Festival International du film fantastique de Gérardmer

Festival international du film fantastique de Gérardmer : une billetterie exigeante au service des passionnés.

Grâce à Weezevent, le Festival International du film fantastique de Gérardmer écoule en une semaine différents types de tarifs, pass et accréditations, en maîtrisant parfaitement ses jauges.

En action :
  • 100 films projetés/édition
  • 600 accréditations
  • 1994 Date de création.
  • 40 000 spectateurs sur 4 jours

Vendre 40 000 pass, pour une centaine de projections, dans 4 lieux.

Le Fes­ti­val inter­na­tion­al du film fan­tas­tique de Gérard­mer est LA référence de ce genre ciné­matographique en France depuis 1994. L’ouverture de la bil­let­terie est un événe­ment pour tous les fans du genre. L’enjeu prin­ci­pal du fes­ti­val est de ren­dre son par­cours d’achat le plus sim­ple pos­si­ble, mal­gré de nom­breuses com­bi­naisons pos­si­bles pour les par­tic­i­pants : dif­férentes salles, types de pass, et plus d’une cen­taine de séances.
Les réser­va­tions sont ouvertes une semaine avant le fes­ti­val, le lende­main de l’annonce de la pro­gram­ma­tion. Le sys­tème Weezevent est capa­ble de sup­port­er une forte demande dans un temps court, et est assez flex­i­ble pour réal­louer en temps réel les réser­va­tions des par­tic­i­pants qui mod­i­fient leurs choix.

Proposer différents tarifs et gérer les quotas en temps réel.

Depuis l’interface organ­isa­teur, le Fes­ti­val inter­na­tion­al du film fan­tas­tique de Gérard­mer définit une stratégie de quo­tas en fonc­tion de sa pro­gram­ma­tion annuelle. 3 for­mules sont pro­posées aux par­tic­i­pants : pass fes­ti­val, pass journée ou bil­let à la séance. Le pass fes­ti­val per­met de réserv­er un nom­bre défi­ni de pro­jec­tions sur les 4 jours, tan­dis que le pass journée donne accès à moins de films et unique­ment sur une journée.

En par­al­lèle, le fes­ti­val lim­ite le nom­bre de places par per­son­ne, par jour et par salle. Un vis­i­teur ne peut par exem­ple pas réserv­er plus de 3 séances le same­di à l’Espace Lac. La fonc­tion­nal­ité espace mem­bre de Weezevent per­met de gér­er cette con­fig­u­ra­tion en attribuant aux fes­ti­va­liers des crédits pour réserv­er leurs séances de projection.

À mesure que l’événement approche, des quo­tas “dernière minute” sont ouverts pour les vis­i­teurs qui n’ont pas pu réserv­er dès l’ouverture de la vente. Un quo­ta de places spé­ci­fique est égale­ment réservé pour les invités qui se dépla­cent au dernier moment. Sur place, les derniers tick­ets sont écoulés à la dernière minute grâce aux guichets de vente sur place.

Délivrer des accréditations via une option dédiée.

Le  Fes­ti­val Inter­na­tion­al du Film Fan­tas­tique de Gérard­mer reçoit plus de 600 accrédités (médias, invités, parte­naires). La ges­tion de ces accrédi­ta­tions est sim­pli­fiée grâce aux fonc­tion­nal­ités de mod­éra­tion de notre solu­tion de bil­let­terie en ligne. L’équipe du fes­ti­val étudie les deman­des d’accréditations, accorde dif­férents droits aux admis et émet des fac­tures avec simplicité.

Optimiser la gestion des accès et des taux de remplissage.

Une ges­tion des accès fiable est de rigueur pour le  Fes­ti­val Inter­na­tion­al du Film Fan­tas­tique de Gérard­mer car les films s’y enchaî­nent toute la journée (jusqu’à 7 séances par une salle, de 9h à minu­it). Tout retard lié au con­trôle d’accès déré­glerait la mécanique de pré­ci­sion du festival.

En 2022 le Fes­ti­val inter­na­tion­al du film fan­tas­tique de Gérard­mer a pris la déci­sion de dématéri­alis­er la bil­let­terie, afin de dimin­uer les déchets liés au festival.
Aux entrées des pro­jec­tions, nos ter­minaux WeezA­c­cess Pro sont util­isés pour scan­ner les QR codes présents sur les e‑billets des par­tic­i­pants et affich­er instan­ta­né­ment le taux de rem­plis­sage de la jauge con­cernée. Grâce à cette tech­nolo­gie per­for­mante et à un sys­tème de files d’attente rigoureux, aucun déten­teur de pass ou de bil­let ne se voit refuser l’entrée à une projection.

Aux entrées des pro­jec­tions, nos ter­minaux WeezA­c­cess Pro sont util­isés pour scan­ner les cartes mem­bres et affich­er instan­ta­né­ment le taux de rem­plis­sage de la jauge con­cernée. Grâce à cette tech­nolo­gie per­for­mante et à un sys­tème de files d’attente rigoureux, aucun déten­teur de pass ou de bil­let ne se voit refuser l’entrée à une projection.

Par le passé, le Fes­ti­val Inter­na­tion­al du Film Fan­tas­tique de Gérard­mer vendait ses bil­lets unique­ment sur place avec le principe du “pre­mier arrivé, pre­mier servi”. Les par­tic­i­pants pas­sion­nés ont favor­able­ment accueil­li ce nou­veau sys­tème et le nom­bre de récla­ma­tions reçues dimin­ue au fil des années.

 

Coordonner efficacement un festival multi-sites

Le Fes­ti­val inter­na­tion­al du film fan­tas­tique de Gérard­mer se déroule sur 4 sites, dans dif­férents quartiers de la ville. Un retard dans l’ouverture des portes et le début des pro­jec­tions peut avoir des réper­cus­sions impor­tantes sur l’ensemble du festival.

Ce besoin de pré­ci­sion est facil­ité par notre tech­nolo­gie sans fil et con­nec­tée, ain­si que par nos équipes disponibles et réactives.

Avant le coup d’envoi du fes­ti­val, nos équipes déploient les équipements dans chaque lieu et dis­pensent des for­ma­tions per­son­nal­isées à chaque mem­bre du staff.
Gré­goire, chargé de pro­jet Weezevent pour le fes­ti­val, apporte son exper­tise et con­seille chaque respon­s­able de lieu. Ensem­ble, ils déter­mi­nent la meilleure façon de procéder pour flu­id­i­fi­er les entrées.

Pen­dant le fes­ti­val, il s’assure en per­ma­nence du bon fonc­tion­nement de notre tech­nolo­gie sur les dif­férents sites, et est disponible pour répon­dre à toutes les ques­tions des opérateurs.

Les chefs de pro­jets Weezevent savent répon­dre à nos deman­des et nous accom­pa­g­nent dès la prise de con­tact pour le lance­ment, jusqu’à la fin de l’événement. Weezevent a égale­ment très bien cerné la par­tic­u­lar­ité de la ges­tion d’un fes­ti­val de cinéma.

Julia Colombo Le Public Système Cinéma

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