. Comment monter son dossier de sponsoring ?
Une fois la ou les marques correspondant à votre projet trouvée.s, vous pouvez passer à l’étape suivante : la constitution du dossier de sponsoring.
Quelle forme donner au dossier de sponsoring ?
Conçu un peu comme une plaquette commerciale, ce document PDF doit être aussi attrayant et agréable à lire que possible. Pour ce faire, enrichissez-le d’infographies et de photos. Insistez bien sur une identité graphique claire, soignée et bien identifiable. Soyez le plus exhaustif possible tout en restant concis.
Ne négligez pas la mise en page de votre dossier de sponsoring. Celui-ci doit être clair, attractif et complet. Vous pouvez faire appel à un professionnel de la mise en page (graphiste, infographiste, maquettiste, ou directeur artistique) pour vous aider dans cette tâche.
Si vous maîtrisez les outils de création graphique, vous pouvez directement vous inspirer et adapter des templates de dossiers de sponsoring disponibles sur internet.
Que faire apparaître dans le dossier de sponsoring ?
Quel que soit la taille ou le secteur de votre événement, dans votre dossier de sponsoring vous devrez :
- Présenter votre équipe et vous même
- Présenter votre projet : son concept, ses objectifs, son identité. Le type de public visé, les partenariats déjà mis en place, les médias et le plan de communication envisagés, la taille de vos infrastructures et la récurrence de vos événements (ponctuels ou récurrents). Si vous avez déjà organisé un événement, pensez à y inclure toutes ses retombées médiatiques. Ainsi que le même type de contenu que l’on retrouverait dans un dossier de presse (histoire, ambition, programme, partenaires, informations pratiques…) à destination des marques.
- Présenter vos besoins : financement, visibilité, matériel… Attention à bien justifier tel ou tel besoin de manière chiffrée, ou du moins en y associant des objectifs précis et clairement compréhensibles par la marque. Pour les justifier, détaillez ce que vous êtes prêt à lui offrir.
- Constituer ensuite une offre concrète. Vous devez détailler précisément les intérêts de vos différentes propositions à vos potentiels sponsors.
À quels objectifs répondrez-vous ? Comment cela se mettra concrètement en place sur votre événement ? Où la marque sera-t-elle visible ? Proposez-vous de simples affiches avec le logo ou bien des activités organisées par la marque pour une mise en avant plus spécifique ? Les possibilités sont infinies, tentez de les séduire en leur apportant de vrais raisons d’aider votre projet. N’hésitez pas à proposer des packs d’offres, plus clairs et lisibles.
Que proposer aux potentiels sponsors ?
Voici quelques exemples d’échange de visibilité que vous pourrez proposer à vos potentiels sponsors :
- Supports de communication : Vous pouvez placer le logo de vos sponsors sur tous vos supports de communication : flyers, affiches, teasers, sur votre site web, sur le programme de votre événement (vous pourriez même leur consacrer une page de ce programme afin qu’ils puissent expliquer leur démarche et bénéficier d’une visibilité plus importante).
- Personnalisation d’espaces dédiés aux marques sur place : beaucoup d’entreprises, notamment de boissons ou de nourriture, ont l’habitude de personnaliser des points de vente à leurs couleurs, ils peuvent ainsi vous fournir des moyens matériels tout en décidant eux-mêmes de la façon de présenter leur logo sur votre événement.
- Distribution de goodies : proposer à des marques de distribuer des goodies et/ou échantillons de produits sur votre événement peut être une vraie solution gagnante pour tous. Ce type de visibilité à un intérêt pour la marque qui entre en relation avec de potentiels clients, tout en apportant un bénéfice à vous et vos participants.
- Jeux concours : vous pouvez proposer à des médias, partenaires, de mettre en place des concours sur les réseaux sociaux pour faire gagner des goodies ou des places par exemple. Les concours du type “like, partage et commente ce post pour gagner des cadeaux” sont un très bon moyen d’augmenter considérablement votre visibilité et d’attendre des publics que vous n’auriez pas pu atteindre seul et vice-versa pour votre partenaire.
4. Comment rendre contact avec vos potentiels sponsors ?
Tout est maintenant prêt pour passer à l’étape la plus compliquée : la prise de contact.
Comment trouver des sponsors ?
Vous pourriez essayer d’entrer en contact avec les potentiels sponsors que vous avez identifiés par les salons professionnels ou par téléphone mais attendez-vous à rencontrer quelques difficultés. Les professionnels sont souvent sollicités pour ce type de demande, et ne peuvent naturellement pas donner de suite positive à chacune d’entre elles.
L’envoi d’e-mails et les relances téléphoniques restent la méthode inévitable et essentielle. Nous vous recommandons d’adresser votre e-mail à un contact précis et qualifié, plutôt que d’envoyer un email générique à une adresse du type “info@” ou “contact@”.
Que faire apparaître dans son email d’approche ?
Pour attirer l’attention lors de votre prise de contact par e-mail, soignez votre message en suivant ces quelques conseils :
- S’y prendre suffisamment en avance (entre 1 an et 6 mois avant l’événement)
- Travailler un objet clair et engageant
- Personnaliser le message, en y incluant à minima : le nom du contact, celui de l’entreprise ou du média démarché, et une phrase faisant le lien entre vos activités respectives
- Lister les avantages que sponsoriser votre événement représente pour l’entité
- Joindre le dossier de sponsoring
- Rester concis et courtois
- Tester différentes approches et suivre leurs résultats grâce à un outil de CRM et d’emailing.
Quelle stratégie adopter pendant son rendez-vous ?
Vous avez dégoté un rendez-vous ? Excellente nouvelle ! Le jour de votre présentation, soyez original et professionnel. Apportez du neuf par rapport à votre dossier de sponsoring : comment a avancé le projet depuis votre prise de contact ? Quels nouveaux partenariats avez-vous mis en place ? Qui sont ceux qui ont choisi de sponsoriser votre événement ? Avez-vous eu de nouvelles idées à ajouter à votre offre ?
Appuyez votre présentation d’un diaporama, pourquoi pas de vidéos. Montrez que vous connaissez l’entreprise à laquelle vous parlez et sachez montrer que votre projet est en adéquation avec celle-ci !
Les marques apprécient avoir l’exclusivité sur un événement, mais libre à vous d’en choisir plusieurs. Vous pourriez par exemple trouver un sponsor différent pour chacun de vos besoins et leur apporter des offres personnalisées en fonction du type de service que la marque vous rendra.
Découvrez nos conseils pour la promotion de vos événements :
- 5 stratégies pour promouvoir votre événement sur les réseaux sociaux
- Comment optimiser le remplissage de vos événements ? Les outils de communication
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