Festival International du film fantastique de Gérardmer

Vendre 40 000 pass, pour une centaine de projections, dans 4 lieux.

Le Festival international du film fantastique de Gérardmer est LA référence de ce genre cinématographique en France depuis 1994. L’ouverture de la billetterie est un événement pour tous les fans du genre. L’enjeu principal du festival est de rendre son parcours d’achat le plus simple possible, malgré de nombreuses combinaisons possibles pour les participants : différentes salles, types de pass, et plus d’une centaine de séances.
Les réservations sont ouvertes une semaine avant le festival, le lendemain de l’annonce de la programmation. Le système Weezevent est capable de supporter une forte demande dans un temps court, et est assez flexible pour réallouer en temps réel les réservations des participants qui modifient leurs choix.

Proposer différents tarifs et gérer les quotas en temps réel.

Depuis l’interface organisateur, le Festival international du film fantastique de Gérardmer définit une stratégie de quotas en fonction de sa programmation annuelle. 3 formules sont proposées aux participants : pass festival, pass journée ou billet à la séance. Le pass festival permet de réserver un nombre défini de projections sur les 4 jours, tandis que le pass journée donne accès à moins de films et uniquement sur une journée.

En parallèle, le festival limite le nombre de places par personne, par jour et par salle. Un visiteur ne peut par exemple pas réserver plus de 3 séances le samedi à l’Espace Lac. La fonctionnalité espace membre de Weezevent permet de gérer cette configuration en attribuant aux festivaliers des crédits pour réserver leurs séances de projection.

À mesure que l’événement approche, des quotas “dernière minute” sont ouverts pour les visiteurs qui n’ont pas pu réserver dès l’ouverture de la vente. Un quota de places spécifique est également réservé pour les invités qui se déplacent au dernier moment. Sur place, les derniers tickets sont écoulés à la dernière minute grâce aux guichets de vente sur place.

Délivrer des accréditations via une option dédiée.

Le  Festival International du Film Fantastique de Gérardmer reçoit plus de 600 accrédités (médias, invités, partenaires). La gestion de ces accréditations est simplifiée grâce aux fonctionnalités de modération de notre solution de billetterie en ligne. L’équipe du festival étudie les demandes d’accréditations, accorde différents droits aux admis et émet des factures avec simplicité.

Optimiser la gestion des accès et des taux de remplissage.

Une gestion des accès fiable est de rigueur pour le  Festival International du Film Fantastique de Gérardmer car les films s’y enchaînent toute la journée (jusqu’à 7 séances par une salle, de 9h à minuit). Tout retard lié au contrôle d’accès déréglerait la mécanique de précision du festival.

En 2022 le Festival international du film fantastique de Gérardmer a pris la décision de dématérialiser la billetterie, afin de diminuer les déchets liés au festival.

Aux entrées des projections, nos terminaux WeezAccess Pro sont utilisés pour scanner les QR codes présents sur les e-billets des participants et afficher instantanément le taux de remplissage de la jauge concernée. Grâce à cette technologie performante et à un système de files d’attente rigoureux, aucun détenteur de pass ou de billet ne se voit refuser l’entrée à une projection.

Par le passé, le Festival International du Film Fantastique de Gérardmer vendait ses billets uniquement sur place avec le principe du “premier arrivé, premier servi”. Les participants passionnés ont favorablement accueilli ce nouveau système et le nombre de réclamations reçues diminue au fil des années.

Coordonner efficacement un festival multisites

Le Festival international du film fantastique de Gérardmer se déroule sur 4 sites, dans différents quartiers de la ville. Un retard dans l’ouverture des portes et le début des projections peut avoir des répercussions importantes sur l’ensemble du festival.

Ce besoin de précision est facilité par notre technologie sans fil et connectée, ainsi que par nos équipes disponibles et réactives.

Avant le coup d’envoi du festival, nos équipes déploient les équipements dans chaque lieu et dispensent des formations personnalisées à chaque membre du staff.
Grégoire, chargé de projet Weezevent pour le festival, apporte son expertise et conseille chaque responsable de lieu. Ensemble, ils déterminent la meilleure façon de procéder pour fluidifier les entrées.

Pendant le festival, il s’assure en permanence du bon fonctionnement de notre technologie sur les différents sites, et est disponible pour répondre à toutes les questions des opérateurs.