Organiser une conférence en ligne : lancez-vous avec nos 6 conseils incontournables

Organiser une conférence en ligne : lancez-vous avec nos 6 conseils incontournables

Organ­is­er des con­férences en ligne devient de plus en plus facile grâce au développe­ment de nou­veaux out­ils acces­si­bles à tous. Toute­fois, il con­vient de les pré­par­er tout autant que n’importe quel événe­ment afin de max­imiser vos chances d’atteindre vos objec­tifs. Voici nos con­seils pour vous lancer dans l’organisation de con­férences en ligne avec toutes les cartes en main pour réus­sir.

Som­maire

  1. Rem­plir les préreq­uis
  2. Gér­er les inscrip­tions de sa con­férence en ligne
  3. Pro­pos­er des accès pre­mi­um
  4. Indi­quer la marche à suiv­re le jour J
  5. Com­mu­ni­quer après la con­férence en ligne
  6. Trou­ver de nou­veaux parte­naires

1. Remplir les prérequis

Organ­is­er une con­férence en ligne néces­site de maîtris­er cer­tains out­ils indis­pens­ables, à com­mencer par une plate­forme de visio­con­férence ou de vidéo­con­férence. Deman­dez-vous d’abord de quelles fonc­tion­nal­ités vous avez besoin en fonc­tion du for­mat de votre con­férence, du nom­bre d’intervenants et de par­tic­i­pants, de sa durée, etc. Vous pour­rez ain­si faire le tri par­mi les mul­ti­ples out­ils et leurs fonc­tion­nal­ités infinies : par­tic­i­pants illim­itées, fenêtre de questions/réponses, partage d’écran, envoi de fichiers. Zoom, YouTube, Google Meets, Skype… les solu­tions ne man­quent pas. Cer­tains utilisent même What­sApp ou Face­book Mes­sen­ger. La qual­ité de votre con­nex­ion inter­net est égale­ment à étudi­er. Assurez-vous qu’elle tient la route !

Côté con­tenu, imag­inez un plan de con­férence en ligne sin­guli­er afin de vous dif­férenci­er de toutes les formes de con­férences qui exis­tent déjà. Avec le développe­ment des événe­ments virtuels, vous devez mar­quer votre dif­férence et votre valeur ajoutée. Pour ce faire, ten­tez de pro­gram­mer des inter­venants qui n’auraient pas pu se déplac­er physique­ment dans votre ville et négo­ciez ain­si un cachet plus faible.

2. Gérer les inscriptions de sa conférence en ligne

Les organ­isa­teurs qui utilisent un sys­tème de réser­va­tion pour con­férences en ligne sont gag­nants sur de nom­breux points. Ils vendent des accès pour leur con­férence en amont de l’événement et con­nais­sent donc le nom­bre pré­cis de par­tic­i­pants. Ils fix­ent dif­férents prix selon les modal­ités de leur con­férence et récupèrent des infor­ma­tions sur chaque par­tic­i­pant : nom, prénom, fonc­tion, entre­prise, etc. Ils con­trô­lent la présence des inscrits avec une fonc­tion­nal­ité dédiée.

Les solu­tions de Weezevent pro­posent toutes ces fonc­tion­nal­ités intu­itives pour tout organ­isa­teur de con­férence. Gérez ain­si les inscrip­tions de votre vidéo­con­férence en créant un événe­ment, puis en pub­liant votre mod­ule d’inscription sur votre site web ou sur votre mini-site Weezevent. Obtenez des infor­ma­tions pré­cieuses sur leurs pro­fils grâce à un for­mu­laire d’inscription per­son­nal­isé.

Astuce : Au début de votre con­férence en ligne, con­trôlez chaque par­tic­i­pant sur votre inter­face Weezevent en suiv­ant le chemin Appli­ca­tions > Con­trôle d’accès > Listes de con­trôle > Actions [Nom de votre événe­ment] > Démar­rer le com­postage. Cochez les cas­es cor­re­spon­dantes aux inscrits et décou­vrez votre taux de par­tic­i­pa­tion.

3. Proposer des accès premium

La tar­i­fi­ca­tion struc­turée de votre con­férence en ligne facilite votre ges­tion des accès pre­mi­um ou VIP. Avec un sys­tème de réser­va­tion pour con­férences en ligne, accordez  des ser­vices addi­tion­nels aux par­tic­i­pants qui choi­sis­sent un tarif pre­mi­um ou VIP. Cela peut pren­dre la forme de ren­con­tre busi­ness en groupe restreint après la con­férence ou encore d’un con­tenu exclusif de la part de votre inter­venant phare.  Boost­ez vos revenus en faisant preuve d’imagination !

4. Indiquer la marche à suivre le jour J

Guidez vos inscrits jusqu’à votre con­férence en ligne en indi­quant dans l’email de con­fir­ma­tion le lien pour y assis­ter ain­si que toute infor­ma­tion pra­tique visant à les ras­sur­er. Tous vos par­tic­i­pants ne seront pas for­cé­ment de grands technophiles, à vous de faire le max­i­mum pour qu’ils soient tous présents le jour J. Pour ce faire, rap­pelez-leur toutes ces infor­ma­tions entre 24h et 1h avant la con­férence en ligne. Avec notre solu­tion d’emailing et CRM pour con­férences en ligne, pro­gram­mez l’envoi de cet email en quelques clics. Tous vos inscrits étant déjà syn­chro­nisés avec le CRM, vous pou­vez seg­menter et cibler vos cam­pagnes à votre guise.

5. Communiquer après la conférence en ligne

Organ­is­er une con­férence en ligne n’est pas une fin soi. Une fois l’échéance ter­minée, l’aventure com­mence ! Prévoir une autre édi­tion, une con­férence en face à face, ou tout autre événe­ment serait un bon moyen de don­ner suite à ce que vous avez réus­si à organ­is­er la pre­mière fois. Votre stratégie de com­mu­ni­ca­tion doit donc être rodée, surtout si vous décidez de con­tin­uer à réalis­er des con­férences en ligne. Le lien virtuel avec votre pub­lic doit être ali­men­té de manière récur­rente et régulière, comme un ren­dez-vous incon­tourn­able.

Ain­si, entre chaque con­férence en ligne, lancez la dis­cus­sion et deman­dez à vos par­tic­i­pants pourquoi ils ont appré­cié la con­férence précé­dente, les thèmes à abor­der lors de la prochaine édi­tion, les inter­venants qu’ils sont impa­tients d’entendre… Avec Weez­Tar­get, notre CRM pour con­férences en ligne, seg­mentez facile­ment vos publics et visez dans le mille avec des emails attrac­t­ifs en fonc­tion de chaque pro­fil : per­son­ne assidue, inscrit non par­tic­i­pant, inter­venant, etc. Suiv­ez en temps réel les KPIs de chaque cam­pagne d’emails : taux de con­ver­sion, nom­bre de tick­ets achetés, chiffre d’affaires généré… Vous pou­vez même track­er ces indi­ca­teurs pour vos pub­li­ca­tions sur les réseaux soci­aux grâce à notre out­il de suivi des liens.

6. Trouver de nouveaux partenaires

La nature virtuelle des con­férences en ligne ne vous empêche pas de chercher de nou­veaux parte­naires. Il vous fau­dra seule­ment imag­in­er des formes dif­férentes d’échange. Vous pou­vez par exem­ple pro­pos­er à une organ­i­sa­tion ciblée de vous vers­er une cer­taine somme afin de faire de la pub­lic­ité en ligne sur Insta­gram, YouTube ou Face­book. Pour elle, s’associer à un événe­ment virtuel en phase avec son époque lui pro­cur­era une image de moder­nité et garan­ti une cer­taine vis­i­bil­ité. Pour vous, c’est un gage d’obtenir plus d’inscriptions si votre ciblage est réus­si. Imag­inez votre parte­nar­i­at du futur !

Vous êtes prêts à lancer votre con­férence en ligne ? Ges­tion des inscrip­tions et des accès pre­mi­um, CRM, com­mu­ni­ca­tion… Jetez un oeil à toutes les fonc­tion­nal­ités de nos solu­tions en ligne en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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