Un événement hybride est un événement qui combine les caractéristiques d’un événement en personne et d’un événement virtuel. Ce type d’événement comporte plusieurs avantages tels qu’une plus grande portée, un engagement accru et un meilleur retour sur investissement (ROI).
Dans cet article, nous vous présentons des astuces pour faire de votre événement hybride une réussite.
Sommaire:
- Anticiper le nombre de participants attendus
- Prévoir un ordre du jour équilibré
- Créer le buzz
- Récolter des avis après l’événement
- Conclusion
1. Anticiper le nombre de participants attendus
Afin de planifier correctement votre événement, il est important d’avoir une bonne idée du nombre de participants attendus. Pour cela, vous pouvez configurer différents types de billets dans votre logiciel de billetterie en ligne : un pour les participants en personne et un pour les participants virtuels.
2. Prévoir un ordre du jour équilibré
La difficulté des événements hybrides réside dans le fait que vous devrez vous adresser à deux publics différents : les participants en personne et les participants virtuels. Chaque typologie de participants a des besoins et des attentes différents vis-à-vis de l’événement. Cependant, pour qu’un événement hybride soit réussi, il est important de satisfaire les deux publics.
Participants en personne
Les participants en personne sont susceptibles d’être plus engagés car ils ont investi du temps et de l’argent pour se rendre à l’événement. De plus, le fait d’être sur le lieu de l’événement tend à aider les gens à rester concentrés et à être plus investis dans l’événement.
Le simple fait qu’ils soient venus en personne à votre événement est un signe certain que vous avez déjà leur attention – et qu’ils sont prêts à vous consacrer du temps. S’il est facile d’attirer leur attention, il est plus difficile de la maintenir tout au long de l’événement.
Il est donc essentiel de fournir un contenu qui suscite leur intérêt. Voici quelques bons moyens d’y parvenir :
- Définissez ce qu’ils attendent – Ils peuvent vouloir écouter des orateurs spécifiques, en savoir plus sur vos services, mieux comprendre votre mission ou avoir d’autres besoins particuliers. Déterminez ces attentes, et adaptez votre événement en conséquence.
- Faites appel à des professionnels – Ces derniers maintiennent les participants engagés et intéressés. Vous pouvez demander à des danseurs, des magiciens ou des comédiens de faire de courtes représentations en rapport avec votre événement ou votre marque.
Participants virtuels
Il est un peu plus difficile de s’adresser aux participants virtuels. Il est fort probable que les participants soient en train de faire plusieurs choses à la fois lorsqu’ils regardent votre événement.
Par conséquent, il peut s’avérer difficile de les garder engagés. C’est pourquoi il est également important de définir ce qu’ils attendent.
Voici quelques conseils :
- Faites en sorte que le contenu soit court et facile à digérer – Rendez-le utile, pertinent et informatif.
- Utilisez des sondages – Les sondages ou les cours quizz en ligne vous permettent d’interagir avec les participants pendant l’événement.
- Optimisez l’utilisation mobile – Si les participants peuvent facilement passer d’un ordinateur à leur téléphone mobile, ils auront une raison de moins de manquer certaines parties de votre événement.
3. Créer le buzz
Le marketing est très important pour un événement hybride car il vous donne l’occasion de développer votre événement et de vous assurer que les personnes qui souhaitent y participer savent qu’il a lieu.
Il permet d’accroître la notoriété de la marque et du produit, de fidéliser les clients et de générer des prospects. Il vous permet également d’établir des relations durables avec vos participants.
Pour créer un buzz autour de votre événement, pensez à ces stratégies marketing utiles :
- Email marketing – Les emails sont l’un des moyens les plus efficaces d’atteindre directement les cibles. Pour maximiser leur impact, élaborez un contenu percutant, des lignes d’objet personnalisées et des appels à l’action (CTA) convaincants. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un CRM.
- Réseaux sociaux – Découvrez la plateforme de médias sociaux sur laquelle la majorité de votre public cible s’engage et entrez en contact avec elle.
- Marketing de contenu – Optimisez votre contenu pour diffuser les messages les plus importants concernant votre événement. Il peut s’agir de l’annonce des intervenants, des modalités d’inscription et d’un aperçu des sujets abordés.
Si les recherches ont montré que les stratégies de marketing susmentionnées ont fait des merveilles pour les spécialistes du marketing, rien ne dit qu’elles auront le même impact positif sur vous. La seule façon de garantir qu’elles fonctionnent également à merveille pour vous est d’utiliser des indicateurs clés de performance (KPI).
Voici les indicateurs clés de performance à surveiller :
- Taux d’ouverture des e-mails – Efforcez-vous de dépasser le taux d’ouverture moyen de 16,97 %.
- Taux de clics (CTR) – Il s’agit du pourcentage de clics d’un e-mail. S’il est élevé, il indique un bon ciblage démographique, un CTA pertinent et un excellent contenu de l’e-mail.
- Engagement sur les réseaux sociaux – Il s’agit de l’efficacité de votre communication avec votre public cible. Plus les gens sont engagés avec vous sur les médias sociaux, plus leur intérêt pour votre événement est élevé.
- Partages – Il s’agit du nombre de fois où les gens partagent votre contenu sur les réseaux sociaux. Un nombre élevé de partages est bénéfique pour vous : il augmente le nombre de personnes qui souhaitent assister à votre événement.
- Taux de conversion – Il s’agit du nombre de personnes qui se sont inscrites à votre événement grâce à votre approche marketing.
4. Récolter des avis après l’événement
Obtenir des avis de vos participants est incroyablement important. Il vous indique non seulement ce qu’ils ont pensé de l’événement, mais il vous aide également à comprendre ce que vous pouvez améliorer pour les événements futurs.
Voici quelques façons de recueillir des commentaires :
- Formulaires de feedback – Par e-mail, envoyez à votre public cible une série de questions. La plupart des questions doivent comporter des réponses à choix multiples. Toutefois, veillez à inclure une question ouverte pour leur permettre de s’exprimer plus librement.
- Demander une note – Toujours par e-mail, demandez à votre public d’évaluer votre événement en lui attribuant une note. Ces enquêtes sont efficaces car elles sont simples et rapides à remplir.
- Appels téléphoniques – Avoir des conversations avec votre public cible est un moyen sûr de le comprendre. Écoutez le ton de leur voix et le choix de leurs mots pour avoir une idée de ce qu’ils ont réellement pensé de votre événement.
Pour vous assurer que vous recevrez les bons commentaires, vous pouvez poser les questions suivantes :
- Avez-vous été satisfait de l’événement ?
- Quels ont été vos moments préférés ?
- L’événement a-t-il répondu à vos attentes ?
- Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ?
- Participeriez-vous à de futurs événements du même type?
5. Conclusion
Organiser des événements hybrides n’est pas si simple.
Vous devez être conscient que vous organisez un événement qui s’adresse à deux types de personnes, et vous organiser de manière à les satisfaire les uns autant que les autres.
