Festival Cruïlla

Ver­a­no de 2021. 50 000 per­sonas en un fes­ti­val de 3 días, bai­lan­do y dis­fru­tan­do, de pie y sin lim­itación de movimien­tos. Parecía imposi­ble pero no lo ha sido para el Fes­ti­val Cruïl­la, que con su estric­to oper­a­ti­vo de seguri­dad lo ha hecho posi­ble. Nues­tras solu­ciones tec­nológ­i­cas han cam­i­na­do a su lado apoyan­do difer­entes ele­men­tos cru­ciales del oper­a­ti­vo: des­de el pago online de los tests de antígenos y el pos­te­ri­or con­trol de acce­so com­pro­ban­do el resul­ta­do de los tests, has­ta el pago cash­less en bar­ras y puestos de comida.

Gestionar 50 000 asistentes en un contexto de COVID-19

Pago de tests de antígenos y control de acceso NFC

Nue­stro equipo téc­ni­co ha desar­rol­la­do una solu­ción inno­vado­ra y úni­ca para las necesi­dades de una edi­ción tan espe­cial del Fes­ti­val Cruïl­la: un módu­lo inte­gra­do de cash­less y reser­va de hora y pago de los tests de antígenos que los asis­tentes tuvieron que realizarse cada día que acud­ier­an al festival.

Antes de la real­ización del test, cada asis­tente pre­senta­ba su entra­da, que se escane­a­ba para com­pro­bar su validez, se ver­i­fi­ca­ba su iden­ti­dad y se le entre­ga­ba una pulsera con un chip NFC que se vin­cu­la­ba a su entra­da y su cuen­ta cash­less. La empre­sa encar­ga­da de la real­ización de los tests envi­a­ba a Weezevent los resul­ta­dos de los mis­mos vía API. De esta for­ma, la pulsera pasa­ba cumplir una triple fun­ción: entra­da, jus­ti­f­i­cante de haber obtenido un resul­ta­do neg­a­ti­vo en el test de antígenos y soporte para el pago cashless.

En los pun­tos de acce­so al fes­ti­val, se com­pro­b­a­ba la infor­ma­ción con­teni­da en la pulsera medi­ante la lec­tura del chip NFC y se ver­i­fi­ca­ba de nue­vo la iden­ti­dad del asistente.

Des­cubre el oper­a­ti­vo en detalle

Una cuenta cashless que se adapta a todas las circunstancias

Wez­Pay per­mite una con­fig­u­ración de las cuen­tas cash­less muy ver­sátil. En el Fes­ti­val Cruïl­la, esta­ba acti­va, por ejem­p­lo, la fun­cional­i­dad que per­mite la aso­ciación de varias entradas a una úni­ca cuen­ta cash­less. Esto es muy uti­liza­do para famil­ias a la hora de ges­tionar sus con­sum­i­ciones in situ, pero en el caso del Cruïl­la fue espe­cial­mente útil para el pago de los tests de toda la famil­ia sin ten­er que crear una cuen­ta a los menores que tuvier­an que realizar­lo (de 7 a 16 años) y para que las per­sonas que acud­ieron más de un día al fes­ti­val, pudier­an ges­tionar sus entradas de cada uno de los días, inclu­i­do el pago de los tests de antígenos, des­de una úni­ca cuen­ta cashless.

Además, gra­cias a la infor­ma­ción de la cuen­ta cash­less, en todas las bar­ras esta­ba acti­va­do el con­trol de menores, una for­ma sen­cil­la de con­tro­lar la pro­hibi­ción de ven­ta de alco­hol a menores: al escanear la pulsera de un menor para pagar en bar­ra, el sis­tema avisa de que se tra­ta de un menor y no per­mite vender­le bebidas alcohólicas.

Operar 100% online para las recargas cashless

Las recar­gas de la cuen­ta cash­less esta­ban abier­tas antes del even­to —al mis­mo tiem­po que paga­ba su test de antígenos, el asis­tente ya podía realizar una primera recar­ga online de su cuen­ta cashless​​—. Durante el fes­ti­val, no se insta­laron pun­tos de recar­ga físi­cos sino que todas las recar­gas se sigu­ieron real­izan­do online, evi­tan­do con­tac­tos, desplaza­mien­tos y colas innece­sar­ios. La adop­ción por parte del públi­co fue muy bue­na y las recar­gas fueron flu­idas y cómodas para todos.

Además, se habil­i­taron las recar­gas automáti­cas para quien así lo desease, de modo que al gas­tar el sal­do ante­ri­or, se recar­gasen automáti­ca­mente 20€ en la cuen­ta cash­less del asis­tente sin necesi­dad de que este realizara ningu­na acción. Esta opción se lim­itó a 5 recar­gas automáti­cas y posi­bil­i­dad de reac­ti­var el ciclo a continuación.

Activar funcionalidades clave para la fidelización y los puntos de venta

Activaciones de marca

Mar­cas como Jäger­meis­ter, Coca-Cola, City Scout, DKV o Natur­gy pudieron realizar acti­va­ciones de mar­ca de for­ma cómo­da y efi­ciente. El sis­tema cash­less Weez­Pay facil­itó el pro­ce­so: cada mar­ca con­ta­ba con un ter­mi­nal cash­less en el que mar­car un pro­duc­to gra­tu­ito y “vendérse­lo” a la per­sona que vis­ita­ba la mar­ca, quedan­do la operación reg­istra­da para la pos­te­ri­or gen­eración de informes de las per­sonas que habían pasa­do por su stand.

Fidelización de los asistentes que no devolvieron su entrada de 2020

La orga­ni­zación quería agrade­cer su fidel­i­dad a los asis­tentes que com­praron su entra­da para la edi­ción 2020 del fes­ti­val y no solic­i­taron su devolu­ción cuan­do el fes­ti­val se aplazó a 2021, ofre­cién­doles bebidas gra­tu­itas. Gra­cias a Weez­Pay, pudieron hac­er­lo de una man­era sen­cil­la adju­di­can­do estas bebidas gra­tu­itas a los asis­tentes cor­re­spon­di­entes, que pudieron dispon­er de ellas direc­ta­mente en su pulsera cashless.

Devolución del vaso

En la may­oría de las bar­ras, la fun­cional­i­dad de com­pra y devolu­ción del vaso uti­liza­do para la bebi­da no se activó debido al uso de vasos biodegrad­ables. Sin embar­go sí se decidió uti­lizar en la zona VIP, donde los asis­tentes podían adquirir un vaso con su bebi­da y devolver­lo después con el cor­re­spon­di­ente rein­te­gro a su cuen­ta cash­less del sal­do gas­ta­do para adquirirlo.

Realizar un seguimiento en tiempo real… y en pantalla grande

Weezevent gen­eró pan­e­les de con­trol para que los orga­ni­zadores pudier­an realizar un seguimien­to en tiem­po real de los difer­entes datos clave del even­to: acce­sos, recar­gas, top 10 de bar­ras con may­ores ven­tas, pro­duc­to estrel­la, etc.

La orga­ni­zación dedicó una sala a este propósi­to, el “Cen­tro de con­trol de datos”, en la que instaló grandes pan­tallas para visu­alizar estos pan­e­les de con­trol con como­di­dad. En la era de los datos, ¡la ini­cia­ti­va fue todo un éxito!