Préparer son invitation pour un événement sportif peut être un exercice chronophage, surtout si vous manquez d’inspiration. Entre la rédaction du texte, le choix du format définitif, la liste des participants potentiels, la mise en place de stratégies de communication parallèles ou encore la gestion avec les différentes parties prenantes, de nombreux éléments sont à prendre en compte. Comme chaque événement est unique, votre invitation doit également l’être et révéler l’identité de votre entreprise ou association dès le premier regard.
Pour vous aider au mieux dans l’organisation de votre événement sportif, nous vous avons préparé une liste non exhaustive d’éléments à considérer ainsi qu’un exemple de texte à rédiger pour inviter les possibles participants.
Sommaire
1. Identifier le public cible
Avant de commencer à rédiger votre invitation, vous devez définir et savoir précisément à qui vous vous adressez. Cela inclut de nombreuses questions comme :
- Qui seront les participants à l’événement ? Il faudra ici bien distinguer les participants du public et supporters qui y assisteront.
- Est-ce une invitation pour des sponsors potentiels ? Des clients ? Des collaborateurs ? La presse ?
- Est-ce un événement à enjeux compétitifs, caritatifs ou amateurs ?
- L’événement a-t-il une portée plutôt locale, régionale ou nationale ?
- Etc.
Ayez donc les réponses à ces différentes questions avant de vous lancer dans la rédaction de votre invitation. Cela vous permettra de bien identifier votre public cible afin de pouvoir adapter cette dernière en fonction de leurs besoins et de leurs attentes.
2. Format papier ou numérique ?
Second élément à prendre en compte, le format de l’invitation. Si le format papier est généralement privilégié pour un événement plutôt local ou régional, il reste un excellent moyen de diffuser votre invitation.
Le format numérique quant à lui, par e-mail principalement, vous permettra d’accéder à un plus grand nombre de participants potentiels sur l’ensemble du territoire, encore faut-il avoir les coordonnés de ces derniers. En revanche, les coûts inhérents à la réalisation de votre invitation seront quasi nuls avec le format numérique. La plupart des grands événements sportifs optent généralement pour les deux options.
3. Présenter l’événement sportif clairement
La qualité d’une invitation bien faite et bien écrite passe en partie par le choix des mots utilisés. Vous devez être capable de décrire votre événement sportif en quelques lignes et mots seulement ainsi que l’objectif, toutes les informations essentielles comme la date, l’heure, le lieu, les personnalités présentes etc. Peu importe le format choisi, votre invitation doit être relativement courte et concise allant droit au but, tout en ayant une accroche et des appels à l’action clairs qui doivent donner envie au lecteur.
4. Ajoutez une date limite d’inscription
Il est important d’ajouter une date limite d’inscription pour votre événement sportif. Cela permettra aux participants potentiels de connaître cette dernière et d’ajouter un élément supplémentaire qui incite le lecteur à vite s’inscrire et agir. Assurez-vous cependant de donner suffisamment de temps pour que les personnes puissent s’inscrire et prendre le temps de se renseigner sur votre événement.
5. Ajoutez des liens externes et des appels à l’action (CTA)
Vous devez impérativement avoir votre propre un site web ou une page d’inscription en ligne pour permettre aux participants de s’y inscrire en quelques clics seulement. Cela vous permettra également d’ajouter le lien de ces différentes pages dans vos invitations, soit via un QR code si l’invitation est papier, soit par un lien externe si elle est numérique. Ces appels à l’action sont des plus importants pour favoriser le nombre d’inscrits potentiels.
Prévoyez ainsi un système de billetterie si votre événement sportif est payant, ou un moyen d’inscription en ligne rapide, et simple à remplir depuis n’importe quel appareil (smartphone, ordinateur, tablette…).
6. Exemple d’invitation pour un événement sportif
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