Organiser une inauguration en 7 étapes

L’in­au­gu­ra­tion d’un nou­veau mag­a­sin ou de nou­veaux locaux est une excel­lente occa­sion de faire preuve de créa­tiv­ité. Qu’il s’agisse d’une sim­ple céré­monie de coupure de ruban ou d’un événe­ment plus spé­cial, c’est le moment idéal pour se démar­quer.

Voici donc quelques con­seils et astuces pour organ­is­er un événe­ment que les gens n’ou­blieront pas !

1. Définissez l’objectif de votre inauguration

La pre­mière étape con­siste à définir l’ob­jec­tif de votre inau­gu­ra­tion. Vous devez com­pren­dre pourquoi vous organ­isez l’in­au­gu­ra­tion et quel est le but de cet événe­ment. Cela vous aidera ain­si à déter­min­er le pub­lic cible, les invités d’hon­neur et les activ­ités à inclure.

Est-ce pour célébr­er l’ou­ver­ture d’un nou­veau bâti­ment, pour présen­ter un nou­veau pro­duit ou lancer un nou­veau ser­vice, pour hon­or­er une per­son­ne ou une organ­i­sa­tion ? En effet, les céré­monies d’in­au­gu­ra­tion sont des céré­monies offi­cielles au cours desquelles les prin­ci­pales annonces sont faites.

Sans un plan d’ac­tion effi­cace, il vous sera dif­fi­cile d’or­gan­is­er votre inau­gu­ra­tion. Il y a trois aspects fon­da­men­taux que vous devez garder à l’e­sprit lorsque vous plan­i­fiez votre événe­ment :

• Vous devez être sûr à 100 % qu’il existe une bonne rai­son pour votre pub­lic d’as­sis­ter à votre inau­gu­ra­tion.
• Soyez stratégique en ce qui con­cerne la date et l’heure de votre événe­ment. Pour attir­er de nom­breuses per­son­nes, il est préférable d’or­gan­is­er votre inau­gu­ra­tion un week-end ou un soir en semaine.
• Assurez-vous d’avoir mis en place un sys­tème per­ti­nent pour récupér­er les con­tacts. Plus vous établirez de con­tacts au cours de votre événe­ment, plus vos activ­ités auront d’im­pact.

2. Élaborez un budget

La manière la plus effi­cace d’éla­bor­er un bud­get stratégique con­siste à répar­tir le mon­tant total que vous êtes prêt à dépenser dans des caté­gories spé­ci­fiques telles que la restau­ra­tion, l’an­i­ma­tion, la com­mu­ni­ca­tion par exem­ple. Cela per­me­t­tra aus­si de déter­min­er com­bi­en d’ar­gent vous pou­vez dépenser pour la loca­tion de l’e­space ou les déco­ra­tions.

3. Déterminez le lieu et la date de votre inauguration

Vous devez choisir l’espace adap­té à votre inau­gu­ra­tion, cela peut être dans le hall de vos nou­veaux locaux ou dans la bou­tique que vous venez d’ouvrir par exem­ple. Veillez à ce que l’emplacement choisi puisse accueil­lir le nom­bre d’invités et qu’il per­me­tte aux per­son­nes de se déplac­er facile­ment et de créer des réseaux en petits groupes.

Con­cer­nant la date, les inau­gu­ra­tions sont sou­vent réal­isées peu de temps après l’ouverture, générale­ment au cours de la pre­mière semaine, mais peu­vent très bien avoir lieu dans le mois qui suit le lance­ment.

4. Préparez les invitations

Étab­lis­sez une liste d’in­vités pour votre inau­gu­ra­tion et envoyez des invi­ta­tions formelles, indi­quant la date, l’heure et le lieu de l’in­au­gu­ra­tion ain­si que toutes les infor­ma­tions impor­tantes. Envoyez les invi­ta­tions assez tôt pour per­me­t­tre aux invités de plan­i­fi­er leur présence.

5. Prévoyez les animations

N’ou­bliez pas que le main­tien de l’in­térêt et de l’at­ten­tion des invités présents est fon­da­men­tal dans tout événe­ment, ain­si que lors d’une inau­gu­ra­tion. Prévoyez des moments ludiques ou pro­posez un spec­ta­cle qui met­tra en valeur vos pro­duits ou vos ser­vices. Vous pou­vez par exem­ple organ­is­er un défilé de mode dans le cas d’une inau­gu­ra­tion d’un mag­a­sin de vête­ments. Il faut égale­ment prévoir la présence d’un buf­fet ou bien d’un ser­vice trai­teur afin que vos invités puis­sent prof­iter entière­ment de votre inau­gu­ra­tion.

6. Faites la promotion de votre inauguration

Faites la pro­mo­tion de votre inau­gu­ra­tion à tra­vers dif­férents canaux de com­mu­ni­ca­tion per­ti­nents tels que :

• Les réseaux soci­aux : vous pou­vez créer un événe­ment Face­book et inviter des per­son­nes à y par­ticiper. Partagez aus­si des pho­tos et des vidéos sur les réseaux soci­aux pour don­ner un aperçu de l’événe­ment et sus­citer l’in­térêt des gens.
• Les affich­es et fly­ers : dis­tribuez-les dans les lieux publics tels que les cen­tres com­mer­ci­aux, les cafés et les épiceries. Assurez-vous d’in­clure des détails tels que la date, l’heure et le lieu de l’événe­ment, ain­si que le pro­gramme et les infor­ma­tions de con­tact pour assis­ter à votre inau­gu­ra­tion.
• Les médias locaux (jour­nal, radio, …) : faites-leur faire savoir que vous organ­isez une inau­gu­ra­tion. Four­nissez-leur des infor­ma­tions sur l’événe­ment et invitez-les à y assis­ter. Cela peut aider à obtenir une cou­ver­ture médi­a­tique et à attein­dre un pub­lic plus large.

7. Après l’inauguration

Après l’in­au­gu­ra­tion, il est impor­tant de faire un suivi pour tir­er par­ti de l’événe­ment et max­imiser son impact. Voici quelques idées :

• Remer­ciez les par­tic­i­pants : envoyez un mes­sage de remer­ciement par mail ou SMS aux per­son­nes qui ont assisté à l’in­au­gu­ra­tion. Assurez-vous d’in­clure des pho­tos de l’événe­ment et de rap­pel­er les moments forts.
• Partagez des pho­tos et des vidéos : cela peut aider à main­tenir l’en­gage­ment des par­tic­i­pants.
• Éval­uez les résul­tats : mesurez le nom­bre de par­tic­i­pants, l’en­gage­ment sur les réseaux soci­aux et le retour sur investisse­ment. Utilisez ces infor­ma­tions pour amélior­er la plan­i­fi­ca­tion d’événe­ments futurs.
• Analy­sez les retours : analy­sez les com­men­taires des par­tic­i­pants pour com­pren­dre ce qui a fonc­tion­né et ce qui pour­rait être amélioré.

Le suivi après votre inau­gu­ra­tion est essen­tiel pour max­imiser l’im­pact de l’événe­ment et créer des oppor­tu­nités futures pour votre entre­prise.

Pour votre inau­gu­ra­tion, utilisez une solu­tion d’inscrip­tion ou de bil­let­terie en ligne afin de gér­er au mieux vos par­tic­i­pants. Le jour J, nos solu­tions de con­trôle d’accès vous per­me­t­tront d’assurer la sécu­rité de vos par­tic­i­pants !

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