Organiser des conférences en ligne devient de plus en plus facile grâce au développement de nouveaux outils accessibles à tous. Toutefois, il convient de les préparer tout autant que n’importe quel événement afin de maximiser vos chances d’atteindre vos objectifs. Voici nos conseils pour vous lancer dans l’organisation de conférences en ligne avec toutes les cartes en main pour réussir.
Sommaire
- Remplir les prérequis
- Gérer les inscriptions de sa conférence en ligne
- Proposer des accès premium
- Indiquer la marche à suivre le jour J
- Communiquer après la conférence en ligne
- Trouver de nouveaux partenaires
1. Remplir les prérequis
Organiser une conférence en ligne nécessite de maîtriser certains outils indispensables, à commencer par une plateforme de visioconférence ou de vidéoconférence. Demandez-vous d’abord de quelles fonctionnalités vous avez besoin en fonction du format de votre conférence, du nombre d’intervenants et de participants, de sa durée, etc. Vous pourrez ainsi faire le tri parmi les multiples outils et leurs fonctionnalités infinies : participants illimitées, fenêtre de questions/réponses, partage d’écran, envoi de fichiers. Zoom, YouTube, Google Meets, Skype… les solutions ne manquent pas. Certains utilisent même WhatsApp ou Facebook Messenger. La qualité de votre connexion internet est également à étudier. Assurez-vous qu’elle tient la route !
Côté contenu, imaginez un plan de conférence en ligne singulier afin de vous différencier de toutes les formes de conférences qui existent déjà. Avec le développement des événements virtuels, vous devez marquer votre différence et votre valeur ajoutée. Pour ce faire, tentez de programmer des intervenants qui n’auraient pas pu se déplacer physiquement dans votre ville et négociez ainsi un cachet plus faible.
2. Gérer les inscriptions de sa conférence en ligne
Les organisateurs qui utilisent un système de réservation pour conférences en ligne sont gagnants sur de nombreux points. Ils vendent des accès pour leur conférence en amont de l’événement et connaissent donc le nombre précis de participants. Ils fixent différents prix selon les modalités de leur conférence et récupèrent des informations sur chaque participant : nom, prénom, fonction, entreprise, etc. Ils contrôlent la présence des inscrits avec une fonctionnalité dédiée.
Les solutions de Weezevent proposent toutes ces fonctionnalités intuitives pour tout organisateur de conférence. Gérez ainsi les inscriptions de votre vidéoconférence en créant un événement, puis en publiant votre module d’inscription sur votre site web ou sur votre mini-site Weezevent. Obtenez des informations précieuses sur leurs profils grâce à un formulaire d’inscription personnalisé.
Astuce : Au début de votre conférence en ligne, contrôlez chaque participant sur votre interface Weezevent en suivant le chemin Applications > Contrôle d’accès > Listes de contrôle > Actions [Nom de votre événement] > Démarrer le compostage. Cochez les cases correspondantes aux inscrits et découvrez votre taux de participation.
3. Proposer des accès premium
La tarification structurée de votre conférence en ligne facilite votre gestion des accès premium ou VIP. Avec un système de réservation pour conférences en ligne, accordez des services additionnels aux participants qui choisissent un tarif premium ou VIP. Cela peut prendre la forme de rencontre business en groupe restreint après la conférence ou encore d’un contenu exclusif de la part de votre intervenant phare. Boostez vos revenus en faisant preuve d’imagination !
4. Indiquer la marche à suivre le jour J
Guidez vos inscrits jusqu’à votre conférence en ligne en indiquant dans l’email de confirmation le lien pour y assister ainsi que toute information pratique visant à les rassurer. Tous vos participants ne seront pas forcément de grands technophiles, à vous de faire le maximum pour qu’ils soient tous présents le jour J. Pour ce faire, rappelez-leur toutes ces informations entre 24h et 1h avant la conférence en ligne. Avec notre solution d’emailing et CRM pour conférences en ligne, programmez l’envoi de cet email en quelques clics. Tous vos inscrits étant déjà synchronisés avec le CRM, vous pouvez segmenter et cibler vos campagnes à votre guise.
5. Communiquer après la conférence en ligne
Organiser une conférence en ligne n’est pas une fin soi. Une fois l’échéance terminée, l’aventure commence ! Prévoir une autre édition, une conférence en face à face, ou tout autre événement serait un bon moyen de donner suite à ce que vous avez réussi à organiser la première fois. Votre stratégie de communication doit donc être rodée, surtout si vous décidez de continuer à réaliser des conférences en ligne. Le lien virtuel avec votre public doit être alimenté de manière récurrente et régulière, comme un rendez-vous incontournable.
Ainsi, entre chaque conférence en ligne, lancez la discussion et demandez à vos participants pourquoi ils ont apprécié la conférence précédente, les thèmes à aborder lors de la prochaine édition, les intervenants qu’ils sont impatients d’entendre… Avec WeezTarget, notre CRM pour conférences en ligne, segmentez facilement vos publics et visez dans le mille avec des emails attractifs en fonction de chaque profil : personne assidue, inscrit non participant, intervenant, etc. Suivez en temps réel les KPIs de chaque campagne d’emails : taux de conversion, nombre de tickets achetés, chiffre d’affaires généré… Vous pouvez même tracker ces indicateurs pour vos publications sur les réseaux sociaux grâce à notre outil de suivi des liens.
6. Trouver de nouveaux partenaires
La nature virtuelle des conférences en ligne ne vous empêche pas de chercher de nouveaux partenaires. Il vous faudra seulement imaginer des formes différentes d’échange. Vous pouvez par exemple proposer à une organisation ciblée de vous verser une certaine somme afin de faire de la publicité en ligne sur Instagram, YouTube ou Facebook. Pour elle, s’associer à un événement virtuel en phase avec son époque lui procurera une image de modernité et garanti une certaine visibilité. Pour vous, c’est un gage d’obtenir plus d’inscriptions si votre ciblage est réussi. Imaginez votre partenariat du futur !
Vous êtes prêts à lancer votre conférence en ligne ? Gestion des inscriptions et des accès premium, CRM, communication… Jetez un oeil à toutes les fonctionnalités de nos solutions en ligne en cliquant sur le bouton ci-dessous :
