Comment organiser un événement hybride ?

Comment organiser un événement hybride ?

Un événe­ment hybride est un événe­ment qui com­bine les car­ac­téris­tiques d’un événe­ment en per­son­ne et d’un événe­ment virtuel. Ce type d’événement com­porte plusieurs avan­tages tels qu’une plus grande portée, un engage­ment accru et un meilleur retour sur investisse­ment (ROI).

Dans cet arti­cle, nous vous présen­tons des astuces pour faire de votre événe­ment hybride une réussite.

Sommaire:

  1. Anticiper le nom­bre de par­tic­i­pants attendus
  2. Prévoir un ordre du jour équilibré
  3. Créer le buzz
  4. Récolter des avis après l’événement
  5. Con­clu­sion

1. Anticiper le nombre de participants attendus

Afin de plan­i­fi­er cor­recte­ment votre événe­ment, il est impor­tant d’avoir une bonne idée du nom­bre de par­tic­i­pants atten­dus. Pour cela, vous pou­vez con­fig­ur­er dif­férents types de bil­lets dans votre logi­ciel de bil­let­terie en ligne : un pour les par­tic­i­pants en per­son­ne et un pour les par­tic­i­pants virtuels.

2. Prévoir un ordre du jour équilibré

La dif­fi­culté des événe­ments hybrides réside dans le fait que vous devrez vous adress­er à deux publics dif­férents : les par­tic­i­pants en per­son­ne et les par­tic­i­pants virtuels. Chaque typolo­gie de par­tic­i­pants a des besoins et des attentes dif­férents vis-à-vis de l’événe­ment. Cepen­dant, pour qu’un événe­ment hybride soit réus­si, il est impor­tant de sat­is­faire les deux publics.

Participants en personne

Les par­tic­i­pants en per­son­ne sont sus­cep­ti­bles d’être plus engagés car ils ont investi du temps et de l’ar­gent pour se ren­dre à l’événe­ment. De plus, le fait d’être sur le lieu de l’événe­ment tend à aider les gens à rester con­cen­trés et à être plus investis dans l’événement.

Le sim­ple fait qu’ils soient venus en per­son­ne à votre événe­ment est un signe cer­tain que vous avez déjà leur atten­tion — et qu’ils sont prêts à vous con­sacr­er du temps. S’il est facile d’at­tir­er leur atten­tion, il est plus dif­fi­cile de la main­tenir tout au long de l’événement.

Il est donc essen­tiel de fournir un con­tenu qui sus­cite leur intérêt. Voici quelques bons moyens d’y parvenir :

  • Définis­sez ce qu’ils atten­dent — Ils peu­vent vouloir écouter des ora­teurs spé­ci­fiques, en savoir plus sur vos ser­vices, mieux com­pren­dre votre mis­sion ou avoir d’autres besoins par­ti­c­uliers. Déter­minez ces attentes, et adaptez votre événe­ment en conséquence.
  • Faites appel à des pro­fes­sion­nels — Ces derniers main­ti­en­nent les par­tic­i­pants engagés et intéressés. Vous pou­vez deman­der à des danseurs, des magi­ciens ou des comé­di­ens de faire de cour­tes représen­ta­tions en rap­port avec votre événe­ment ou votre marque.

Participants virtuels

Il est un peu plus dif­fi­cile de s’adress­er aux par­tic­i­pants virtuels. Il est fort prob­a­ble que les par­tic­i­pants soient en train de faire plusieurs choses à la fois lorsqu’ils regar­dent votre événement.
Par con­séquent, il peut s’avér­er dif­fi­cile de les garder engagés. C’est pourquoi il est égale­ment impor­tant de définir ce qu’ils attendent.

Voici quelques conseils :

  • Faites en sorte que le con­tenu soit court et facile à digér­er — Ren­dez-le utile, per­ti­nent et informatif.
  • Utilisez des sondages — Les sondages ou les cours quizz en ligne vous per­me­t­tent d’in­ter­a­gir avec les par­tic­i­pants pen­dant l’événement.
  • Opti­misez l’u­til­i­sa­tion mobile — Si les par­tic­i­pants peu­vent facile­ment pass­er d’un ordi­na­teur à leur télé­phone mobile, ils auront une rai­son de moins de man­quer cer­taines par­ties de votre événement.

3. Créer le buzz

Le mar­ket­ing est très impor­tant pour un événe­ment hybride car il vous donne l’oc­ca­sion de dévelop­per votre événe­ment et de vous assur­er que les per­son­nes qui souhait­ent y par­ticiper savent qu’il a lieu.
Il per­met d’ac­croître la notoriété de la mar­que et du pro­duit, de fidélis­er les clients et de génér­er des prospects. Il vous per­met égale­ment d’établir des rela­tions durables avec vos participants.

Pour créer un buzz autour de votre événe­ment, pensez à ces straté­gies mar­ket­ing utiles :

  • Email mar­ket­ing — Les emails sont l’un des moyens les plus effi­caces d’at­tein­dre directe­ment les cibles. Pour max­imiser leur impact, éla­borez un con­tenu per­cu­tant, des lignes d’ob­jet per­son­nal­isées et des appels à l’ac­tion (CTA) con­va­in­cants. Pour ce faire, vous pou­vez utilis­er un CRM.
  • Réseaux soci­aux — Décou­vrez la plate­forme de médias soci­aux sur laque­lle la majorité de votre pub­lic cible s’en­gage et entrez en con­tact avec elle.
  • Mar­ket­ing de con­tenu — Opti­misez votre con­tenu pour dif­fuser les mes­sages les plus impor­tants con­cer­nant votre événe­ment. Il peut s’a­gir de l’an­nonce des inter­venants, des modal­ités d’in­scrip­tion et d’un aperçu des sujets abordés.

Si les recherch­es ont mon­tré que les straté­gies de mar­ket­ing sus­men­tion­nées ont fait des mer­veilles pour les spé­cial­istes du mar­ket­ing, rien ne dit qu’elles auront le même impact posi­tif sur vous. La seule façon de garan­tir qu’elles fonc­tion­nent égale­ment à mer­veille pour vous est d’u­tilis­er des indi­ca­teurs clés de per­for­mance (KPI).

Voici les indi­ca­teurs clés de per­for­mance à surveiller :

  • Taux d’ou­ver­ture des e‑mails — Efforcez-vous de dépass­er le taux d’ou­ver­ture moyen de 16,97 %.
  • Taux de clics (CTR) — Il s’ag­it du pour­cent­age de clics d’un e‑mail. S’il est élevé, il indique un bon ciblage démo­graphique, un CTA per­ti­nent et un excel­lent con­tenu de l’e-mail.
  • Engage­ment sur les réseaux soci­aux — Il s’ag­it de l’ef­fi­cac­ité de votre com­mu­ni­ca­tion avec votre pub­lic cible. Plus les gens sont engagés avec vous sur les médias soci­aux, plus leur intérêt pour votre événe­ment est élevé.
  • Partages — Il s’ag­it du nom­bre de fois où les gens parta­gent votre con­tenu sur les réseaux soci­aux. Un nom­bre élevé de partages est béné­fique pour vous : il aug­mente le nom­bre de per­son­nes qui souhait­ent assis­ter à votre événement.
  • Taux de con­ver­sion — Il s’ag­it du nom­bre de per­son­nes qui se sont inscrites à votre événe­ment grâce à votre approche marketing.

4. Récolter des avis après l’événement

Obtenir des avis de vos par­tic­i­pants est incroy­able­ment impor­tant. Il vous indique non seule­ment ce qu’ils ont pen­sé de l’événe­ment, mais il vous aide égale­ment à com­pren­dre ce que vous pou­vez amélior­er pour les événe­ments futurs.

Voici quelques façons de recueil­lir des commentaires :

  • For­mu­laires de feed­back — Par e‑mail, envoyez à votre pub­lic cible une série de ques­tions. La plu­part des ques­tions doivent com­porter des répons­es à choix mul­ti­ples. Toute­fois, veillez à inclure une ques­tion ouverte pour leur per­me­t­tre de s’exprimer plus librement.
  • Deman­der une note — Tou­jours par e‑mail, deman­dez à votre pub­lic d’é­val­uer votre événe­ment en lui attribuant une note. Ces enquêtes sont effi­caces car elles sont sim­ples et rapi­des à remplir.
  • Appels télé­phoniques — Avoir des con­ver­sa­tions avec votre pub­lic cible est un moyen sûr de le com­pren­dre. Écoutez le ton de leur voix et le choix de leurs mots pour avoir une idée de ce qu’ils ont réelle­ment pen­sé de votre événement.

Pour vous assur­er que vous recevrez les bons com­men­taires, vous pou­vez pos­er les ques­tions suivantes :

  • Avez-vous été sat­is­fait de l’événement ?
  • Quels ont été vos moments préférés ?
  • L’événe­ment a‑t-il répon­du à vos attentes ?
  • Qu’est-ce qui pour­rait être amélioré ?
  • Par­ticiperiez-vous à de futurs événe­ments du même type?

5. Conclusion

Organ­is­er des événe­ments hybrides n’est pas si simple.
Vous devez être con­scient que vous organ­isez un événe­ment qui s’adresse à deux types de per­son­nes, et vous organ­is­er de manière à les sat­is­faire les uns autant que les autres.

Créer un événe­ment

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