L’organisation d’une course automobile représente un défi aussi palpitant qu’exigeant, incarnant la rencontre de la passion pour la vitesse, l’ingénierie, et l’esprit de compétition. Au-delà de l’excitation qu’engendrent le rugissement des moteurs et l’adresse des pilotes, orchestrer un tel événement requiert une planification méticuleuse, une attention rigoureuse aux détails, et une capacité à anticiper les imprévus.
De la sélection de la date idéale à la navigation dans les méandres des autorisations légales, en passant par la gestion des inscriptions et la promotion de l’événement, chaque étape est cruciale pour le succès de la course. Voici 5 conseils majeurs pour organiser votre événement :
Sommaire
1. Débuter correctement l’organisation de votre course
a) Choix de la date
La sélection de la date de votre course n’est pas une décision à prendre à la légère. Il est impératif d’éviter les conflits avec d’autres événements locaux qui pourraient diminuer la participation ou diviser l’attention du public. La recherche approfondie des calendriers d’événements dans votre région et des moments forts de la communauté locale est essentielle.
Pensez également à choisir une date qui convient à votre public cible. Les week-ends et les vacances scolaires peuvent souvent être préférables car ils minimisent les conflits avec les horaires de travail et scolaires, maximisant ainsi la disponibilité des participants et des spectateurs.
b) Evaluation de l’échelle de l’événement
L’échelle de votre course a un impact direct sur votre budget et sur le type de préparation nécessaire. Définir si votre événement sera un rassemblement local intime ou une compétition d’envergure nationale affecte tout, des coûts d’organisation aux besoins en marketing et en personnel.
Commencez par établir un budget préliminaire, en prenant en compte tous les coûts possibles : location du lieu, sécurité, permis, assurances, et plus encore. Ce budget vous aidera à déterminer le nombre de participants nécessaire pour couvrir les coûts et générer les revenus souhaités.
Un budget bien pensé et réaliste est votre meilleur outil pour évaluer l’échelle de l’événement. Il vous oblige à considérer chaque dépense potentielle et à réfléchir aux moyens de les équilibrer avec les revenus attendus, qu’ils proviennent des frais d’inscription, des sponsors, ou de la vente de marchandises et de nourriture.
Cela inclut également la prise en compte des coûts variables et fixes et la manière dont ils évolueront avec le nombre de participants. Une fois que vous avez une idée claire des finances, vous pouvez ajuster l’échelle de votre course en conséquence, en vous assurant qu’elle est à la fois ambitieuse et réalisable.
L’établissement d’un calendrier détaillé est également essentiel. Ce calendrier doit inclure non seulement le jour de l’événement lui-même, mais aussi les différentes étapes de préparation, comme les dates limites pour l’obtention des permis, l’engagement des fournisseurs, et la campagne de promotion.
Un planning rigoureux vous permet de rester organisés et de vous assurer que chaque aspect de l’événement est géré en temps voulu, évitant ainsi les précipitations de dernière minute qui peuvent compromettre la qualité et la sécurité de votre course.
2. Autorisations nécessaires
Il est crucial d’obtenir les permis adéquats auprès des autorités locales, qui exigeront un plan détaillé de l’événement, y compris les mesures de sécurité et les assurances nécessaires pour couvrir tous les risques.
a) Organisation d’une course sur la voie publique
Un événement qui se déroule sur la voie publique est soumis à une déclaration s’il remplit l’une des 2 conditions suivantes selon le Service Public :
- L’événement sportif est chronométré
- L’événement sportif est non chronométré et regroupe au moins 50 véhicules
Si l’événement sportif est chronométré :
Si votre course est chronométrée, la demande d’autorisation doit être transmise au moins 3 mois avant la date de votre événement.
Une fois votre demande reçue, le préfet décide avec les autorités locales qui disposent du pouvoir de police de la circulation (maire ou président de conseil départemental) pour savoir si votre course répond à tous les critères en termes de sécurité (vous devez fournir un contrat avec un assureur garantissant votre responsabilité civile, celle des participants, remettre en état les voies publiques et leurs dépendances à la suite de la manifestation…) et si votre manifestation peut avoir lieu.
Si l’événement sportif est non chronométré et regroupe au moins 50 véhicules :
Cette fois-ci, la demande d’autorisation doit être formulée dans un délai variable selon les autorités administratives. En effet, les demandes varient si votre course se déroule dans un seul département, de 2 à 19 départements ou de 20 départements ou plus. Le mode de déclaration varie également selon votre département de départ, renseignez-vous donc attentivement.
En ce qui concerne les obligations de l’organisateur de la course, elles sont exactement les mêmes que celles citées dans le paragraphe précédent.
b) Organisation d’une course sur un circuit
Sélectionner le lieu pour un événement automobile est primordial. Il existe aujourd’hui une multitude de circuits en France, chacun avec ses propres caractéristiques.
Pour une journée de circuit ouverte, privilégiez un circuit capable de gérer un volume élevé de véhicules avant leur entrée en piste. Pour fixer la date de votre événement, il est essentiel de contacter le gestionnaire du circuit afin de discuter des modalités de privatisation de la piste.
c) Autorisations médicales
L’article L.231-5 du Code du sport dispose que les fédérations sportives veillent à la santé de leurs licenciés et prennent à cet effet les dispositions nécessaires. Il est donc obligatoire de demander à vos participants un certificat médical dans le formulaire d’inscription à votre course.
3. Gestion des inscriptions
Si votre événement est dans une zone close, mettez également en place un système d’inscription pour le public. En ayant connaissance du nombre de spectateurs attendus, vous pourrez mieux organiser et anticiper la partie opérationnelle de votre événement.
Pour les pilotes, réalisez un formulaire permettant de connaître toutes les informations nécessaires à leur participation.
4. Stratégies de promotion
L’organisation de votre course automobile touche presque à sa fin. Une fois que vous avez obtenu toutes les autorisations nécessaires ainsi que le circuit, vous devez vous faire connaître par le plus grand nombre pour attirer un maximum de personnes le jour J.
a) Médiaux et locaux spécialisés
Pour ce faire, contactez tout d’abord les médias locaux qui vous feront une bonne publicité pour les habitants de la région. C’est une étape primordiale pour attirer un maximum de monde et ceux qui en entendront parler feront potentiellement du bouche à oreille, faisant ainsi croître de manière significative votre nombre de participants à votre événement.
Puis, dans un second temps, échangez avec la presse spécialisée dans ce secteur pour faire connaître votre événement aux plus passionnés. Cela vous permettra d’acquérir des fans solides amoureux de ce sport et qui viendront potentiellement à votre course. Si vous êtes toujours en difficulté pour l’organiser, vous pouvez passer par des dons et des cotisations pour augmenter votre chance de réaliser votre rêve.
b) Réseaux sociaux et e-mailing
La promotion de votre événement par les réseaux sociaux est primordiale de nos jours. Soyez présent sur tous les canaux possibles tels que TikTok, Instagram, Facebook, Twitter ou même Twitch pour diffuser des extraits de la course et des activités prévues avant le départ.
Un autre moyen d’attirer des participants est l’envoi de campagnes d’e-mails. À chaque édition, vous collectez au moment de leur inscription les adresses e-mails des pilotes et du public. Tirez parti de cette base de données et pensez à les contacter plusieurs mois à l’avance pour annoncer l’ouverture des inscriptions. En recevant l’information par e-mail, les coureurs pourront directement bloquer la date dans leur agenda.
Via votre mini-site, créez des codes de promotion pour inciter les personnes à s’inscrire. Par exemple, proposez une réduction de 20% si une réservation contient au moins 3 billets.
5. Sécurité et satisfaction des participants
a) Sécurité
La mise en place de la sécurité de votre course automobile commence dans un premier temps au tout début de la journée par la gestion de la foule. Optez pour une solution de contrôle d’accès sécurisée et déterminez à l’avance un nombre de files adéquat pour éviter les attroupements et les éventuels mouvements de foule.
Prévoyez des fils pour chaque catégorie de billets créés ainsi que plusieurs files pour les catégories de billets qui ont été les plus vendues.
Puis vient la sécurité sur le circuit en lui-même pour les pilotes. Prévoyez d’installer des commissaires de piste bénévoles à presque tous les endroits du circuit et formez-les sur les procédures de secours à suivre en cas d’incidents au moment de la course. Munissez-en certains également d’extincteurs si un incendie se déclenche en piste.
b) Engagement des bénévoles
Vous serez amenés à engager des bénévoles le jour de votre course pour mener à bien son déroulement. Pour la gestion des bénévoles et des équipes sur le terrain de manière générale, attribuez des droits d’accès spécifiques liés à leur rôle. Assurez-vous que certains postes soient équipés de talkie-walkie pour prévenir si des postes nécessitent du renfort de toute urgence pour assurer le bon fonctionnement de l’événement, que ce soit sur la piste ou sur les infrastructures mises en place par vos soins.
Pendant l’événement, soyez disponible pour répondre aux questions et fournir un soutien continu à votre équipe. Assurez-vous qu’ils disposent des ressources et du matériel nécessaires pour accomplir leur travail.
c) Satisfaction
Le retour de vos participants à votre course automobile est primordial pour améliorer la prochaine si cela fait partie de vos objectifs. Remerciez vos prestataires, le public et les athlètes de s’être déplacés.
Grâce au formulaire que vous avez rédigé au préalable, collectez les informations de vos participants en leur envoyant par mail un lien pour un questionnaire de satisfaction ou contactez-les directement par téléphone pour récolter leurs avis le lendemain ou le surlendemain de la course. Dites leur également de laisser des commentaires sur votre site.
Vos pilotes doivent avoir obligatoirement pris du plaisir lors de cette journée ! Si ce n’est pas le cas, il est primordial de comprendre quels ont été les éléments déceptifs ou gênants.
Vous avez déjà déterminé un lieu et une date pour votre course ? Ouvrez dès à présent les inscriptions avec les outils en ligne adaptés : une billetterie en ligne ainsi qu’une solution de contrôle d’accès simple et efficace.
