Organiser une retraite de yoga nécessite la préparation de nombreux détails, à la fois pendant la préparation et au moment de la retraite, pendant lesquels vous devez jongler entre une multitude d’éléments. C’est pourquoi nous avons rédigé ce guide pour vous accompagner dans l’organisation de votre future retraite de yoga !
Sommaire
- La préparation en amont
- Choisir un lieu de retraite
- Planifiez des activités
- Faites la promotion de votre retraite
- Communiquez avec votre groupe
- Astuces diverses
1. La préparation en amont
Avez-vous déjà participé à une retraite de yoga ? Cela pourrait vous être bénéfique d’en vivre une du point de vue d’un participant avant de vous lancer dans l’organisation de la vôtre. Vous pouvez même demander à votre professeur de yoga s’il est possible de l’assister pendant sa prochaine retraite. Prenez des notes sur ce que vous voulez appliquer ou non à vos propres retraites de yoga. Oubliez ce que vous vous attendez à vivre en tant qu’organisateur de retraites de yoga. Parlez-en à des professeurs amis pour avoir leur retour d’expérience, ou rejoignez des forums ou des groupes Facebook.
Même si elle peut avoir lieu dans un endroit exotique, guider une retraite de yoga n’est pas de tout repos. C’est pourquoi vous devez planifier des moments de calme tous les jours de votre retraite. Après tout, vous devez d’abord prendre soin de vous-même, et montrer l’exemple à vos participants.
Contrôlez judicieusement votre énergie et vos dépenses. Combien de temps, d’argent et d’énergie êtes-vous prêts à investir ? Quelle part voulez-vous contrôler et quelle part déléguer ?
Personnalisez votre retraite de yoga. Il en existe tellement aujourd’hui, que vous devez absolument vous différencier. Pour cela, assurez-vous lors de sa préparation d’y injecter votre propre style d’accompagnement et votre personnalité. Cela vous aidera aussi à choisir un lieu. Repensez aux villes ou pays dans lesquels vous avez fait les meilleures séances de yoga, et trouvez les régions qui s’en rapprochent le plus.
2. Choisir un centre d’accueil
Une fois que vous avez choisi une région qui reflète votre thème de retraite de yoga, vous devez trouver un lieu qui vous accueille. Listez les centres intéressants dans la région choisie. Dans le meilleur des cas, vous pourrez visiter vos 3 lieux préférés pour ensuite faire un choix définitif. Si cela n’est pas possible, communiquez beaucoup avec le centre choisi et demandez un maximum d’informations pour être sûr qu’il corresponde parfaitement à vos attentes. Vous ne pouvez pas vous dire “on verra sur place”. Tout doit être clair à l’avance.
Le centre d’accueil doit être professionnel, disponible et organisé. Une nourriture de bonne qualité et un espace de yoga confortable sont des priorités. Placez-vous également du point de vue du centre, qui ne connaît pas forcément vos attentes. Plus vous communiquerez des besoins clairs et précis, plus il vous fournira une prestation à la hauteur de vos attentes.
3. Planifiez des activités
Créer un agenda des activités est important lorsqu’on organise une retraite de yoga. Cela va également alimenter vos supports de communication. Ne planifiez pas tout à la minute près non plus. Restez flexibles et spontanés. Chaque groupe de participants est différent, vous devrez donc vous adapter en faisant connaissance avec eux. Laissez la liberté à chacun de vivre sa propre expérience.
Donnez du temps libre à vos participants entre les séances de yoga. C’est un séjour de repos après tout. Faites que les activités hors yoga — comme la randonnée ou le surf — soient optionnelles.
4. Faites la promotion de votre retraite
La communication est clé lors de l’organisation de votre première retraite de yoga. Cherchez d’abord à attirer les participants de vos cours classiques. Vous pouvez leur offrir un prix réduit sur la retraite étant donné qu’ils paient déjà vos cours, voire un abonnement. Vous pouvez aussi leur offrir des promotions s’ils recommandent votre retraite de yoga à un ami. Vous créez ainsi un cercle vertueu : vos participants font venir des amis, qui font venir des amis, etc.
Pensez à récupérer les adresses e-mail de tout le monde. Envoyez régulièrement les informations à propos de la retraite — les e-mails envoyés tôt le matin entre le lundi et le mercredi sont généralement plus lus que les autres.
Créez également un site internet, ou un mini-site Weezevent pour y laisser toutes les informations de manière pérenne. Idem sur Facebook avec une Page ou un Groupe dédiée à votre retraite.
Élargissez votre public en organisant ponctuellement des cours dans des salles de yoga différentes de votre lieu habituel. Après plusieurs retraites, les plus fidèles participants reviendront à chaque édition.
5. Communiquez avec votre groupe
Une fois que des personnes se sont inscrites à votre retraite, vous devez communiquer avec elles pour qu’elles sachent exactement à quoi s’attendre. Vous devez aussi recueillir des renseignements auprès d’eux, que ce soit pour vous ou pour les transmettre au centre d’accueil. Si vous avez mis en place un formulaire d’inscription complet, vous aurez tout ce qu’il vous faut : régime alimentaire, certificat médical, niveau d’expérience en yoga, historique des blessures, contact d’urgence.
Ensuite, nous recommandons d’envoyer trois e-mails en amont de votre retraite de yoga, en insistant sur les thèmes suivants :
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Astuces de voyage
Vos participants n’ont peut-être pas tous l’habitude de voyager. Donnez-leur des informations clés sur ce qu’il faut apporter et ne surtout pas oublier.
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Consignes pour le séjour
Fixez des règles de savoir-être selon vos préférences : ponctualité, consommation d’alcool, etc. Il est crucial de les communiquer le plus longtemps possible avant le départ.
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Agenda de la retraite
Cela permet à chacun de se projeter et cela créé de l’attente avant le départ.
6. Astuces diverses
Pensez aux assurances et à votre responsabilité. Exigez que vos participants souscrivent à une assurance de voyage avant de venir à votre retraite. Faites-leur également signer une décharge de responsabilité.
Soyez créatifs dans la préparation de votre retraite de yoga. La plupart de ces événements reprennent les mêmes formules, le vôtre doit donc s’en détacher en offrant diverses activités sortant de l’ordinaire. Plus le programme de votre retraite de yoga sera difficile à copier, plus il sera attirant pour les participants !
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