Cómo organizar un evento híbrido

Cómo organizar un evento híbrido

Un even­to híbri­do es uno que com­bi­na las car­ac­terís­ti­cas de un even­to pres­en­cial y un even­to vir­tu­al. Este tipo de even­tos tienen ven­ta­jas como un may­or alcance, más com­pro­miso y un ROI (retorno de la inver­sión) mayor.

En este artícu­lo, te con­ta­mos tru­cos para que tu even­to híbri­do sea un éxito.

Índice

  1. Pre­v­er el número de asistentes
  2. Preparar un pro­gra­ma equilibrado
  3. Comu­nicar y gener­ar conversación
  4. Recoger opin­iones tras el evento
  5. Con­clusión

1. Prever el número de asistentes

Para plan­i­ficar tu even­to cor­rec­ta­mente, es impor­tante que ten­gas una idea clara del número de asis­tentes pre­vis­to en cada modal­i­dad. Para ello, puedes con­fig­u­rar difer­entes tipos de entra­da en tu platafor­ma de ven­ta de entradas e inscrip­ciones online: uno para los asis­tentes pres­en­ciales y otro para los asis­tentes online.

2. Preparar un programa equilibrado

La difi­cul­tad de los even­tos híbri­dos reside en el hecho de que ten­drás que diri­girte a dos públi­cos difer­entes: los asis­tentes pres­en­ciales y los asis­tentes online. Cada tipo de asis­tente tiene necesi­dades y expec­ta­ti­vas difer­entes para el even­to. Sin embar­go, para un even­to híbri­do exi­toso, es impor­tante que ambos públi­cos que­den satisfechos.

Asistentes presenciales

Es prob­a­ble que los asis­tentes pres­en­ciales estén más impli­ca­dos en tu even­to ya que han inver­tido tiem­po y dinero para acud­ir al mis­mo. Además, el hecho de encon­trarse en el lugar del even­to ayu­da a las per­sonas a estar con­cen­tradas e impli­carse más en el evento.

Sim­ple­mente por el hecho de haber acu­d­i­do en per­sona, esto ya impli­ca que te has gana­do su aten­ción y que están dis­puestos a dedi­carte tiem­po. Aun así, aunque es fácil atraer su aten­ción, no lo es tan­to man­ten­er­la a lo largo de todo el evento.

Por lo tan­to, es fun­da­men­tal ofre­cer un con­tenido que sus­cite su interés. Aquí tienes algu­nas for­mas de conseguirlo:

  • Define lo que los asis­tentes esper­an: pueden quer­er escuchar a deter­mi­na­dos ponentes, saber más sobre tus ser­vi­cios, com­pren­der mejor tu mis­ión o ten­er otras necesi­dades especí­fi­cas. Deter­mi­na cuáles son sus expec­ta­ti­vas y adap­ta tu even­to en fun­ción de ellas.
  • Cuen­ta con pro­fe­sion­ales: estos mantienen a los asis­tentes impli­ca­dos e intere­sa­dos. Puedes con­tratar a bailar­ines, magos o humoris­tas para realizar pequeñas actua­ciones rela­cionadas con tu even­to o con tu marca.

Asistentes online

Diri­girse a los asis­tentes online es más difí­cil. Es muy prob­a­ble que los asis­tentes estén hacien­do varias cosas al mis­mo tiem­po que ven tu evento.
Por lo tan­to, puede ser difí­cil man­ten­er­los impli­ca­dos. Por eso es tan­to o más impor­tante definir qué es lo que esperan.

Aquí tienes algunos consejos:

  • Tra­ta de que el con­tenido sea cor­to y fácil de digerir — Haz que sea útil, per­ti­nente e informativo.
  • Uti­liza encues­tas — Las encues­tas cor­tas o los quizz online te per­miten inter­ac­tu­ar con los asis­tentes durante el evento.
  • Opti­miza el uso del móvil — Si los asis­tentes pueden pasar con facil­i­dad del orde­nador al móvil, ten­drán menos razones para saltarse algu­na parte de tu evento.

3. Comunicar y generar conversación

El mar­ket­ing es muy impor­tante para un even­to híbri­do ya que te brin­da la opor­tu­nidad de desar­rol­lar tu even­to y ase­gu­rarte de que las per­sonas que quieren acud­ir están infor­madas de su celebración.
Per­mite dar a cono­cer la mar­ca y el pro­duc­to, fidelizar a los clientes y atraer poten­ciales clientes. Tam­bién te per­mite estable­cer rela­ciones duraderas con los asistentes.

Para comu­nicar y crear con­ver­sación sobre tu even­to, ten en cuen­ta estas estrate­gias de marketing:

  • Email mar­ket­ing — El correo elec­tróni­co es una de las for­mas más efi­caces para lle­gar de for­ma efi­caz a tu públi­co obje­ti­vo. Para max­i­mizar su impacto, elab­o­ra un con­tenido lla­ma­ti­vo, asun­tos per­son­al­iza­dos y lla­madas a la acción (CTA) con­vin­centes. Para ello, puedes uti­lizar un CRM.
  • Redes sociales — Des­cubre en qué redes sociales se encuen­tra la may­or parte de tu públi­co obje­ti­vo y entra en con­tac­to con él.
  • Mar­ket­ing de con­tenido — Opti­miza tu con­tenido para difundir los men­sajes más impor­tantes en relación con tu even­to. Puede tratarse del anun­cio de los ponentes o artis­tas, modal­i­dades de inscrip­ción o un avance de los temas que se abordarán.

Mul­ti­tud de estu­dios demues­tran que las estrate­gias de mar­ket­ing men­cionadas han obtenido resul­ta­dos mar­avil­losos según los espe­cial­is­tas en mar­ket­ing; seguro que tienen el mis­mo impacto pos­i­ti­vo para ti. La úni­ca for­ma de garan­ti­zar que fun­cio­nen igual de bien es uti­lizar indi­cadores clave de rendimien­to (KPI).

Estos son los prin­ci­pales indi­cadores de rendimien­to que deberías seguir:

  • Tasa de aper­tu­ra de los e‑mails — Esfuérzate para que la tasa de aper­tu­ra media supere el 16,97%
  • Tasa de clics (CTR) — Se tra­ta del por­centa­je de clics en un e‑mail. Si es ele­va­do, esto indi­ca que la seg­mentación demográ­fi­ca está bien real­iza­da, un CTA ade­cua­do y un con­tenido del e‑mail excelente.
  • Inter­ac­ción en redes sociales — Se tra­ta de la efi­ca­cia de tu comu­ni­cación con tu públi­co obje­ti­vo. Cuan­tas más per­sonas hayan inter­ac­tu­a­do con­ti­go en redes sociales, más interés tienen en tu evento.
  • Con­tenido com­par­tido — Cuán­tas veces se ha com­par­tido tu con­tenido en redes sociales. Un número ele­va­do te ben­e­fi­cia ya que impli­ca, de nue­vo, interés por acud­ir a tu evento.
  • Tasa de con­ver­sión — Se tra­ta del número de per­sonas que se han inscrito para asi­s­tir a tu even­to gra­cias a tus acciones de marketing.

4. Recoger opiniones tras el evento

Recoger opin­iones de los asis­tentes es tremen­da­mente impor­tante. Esto no solo te indi­cará qué les ha pare­ci­do el even­to, sino que tam­bién te ayu­dará a enten­der lo que puedes mejo­rar para tus futur­os eventos.

Aquí tienes varias man­eras de recoger opiniones:

  • For­mu­la­rios de feed­back — Envía una serie de pre­gun­tas por e‑mail a los asis­tentes. La may­oría de las pre­gun­tas tienen que con­tar con respues­tas de elec­ción múlti­ple. Sin embar­go, incluye tam­bién una pre­gun­ta abier­ta para que se puedan expre­sar con may­or libertad.
  • Solic­i­tar una pun­tuación — De nue­vo por correo elec­tróni­co, solici­ta a tu públi­co que evalúe tu even­to dán­dole una nota. Estas encues­tas son efi­caces porque son sen­cil­las y ráp­i­das de responder.
  • Lla­madas tele­fóni­cas — Ten­er con­ver­sa­ciones con tu públi­co obje­ti­vo es una for­ma segu­ra para com­pren­der­lo. Pres­ta aten­ción al tono de su voz y su elec­ción de pal­abras para hac­erte una idea de lo que real­mente han pen­sa­do sobre el evento.

Para ase­gu­rarte de que recibes los comen­tar­ios ade­cua­dos, puedes hac­er las sigu­ientes preguntas:

  • ¿Estás sat­is­fe­cho con el evento?
  • ¿Cuáles han sido tus momen­tos preferidos?
  • ¿El even­to ha respon­di­do a tus expectativas?
  • ¿Qué podría mejorar?
  • ¿Asi­s­tirías a futur­os even­tos de este tipo?

5. Conclusión

Orga­ni­zar even­tos híbri­dos no es sen­cil­lo pero tam­poco es imposible.
Tal y como hemos vis­to, tienes que ser con­sciente de que estás orga­ni­zan­do un even­to dirigi­do a dos tipos de públi­co y es impor­tante ase­gu­rarse de sat­is­fac­er tan­to a unos como a otros.

Crear un even­to

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