Festival Cruïlla

En Juillet 2021, 150 000 personnes ont dansé durant un festival de trois jours en Espagne, sans restriction de mouvement. Ce qui ne semblait pas possible l’a pourtant été lors du Festival Cruïlla, grâce à la mise en place d’un système de contrôle strict. Nos solutions technologiques ont accompagné l’événement pendant les différents moments cruciaux de l’opération : paiement en ligne des tests antigéniques, contrôle d’accès, vérification des résultats des tests, et paiement cashless sur les points de bar & restauration.

Gérer 50 000 participants dans un contexte COVID-19

Paiement des tests antigéniques et contrôle d’accès NFC

Notre équipe technique a mis au point une solution innovante et unique pour les besoins de cette édition spéciale du Festival Cruïlla : un module intégrant le rechargement cashless, la réservation ainsi que le paiement des tests antigéniques, que les participants devaient réaliser chaque jour du festival.

Avant la réalisation des tests antigéniques, chaque participant a dû présenter son billet pour vérifier sa validité ainsi que son identité. À la suite de quoi a été remis à chacun un bracelet muni d’une puce NFC liée à leur billet et compte cashless personnel. La société chargée de la réalisation des tests a pu envoyer à Weezevent les résultats de chaque test via une API. Ainsi, le bracelet avait une triple fonction : billet, preuve d’un résultat négatif au test antigénique et support pour le paiement cashless.

Aux points d’accès du festival, les informations contenues dans le bracelet ont été contrôlées par la lecture de la puce NFC et l’identité du participant a été, à nouveau, vérifiée.

Découvrez l’opération en détail

Un compte cashless adapté à toutes les circonstances

L’outil WeezPay permet une configuration très souple des comptes cashless. Au Festival Cruïlla, par exemple, la fonctionnalité permettant d’associer plusieurs billets à un seul compte cashless a été mise en place. Ce système est largement utilisé par les familles pour la gestion de leurs consommations sur place, et a été particulièrement utile dans le cadre de ce festival pour le paiement des tests pour toute la famille, sans avoir besoin de créer un compte pour les mineurs (de 7 à 16 ans). Ceci a également permis la gestion des billets pour chacun des jours du festival et le paiement des tests antigéniques, à partir d’un seul compte cashless.

En outre, grâce aux informations sur les comptes cashless, le contrôle des mineurs a été activé dans tous les bars grâce à un procédé simple : lorsque le bracelet d’un mineur était scanné pour régler au bar, le système avertissait immédiatement l’opérateur et rendait impossible la vente de boissons alcoolisées.

Rechargement cashless 100% en ligne

Les rechargements de compte cashless étaient ouverts avant l’événement, en même temps que le paiement du test antigénique. Pendant le festival, aucun point de recharge physique n’a été mis en place, mais tous les rechargement ont continué à être effectués en ligne. Ce système, permettant d’éviter les contacts, les déplacements et les files d’attente inutiles, a remporté l’adhésion du public et les rechargements se sont déroulés sans encombre.

Pendant l’événement, les rechargements automatiques ont été activés pour ceux qui le souhaitaient. Ainsi, lorsque le solde précédemment rechargé était dépensé, 20 € étaient automatiquement crédités sur le compte cashless du participant, sans que ce dernier ait besoin de faire quoi que ce soit. Cette option a été limitée à 5 rechargements, et nécessitait une réactivation manuelle du participant pour redémarrer le cycle de rechargements automatiques.

Utilisation des fonctionnalités clés de la fidélisation

Activations de marque

Des marques telles que Jägermeister, Coca-Cola, City Scout, DKV et Naturgy ont pu réaliser des activations de marque de manière simple et rapide. Le système cashless WeezPay a facilité le processus : chaque marque disposait d’un terminal cashless sur lequel elle pouvait sélectionner un produit gratuit et le remettre à un participant. Chacune de ces gratuités était ainsi enregistrée et documentée dans les rapports générés.

Fidélisation des détenteurs de billets de l’édition 2020

L’organisation a voulu remercier de leur fidélité les participants ayant acheté leurs billets pour l’édition 2020, et n’ayant pas demandé de remboursement à l’annonce de son report, en leur offrant des gratuités de boissons. Grâce à WeezPay, cela a pu être simplement mis en place en attribuant ces boissons gratuites aux participants correspondants, qui ont pu les obtenir directement sur leur bracelet cashless.

Retour des verres consignés

Dans la plupart des bars, la fonctionnalité d’achat et de retour de verres consignés n’était pas activée, en raison de l’utilisation de gobelets biodégradables. Cependant, il a été décidé de l’utiliser dans l’espace VIP, où les participants pouvaient se voir rembourser sur leur compte cashless le verre vide rapporté.

Le suivi en temps réel… et sur grand écran

Weezevent a généré des tableaux de bord pour que les organisateurs puissent suivre en temps réel les différentes données clés de l’événement : accès, recharges, top 10 des bars en nombre de ventes, produits les plus achetés, etc.

Les organisateurs ont dédié une salle à cet effet, le « Data Control Center », où ils y ont installé de grands écrans pour afficher ces panneaux de contrôle. À l’ère de l’analyse de données, l’initiative fut un grand succès !