Organiser une conférence peut susciter un stress important, chaque étape doit être anticipée, planifiée et contrôlée si vous souhaitez qu’elle soit un succès. Avant d’entreprendre toute action, réfléchissez à chaque étape, aux ressources dont vous aurez besoin et à la charge de travail prévue. Vous devez prévoir suffisamment de temps (et de travail) pour tout préparer correctement. Pour augmenter vos chances de réussite, vous devez vous préparer comme vous le feriez pour tout autre événement.
Voici les étapes principales à prendre en compte pour organiser des conférences de qualité, peu importe le format et le thème choisi.
Sommaire
1. Définissez les objectifs de la conférence
La première étape inhérente à la planification de tout événement, qu’il s’agisse d’un séminaire ou d’une annonce particulière lors d’un événement d’entreprise, demeure la fixation des objectifs. Devenu un outil central de communication, les conférences doivent pouvoir vous permettre de transmettre des informations nouvelles et dans un but bien précis.
De même, les dépenses consacrées aux conférences augmentent fortement car de plus en plus d’entreprises réalisent l’impact de ces dernières (qu’elles soient en ligne ou en physique) sur leurs résultats et leur image de marque. Du lieu prestigieux choisi, au choix des sponsors en passant par la sélection des mets & vins proposés, tout se prépare et a une importance. Voici quelques questions pouvant vous aider :
- Quel est le public ciblé ?
- Quel est le message que l’on souhaite transmettre ?
- Quels médias contacter ?
- Quelle est la durée souhaitée ?
- Quand organiser la conférence ? Pour les 10 ans de l’entreprise ? Pour la fin d’année ?
- Quels prestataires choisir pour la scène, le son & lumière, la nourriture, la photographie… ?
2. Choisissez soigneusement votre lieu
Quel que soit le lieu que vous choisissez, il doit répondre à la fois à vos besoins (par exemple, disposer de suffisamment de salles pour toutes vos conférences et ateliers si c’est le cas) et aux besoins de vos participants (pensez à un lieu agréable et accessible ou à un espace d’événement virtuel bien conçu).
Lors de la sélection d’un lieu de conférence, l’éclairage et l’acoustique sont souvent négligés, mais ils affectent de manière significative le ressenti de vos participants, en particulier si vous organisez un événement hybride. Le lieu peut aussi bien être un hôtel, qu’une salle des fêtes, au cours d’un séminaire voire dans des espaces dédiés à cet effet. Enfin, le lieu choisi doit également dépendre de la date et l’heure de la conférence. Vérifiez en amont qu’elle ne tombe pas le même jour qu’un autre évènement (sportif, professionnel…).
3. Définissez le format de la conférence
C’est un choix simple mais pour le moins primordial ; le format de votre conférence. Souhaitez-vous organiser un évènement 100% physique, en ligne ou bien hybride ? Le choix du format affecte grandement votre organisation, sa complexité de mise en œuvre, le budget nécessaire, les personnes à mobiliser et bien plus encore.
4. Réfléchissez à votre stratégie de prix et à votre budget
Contrairement à la plupart des événements professionnels ou grand public, l’objectif de l’organisation d’une conférence n’est généralement pas de faire des bénéfices, mais pas non plus de perdre de l’argent. Par conséquent, l’établissement d’un budget détaillé est une étape essentielle lors de l’organisation d’une conférence. Comme pour tout évènement, listez les différents coûts et ressources à prévoir (traiteur, sponsors…).
En plus de considérer le prix de la location du lieu choisi (si la conférence est en présentielle), assurez-vous de vérifier en amont que vous n’oubliez aucuns frais, tels que ceux liés à l’utilisation de prestataires externes, au parking, aux espaces réservés aux sponsors ou aux exposants, ou même au wifi. De même, si votre conférence est gratuite, les ressources générées par le sponsor par exemple doivent être clairement définies.
5. Choisissez les bons orateurs
Il s’agit d’une étape difficile mais cruciale lors de la planification d’une conférence. Le choix d’un conférencier pour votre événement doit se faire après avoir fixé les dates et les lieux. Essayez de choisir un conférencier qui a de l’expérience, qui aide à maintenir l’intérêt du public tout au long de la conférence, qui met en valeur l’entreprise et vise les objectifs fixés.
Par conséquent, choisissez les orateurs avec soin en examinant leurs critiques, leurs profils et leurs expériences antérieures. Un orateur a le pouvoir de faire ou de défaire votre événement. Préparez-vous à la possibilité que les dépenses liées à l’embauche d’un conférencier modifient votre budget.
6. Gérez les inscriptions et la vente de billets
Si la conférence est payante, il est fortement conseillé de maintenir le prix des billets à un niveau modeste et d’éviter de facturer des frais élevés, car l’objectif de l’événement n’est généralement pas de faire des bénéfices ; mais plutôt d’exposer votre entreprise.
Pour mieux planifier vos ressources prévisionnelles, vous pouvez par exemple commencer à rendre disponible les inscriptions un mois à l’avance. Même si la conférence est entièrement gratuite, les inscriptions en ligne sont préférables car elles sont plus adaptées et faciles d’accès. Après avoir constitué la liste complète des personnes conviées à votre événement, vous pouvez utiliser nos solutions de gestion d’invitations et d’accréditations, conçues spécialement pour vous permettre de les gérer de manière autonome et sécurisée.
7. Faites le bilan de l’évènement
Recevoir des retours et des réactions est un élément essentiel pour tout événement. Le retour d’informations vous montre à quel point vous avez satisfait (ou non) votre audience. Prenez les commentaires essentiels du public une fois l’événement terminé afin de pouvoir identifier vos points forts et les domaines à améliorer. Vous pouvez également envoyer des mails de remerciement aux participants après la conférence et y ajouter une enquête de satisfaction. Des outils CRM peuvent par ailleurs vous permettre de vous faciliter la tâche. De même, vous devriez également publier des photos et des enquêtes sur vos différents réseaux sociaux afin que les participants puissent les voir et les commenter à postériori.
Les solutions de Weezevent fournissent à l’organisateur d’une conférence un système de contrôle d’accès fluide et sécurisé, une billetterie en ligne intuitive qui facilite les inscriptions ainsi que des outils CRM avancés pour optimiser la gestion des participants, offrant ainsi une expérience conférence harmonieuse et hautement personnalisée.
